档案管理的职责篇(1)

    （1）参与档案理论和业务的研究；

    （2）担任档案的收集、整理，编制一般的检索工具和专题资料等工作；

    （3）对馆藏档案有初步的了解，能根据利用者提供的线索，查到所需要的档案；

    （4）参加编辑档案材料的工作；

    （5）担任档案专业的业务指导工作，能正确掌握档案业务方针、政策，正确掌握调查研究的基本方法，能解决业务工作中的一般问题；

    （6）参加培训档案专业干部的教学组织和辅导工作。

    馆员职责：

    （1）独立进行档案理论与业务的研究；

    （2）独立拟订区、县、局级机关档案管理的计划、方案；

    （3）独立从事或组织指导档案业务工作，独立进行调查研究，总结推广典型经验，能发现和解决档案工作中的问题；

    （4）独立完成档案材料编辑工作；

    （5）了解馆藏档案，根据利用者的需要，系统地按专题提供档案材料；

    （6）?制定档案工作的规章制度、办法，提出档案工作业务计划，并组织实施；

档案管理的职责篇(2)

关键词：档案管理；企业职工；作用

一、部分企业职工档案管理现状

1.企业管理职工档案现状

随着改革开放步伐的加快，各类用人单位如雨后春笋般迅速而蓬勃地发展起来。用工形式简单、用工管理混乱、职工流动频繁，以及用人单位为缩减建档的管理成本等因素，致使近一半企业没有给职工建立档案；新进职工与离职职工没有记载,职工技术职称及技能不能确定。因没有文字记录,也就没有企业来管理,养老保险、医疗保险等应享受的待遇也使职工不能享受。

2.职工自身档案管理现状

职工自己因流动性强，档案转移手续复杂等原因而忽略了个人档案存在的意义。有的单位因停产、解体、流转等变故，职工失业多年无人问津，有的人甚至到了办理退休年龄段，连档案在哪里都不知道。还有一些企业虽然建立了职工档案,但没有把职工的定级表、劳动技能鉴定表等资料归档,致使不少个人资料遗漏、遗失。

二、职工档案管理中存在的问题

1.企业档案管理人员综合素质低,不能适应档案工作发展的需要

由于目前许多用人单位没有专门的档案管理人员，大多数是由人力资源保障人员或办公室人员兼管，其一般未经过档案业务知识的专门培训，缺乏档案管理经验。对职工档案的归档范围和标准不清楚，不懂得档案的基本操作规程，使得职工档案案卷不规范，难以保证档案的完整性和安全性，致使档案错漏百出,给劳动保障部门办理职工失业、养老、退休等手续增加了很多难度。

2.档案管理不完善、不规范、不科学

《企业职工档案管理工作规定》要求职工档案要“通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带”。从实际情况来看，这条规定基本上是一句空话。邮寄或本人自带档案几乎成了家常便饭。《企业职工档案管理工作规定》的一些要求和规章制度，也少有人执行。

3.档案保管条件太差,影响了档案的安全

档案管理的软硬件设施配备较差,档案室达不到安全保管要求。档案管理人员也是得过且过,责任意识不强,档案业务不熟悉,年复一年,档案管理形成了恶性循环,出现了档案越管越差、越管越少的现象。

三、职工档案规范化管理的有效措施

1.做好企业档案管理的基础性工作

企业应严格执行《档案法》的各项规定,健全档案管理制度,认真负责地为职工记录、整理、保管好档案材料,定期督促、检查,发现问题及时整改,保证职工档案资料的齐全、完整和真实。要加强对档案管理人员的素质培养,定期参加地方档案行政部门组织的档案管理知识培训,加强档案人员职业道德和爱岗敬业教育,使档案人员在执行政策、规范操作上适应企业需求,从而全面提高档案管理水平。

2.分工负责，把好档案进出关

首先，要做好人力资源部门、档案管理部门、员工本人之间的职责分工。按照集中统一和分级管理的原则，职工档案归口综合档案室，各公司人力资源管理部门负责职工档案的建立、更新、转递等工作，档案室负责职工档案的保管，办理职工档案的查阅、借阅、归还等手续，员工所在部门、人力资源部门对员工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集归档，保持档案的完整齐全。

其次，要抓好职工档案的收集和整理。一是要把职工个人档案的“归档范围”明文化，使职工的履历、招收录用、考核培训、政治面貌、奖惩记录、工资、福利、保险、离职情况（辞职、解除劳动合同等）、人事异动等重要的个人材料不致遗漏；二是要及时补充档案材料，使员工在本企业工作期间形成的各种材料能及时归档；三是要定期整理和规范，以逐步实现职工档案的信息化，如建立职工档案数据库，提高职工档案的使用价值。同时，要做好职档案的补救、补建工作，特别是对未按常规手续进入企业的高管人员的档案及时进行补建。

再次，要搞好衔接，把好档案转递关。对于档案调入，人事关系在“人才中心”的，试用期满即由公司人力资源部门负责将档案转入人才中心保管；对于档案转出，要按照制度规定的流程，办理严格的转出手续和转接反馈手续，严防丢失。

参考文献：

[1]郑玉清.档案管理工作现代化的新趋向[J].广东档案,2006,20（05）:32-33.

档案管理的职责篇(3)

【Keywords】project； archives management； measures

【中图分类号】TU712；G275.9 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）05-0007-02

1 引言

随着企业的不断发展，工程项目档案越来越多，要求越来越高，档案管理方法也在不断变化发展，各行各业均拥有属于自己特点的档案管理软件，走上专业化管理道路。作为一个电力工程施工企业，工程项目档案管理还存在诸多弊端，需要不断加强工程施工、竣工档案管理的规范化、科技化、信息化、网络化，通过提高档案管理水平，为企业发展服务。

2 提高工程项目档案管理的必要性

2.1 加强项目档案管理是每位职工的义务

《中华人民共和国档案法》第3条规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务”。另外，国家还颁布了《中华人民共和国档案法实施细则》、（GBT 11822―2008）《科学技术档案案卷构成的一般要求》、（DAT 28―2002）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等一系列法规、国标、行标，对企业档案管理职责作出相应规定[1]。作为电力施工企业的每一位员工均有为企业档案管理贡献力量的义务。

2.2 规范化、标准化档案管理可使企业利益最大化

近年来，随着国家宏观经济的发展，电力行业越来越多的重大特大项目均有创建国家优质工程的建设目标，其中项目竣工资料是评选优质工程的重要依据之一，在评选阶段占据十分突出的地位。

许多工程建设单位越来越重视工程项目档案管理工作的规范化、标准化，并采取了在承包合同中明确竣工资料保证金的规定，其比例高达合同价款的5%。在项目管理过程中，建设领域项目管理“八大员”也包括档案资料员，属于专业化管理人员之一。

笔者负责过多个工程项目档案管理工作，从施工过程档案收集整理到竣工档案制作移交均全程参与负责，工程竣工资料无法及时按业主规定要求移交则无法进行项目最终结算，竣工移交时间拖得越久，企业利益损失越大，其中包括可见的经济利益损失和无形的品牌名誉价值损失。

3 施工企业档案管理存在的问题分析

3.1 有意识，无重视

作为一个施工企业，其档案构成中很大部分为工程项目竣工档案，工程项目档案从招投标开始，经过施工过程控制到竣工验收结束，都会形成一系列具有价值的重要资料。

当前施工企业档案管理中存在的问题主要是工程项目完工后无法及时在规定时间内移交竣工资料，有些项目甚至在项目部解散之后两、三年才完成，这严重影响了企业利益。不能保证竣工档案移交的及时性、有效性，其根本原因是：①管理层存在着“档案工作就是档案员一个人的事情”的思想，并没有“专业的人才做专业的事”的意识；②相关管理领导和职工没有重视工程项目档案管理；③企业建立的奖惩机制未能覆盖或不能在档案管理工作中实际操作。这是一种“有意识，无重视”的不负责任的现象。

3.2 有机制，无职责

在当前工程项目招投标竞争日益激烈的大环境下，国有企业几乎都紧紧跟随国家政策对内部管理进行实时调整，其也已经意识档案管理的重要性，意识到档案管理是影响企业利益的基本因素之一，从设置各级档案管理部门，设置专业档案室，加强日常档案收集整理，到加强档案宣传和员工培养培训，硬件条件似乎都是按部就班、井井有条地稳步推进。在这看似有效的管理机制下，其实存在很多问题：需要调阅时才发现重要的项目档案并没有及时归档，或已经遗失无法追溯；由于部门众多，多数部门会自己保存相关重要档案，并不移交企业的专门档案室保管，致使其他部门在相同的档案需求上做了重复工作，耗费人力物力，给企业带来较大损失；没有一定的奖惩机制来对档案管理人员进行奖优罚劣，这是一种典型的“有机制，无职责”的管理失职表现。

3.3 有岗位，无能力

企业各级档案管理部门众多，档案管理岗位也按标准设置，但管理者能力和水平却参差不齐，出现已经归档的档案资料根本不能满足归档要求的情况。普遍原因是项目档案管理者一般都不是专业的档案管理人员，而是技术员兼职，甚至有些人员从未经过档案管理培训就直接上岗。工程档案是企业档案的重要组成部分，占比极大，档案管理者业务能力低下会导致资源浪费、影响档案质量，使工程难以通过竣工验收，从而导致企业损失。这便是所谓的“有岗位，无能力”现象。

4 提高档案管理能力措施

4.1 加强档案宣传，提高职工意识

要提高全体职工的档案管理职责意识[2]。首先，企业管理者在制定各?规章制度时，应从制度上为档案重要性宣传做好铺垫，让广大职工明白加强档案管理职责、提高档案管理能力是关系到企业长期利益，关系到每个人切身利益的。其次，制定的档案管理制度应明确各级部门形成的重要档案要指定专人及时整理，集中归档，集中保存。同时加强各部门之间的沟通，实现档案的有效利用。再次，在提高职工档案管理意识的同时，领导层的重视程度也是直接影响档案管理工作的重要因素。企业管理者，尤其是高层管理者应定期对档案管理工作进行检查，奖励优秀，调整中庸，淘汰落后。

4.2 落实管理职责，建立长效机制

企业建立的各级档案管理部门均有对应的管理职责需要严格落实，在多数情况下，部门之间的业务需要上级领导协调统一，而非按照制度规定来执行。

要使广大职工自动自觉落实自己的档案管理职责，必须要求各级档案部门加强“按制度办事”的意识，认真及时落实各自管理职责。

建立及时有效的奖惩机制，对档案管理有积极贡献的职工予以实质性奖励，同时对领导不力、管理不善、甚至管理混乱，为企业形象带来负面影响的职工予以一定惩罚。

4.3 提高操作能力，确保后继有人

针对各级档案管理人员，尤其是工程项目档案管理人员，要组织专业化培训、定期学习，以提高其管理和操作能力。新进入的档案管理人员，应考虑其档案管理操作培训周期，使其在具备一定的实操能力之后再从事相关业务管理。

不论企业内档案管理还是工程项目档案管理，专业化管理始终是最终管理方式。专业的人才能做专业的工作，获得与职位相适应的劳动报酬，才能使得企业档案管理工作实现长期稳定发展与进步，保证企业利益趋于最大化。

5 结论

档案管理的职责篇(4)

关键词:职工档案 违法行为 法理

面对档案违法行为的隐蔽性、违法后果显露的滞后性以及发现违法行为难度较大的实际困难，北京市档案局(以下简称市档案局)近年来把发现和查处档案违法行为作为当前档案行政执法的重点来抓，先后对四起档案违法行为实施了行政处罚。

为了促进档案行政执法工作的发展，现将近期市档案局行政执法人员在查处丢失职工档案违法行为中遇到的问题及自己的思考介绍如下，同大家研讨交流。

一、案件查处情况

2008年12月1日，市档案局接到群众举报，反映本市某企业存在故意藏匿、销毁职工档案的违法行为。市档案局执法人员经过深入细致的调查取证，查明举报人原系本市某企业职工，1995年12月8日，该企业将举报人予以除名并将其职工档案从本单位转出。由于举报人的职工档案至今下落不明，该企业又不能提供确凿证据证明本单位已将举报人的职工档案转往其户口所在地的街道劳动部门，客观上造成职工档案丢失的危害后果。

我们认为此行为违反了《企业职工档案管理工作规定》第十八条“企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在1个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门”和该规定第十九条“接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。逾期1个月转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失”以及《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》(以下简称《北京市实施〈档案法〉办法》)第三十四条“有下列行为之一的，由市或者区、县档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分;构成犯罪的，依法追究刑事责任:(一)损毁、丢失属于国家所有的档案的”等规定，属于丢失档案的违法行为。

根据《企业职工档案管理工作规定》第十五条“对违反《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)、《中华人民共和国保守国家秘密法》的，要依法处理”以及《北京市实施〈档案法〉办法》第三十五条“有本办法第三十四条第(一)项、第(二)项、第(三)项行为的，由市或者区、县档案行政管理部门给予警告，根据有关档案的价值和数量，对责任单位可以并处1万元以上10万元以下罚款，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员可以并处500元以上5000元以下罚款;造成档案损失的，由市或者区、县档案行政管理部门、有关主管部门根据损失档案的价值，责令赔偿损失”的规定，市档案局于2009年3月6日对本市某企业给予警告的行政处罚。根据《中华人民共和国行政处罚法》(以下简称《行政处罚法》)第二十三条“行政机关实施行政处罚时，应当责令当事人改正或者限期改正违法行为”的规定，市档案局责令该企业认真整改，切实保障职工档案的安全。

2009年3月11日，市档案局收到被处罚企业报送的整改报告。该企业表示服从市档案局的行政处罚决定，在今后的工作中要吸取教训，采取有效措施加强对职工档案的管理，杜绝再次发生类似违法行为。

二、相关法理问题的思考

在查处丢失职工档案违法行为过程中，有以下四个法理问题需要认真梳理、形成共识:

(一)对职工档案国家所有权的辨析

根据《北京市实施〈档案法〉办法》第三十四条和第三十五条的规定，只有发生“丢失属于国家所有的档案”的违法行为，档案行政管理部门才能依法予以行政处罚。显而易见，职工档案是否属于国有档案，是档案行政管理部门能否查处职工档案管理中发生的档案违法行为的首要问题。

人事档案是组织、人事管理部门或其他有关部门在人事管理活动中形成的，关于个人经历和德才表现，并以个人为单位集中保存起来以备查考的人事材料。可划分为学生档案、工人档案、干部档案、军人档案四个部分①。《企业职工档案管理工作规定》第二条“企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据，是国家档案的组成部分。”2006年国家档案局在就人事档案丢失诉讼对最高人民法院的答复中指出“人事档案是国家档案的重要组成部分，其权属归国家所有。任何单位和个人对人事档案均无随意处置的权利。单位对人事档案负有保管义务”②。由此可见，从档案所有权的角度来看，作为人事档案重要组成部分的职工档案，属于国有档案的范畴。丢失职工档案属于“丢失属于国家所有的档案”的违法行为，档案行政管理部门应当依法予以查处。

由于人事档案事关公民个人的切身利益，公民向档案行政管理部门举报、要求查处人事档案管理中的违法行为的愿望尤为强烈。在当前档案行政管理部门依法履行行政处罚职责缺乏案件线索的情况下，应当对公民举报的涉及人事档案的违法行为予以高度关注，从中发现有价值的案件线索。

(二)对丢失档案违法行为发生时间的确定

根据《行政处罚法》第二十九条“违法行为在二年内未被发现的，不再给予行政处罚。法律另有规定的除外。前款规定的期限，从违法行为发生之日起计算;违法行为有连续或者继续状态的，从行为终了之日起计算”的规定，确定丢失职工档案的时间是否距发现之日起不超过两年，是能否给予行政处罚的关键因素。

本市某企业1995年把举报人除名后，认为本单位已根据有关规定将其职工档案提请其户口所在地的某区劳动行政部门审核后转交某街道劳动部门保存，而某区劳动行政部门及某街道劳动部门均否认曾经接收和保存过举报人的职工档案，举报人据此认为本市某企业并未将其职工档案转出。也就是说，1995年本市某企业转交举报人的职工档案以来，有关当事各方均认为该档案有着确切的下落，不存在丢失档案的情况。只有在2008年市档案局接到举报、进行调查取证后，才彻底查清了举报人的职工档案下落不明，最终确定了该档案已经丢失的事实。鉴于本市某企业只能提供证据证明已转出举报人的职工档案而不能提供证据证明已将档案转交其户口所在地的某街道劳动部门保存，举报人的职工档案下落不明显然与本市某企业履行转交职工档案的法定责任不到位有着直接的因果关系，市档案局据此认定该企业应当对丢失职工档案的违法行为承担必要的法律责任。

需要说明的是，举报人的职工档案从本市某企业转出后下落不明，只是表明该档案脱离了有关单位的有效管理。由于存在将来重新发现该档案下落的可能性，因此档案下落不明并不一定意味着其已经丢失。由于下落不明的档案一旦被认定为丢失就构成了档案违法行为，对此负有直接责任的人员必须承担相应的法律责任，借鉴《中华人民共和国民事诉讼法》为人民法院针对下落不明满一定期限的公民设定判决宣告死亡的特别程序，公民在被法院判决宣告死亡后，其原有的婚姻关系随之消灭，继承由此开始的规定③，对于下落不明的档案能否确认其已经丢失，我们认为应当由档案行政管理部门经由调查核实的特定程序来予以最终确认。借鉴1988年《最高人民法院关于贯彻执行〈中华人民共和国民法通则〉若干问题的意见(试行)》“被宣告死亡的人，判决宣告之日为其死亡的日期”的规定，我们认为丢失档案违法行为发生时间应当推定以档案行政管理部门经过调查取证，最终确认本市某企业存在丢失职工档案违法行为之时起算。

(三)查处档案违法行为的法律适用

由于《档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》(以下简称《档案法实施办法》)和《北京市实施〈档案法〉办法》对行政处罚都作了相应的具体规定，根据《中华人民共和国立法法》第六十三条第一款“省、自治区、直辖市的人民代表大会及其常务委员会根据本行政区域的具体情况和实际需要，在不同宪法、法律、行政法规相抵触的前提下，可以制定地方性法规”的规定，在查处档案违法行为时，究竟是适用作为上位法的《档案法》和《档案法实施办法》，还是作为下位法的《北京市实施〈档案法〉办法》，要看这三部法律、行政法规和地方性法规之间是否存在相互抵触的情况。

档案行政管理部门的行政处罚权是1996年7月全国人大常委会通过修改《档案法》赋予的。由于这是在1996年3月全国人大制定《行政处罚法》对行政机关的行政处罚权予以严格限制的情况下，国家把行政处罚权赋予一个以前没有此项权力的行政管理部门的第一部法律，因此《档案法》对档案行政管理部门实施行政处罚权的范围予以了严格的限制。根据《档案法》第二十四条第二款的规定，只有“在利用档案馆的档案中”这一有限范围内发生“损毁、丢失属于国家所有的档案的;擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的;涂改、伪造档案的”三种档案违法行为，档案行政管理部门才能对违法者给予行政处罚。由于在现实工作中，档案违法行为大多发生在利用档案馆的档案这一特定领域之外，为了有效制裁档案违法行为，切实保障档案安全，《北京市实施〈档案法〉办法》第三十五条突破了《档案法》第二十四条第二款的限制，授权档案行政管理部门对发生在“利用档案馆的档案”之外的上述三种档案违法行为给予行政处罚。

对《档案法》、《档案法实施办法》和《北京市实施〈档案法〉办法》关于行政处罚的规定进行比较，《北京市实施〈档案法〉办法》授权档案行政管理部门对“损毁、丢失属于国家所有的档案的;擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的;涂改、伪造档案的;擅自出卖或者转让国家所有的档案及集体所有、个人所有的以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案的;倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的”五种档案违法行为给予行政处罚，运用“警告、罚款、没收违法所得”三种行政处罚种类，罚款幅度为“对责任单位可以并处1万元以上10万元以下罚款，对直接负责的主管人员或者其他责任人员可以并处500元以上5000元以下罚款”的规定，这与其上位法《档案法》和《档案法实施办法》)的规定是完全一致的，符合《行政处罚法》第十一条第二款“法律、行政法规对违法行为已经作出行政处罚规定，地方性法规需要作出具体规定的，必须在法律、行政法规规定的给予行政处罚的行为、种类和幅度的范围内规定”的要求。

有鉴于此，《北京市实施〈档案法〉办法》在给予行政处罚的行为、种类和幅度三个方面严格遵照其上位法《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定，这三部法律、行政法规和地方性法规在行政处罚的规定方面并没有相互抵触之处。对于本市某企业丢失档案的违法行为，档案行政管理部门完全可以根据《北京市实施〈档案法〉办法》的规定给予行政处罚。

(四)对行使档案行政处罚自由裁量权的考量

档案行政处罚自由裁量权，是指档案行政管理部门在法定档案行政处罚权限范围内，对档案违法行为是否给予行政处罚、给予何种行政处罚和给予何种幅度行政处罚的自主决定权。根据《档案法实施办法》第二十八条和《北京市实施〈档案法〉办法》第三十五条的规定，对于丢失档案违法行为的责任者，由档案行政管理部门给予警告，并可对单位处1万元以上10万元以下罚款，对个人处500元以上5000元以下罚款。造成档案损失的，还可责令赔偿损失。

为了进一步做好规范行政处罚自由裁量权工作，根据2007年北京市人民政府制定的《北京市关于规范行政处罚自由裁量权的若干规定》④第六条“规范行政处罚自由裁量权应当遵守下列规定:(一)法律、法规、规章规定可以选择行政处罚种类的，行政执法部门应当明确适用不同种类行政处罚的具体条件;(二)法律、法规、规章规定可以选择行政处罚幅度的，行政执法部门应当根据涉案标的、过错、违法手段、社会危害等情节划分明确、具体的等级”的规定，按照《档案法实施办法》和《北京市实施〈档案法〉办法》关于罚款数额“根据有关档案的价值和数量”予以确定的要求，2008年市档案局制定的《北京市档案行政处罚自由裁量权规范应用标准》⑤以“涉案标的”作为规范档案行政处罚自由裁量权的基本标准，把涉案标的价值以“保管期限”为标准具体细分为“永久”和“定期”两个档次，把涉案标的数量以纸质档案为标准(其他载体档案参照执行)在“永久”和“定期”两个档次内再进行具体的划分。

根据《行政处罚法》第五条“实施行政处罚，纠正违法行为，应当坚持处罚与教育相结合，教育公民、法人或者其他组织自觉守法”的规定，在“警告、罚款、没收违法所得”三种档案行政处罚种类中，《北京市档案行政处罚自由裁量权规范应用标准》高度重视档案行政处罚的教育功能，倡导档案行政管理部门对大多数轻微档案违法行为适用“警告”的行政处罚。考虑到普通的职工档案其价值和数量都较为有限的实际情况，根据《北京市档案行政处罚自由裁量权规范应用标准》关于“损毁、丢失属于国家所有的档案的”违法行为，涉案标的为1页-50页以下的永久保管档案、1页-250页以下的定期保管档案，行政处罚种类适用“警告”的规定，市档案局决定对丢失举报人职工档案的企业给予警告的行政处罚。

根据《行政处罚法》第七条“公民、法人或者其他组织因违法受到行政处罚，其违法行为对他人造成损害的，应当依法承担民事责任”以及《中华人民共和国民法通则》第一百三十四条“承担民事责任的方式主要有:(七)赔偿损失”的规定，考虑到2008年人民法院经过审理已经认定该企业对丢失职工档案负有过错、判决其赔偿举报人人民币六万元的情况，市档案局决定不再对该企业造成档案损失的过错作出责令赔偿损失的处理。

以上是我们对参与查处丢失职工档案违法行为的情况介绍及其法理分析。徒法不足以自行，查处档案违法行为是提高社会档案意识和档案法制观念最有效的途径和手段。我们相信，在广大档案行政执法人员的辛勤努力下，随着档案行政执法尤其是档案行政处罚工作的深入开展，必将为档案事业营造出一个良好的发展环境。

注释:

① 王英玮.专门档案管理.中国人民大学出版社，2004:P84.

② 《国家档案局办公室关于人事档案丢失诉讼有关问题的答复》(档办〔2006〕54号)

③ 柴发邦.民事诉讼法学.北京大学出版社，1992:P285.

档案管理的职责篇(5)

1． 1 采取专人专管的方式。由专人负责医护人员人事档案的保管和更新工作，将人员更新、医技人员职称晋升等内容单独存放，一式两份的材料做好备份。制定人事档案借阅记录，未经主管领导批准不准借阅，避免出现问题出现时相互推诿，丢失档案时无处查寻。

1． 2 定时进行血站医护人员人事档案的续订工作。将近期医护人员的个人学历、晋升、考核等资料进行更新; 卫校、医学院新毕业参加工作人员报到时就建立接收记录，适当时候及时建立本人人事档案，确保档案建立的及时性。

1． 3 人事档案保存的环境十分重要。一个环境的温湿度对保管好档案，延长档案寿命有很大关系。因为档案纸张由于存放年久而变质，这种变化过程称为自然老化。高温、潮湿、低温和干燥对档案的破坏作用是很缓慢的，我们肉眼感觉不到，因此，这就要求我们采取科学的保护措施，控制与调节库房温湿度，避免人事档案的损坏，所以，保持相对湿度 50% －65% 以及 10－18℃ 的温湿度环境，是对档案最好的一个保管状态。

严格的讲，血站医护人员的人事档案资料是一个人从无到有的依据，需要完善的管理制度，为血站职工保存一份完整的人事档案是必不可少的一项工作。随着管理人事档案的负责人出现工作调整，交接过程中，必需要有交接手续，不仅是明确档案负责人的责任，也是维护档案安全、完整的必要手段。现在，许多医疗卫生单位形成了档案由多部门管理的现状，导致档案管理职责不明确，管理线条多，管理不到位的现象。任何一份材料履历材料的丢失都会为个人带来一生的遗憾，而内容丢失最容易出现的环节就是档案交接的过程。所以，我们在做好血站医护人员人事档案保管工作的同时，更要加强档案交接工作管理。

2 血站人事档案交接中应注意的问题

2． 1 首先要使负责档案管理相关人员深刻领会档案管理的重要意义和档案交接工作的重要性，上级主管部门要高度重视所有负责档案管理人员的思想教育工作。档案管理是一件非常细小、琐碎的任务，所有负责人需要有特别强的敬业精神和端正的工作态度［1］。如档案交接过程中出现了问题，不一定是负责档案管理人员业务能力有问题，更重要的是相关单位忽视了对负责档案人员的思想教育工作，使得本单位负责档案管理工作人员缺少责任心。老档案人员离职后，新增负责档案管理的人员接管，而档案交接手续还未办妥，以致出现两人都不愿负责，造成档案丢失、毁坏等情况，责任分工不明确，相互推诿，从而导致档案管理前后脱节。因此，负责人事档案管理的专职人员，首先得端正思想、提高认识、明确责任，有强烈的责任感，才能确保人事档案交接工作严格按照制度执行，使档案完整无缺。

2． 2 常规中人事档案在移交过程中先要归档分类。在移交前把准备交接的档案进行整理，做好档案备份。一般医疗单位人事档案中职称系列的内容最为重要，尤其是初级、中级、高级职称要保证内容齐全，这样才能为下一次晋升打下良好基础。这过程中应及时交接新增的档案内容，有些内容还需要再次使用，即使这样也要先进行归档，然后需要时再按制度办理相关借阅手续。有些医院在档案管理过程中不能严格执行各项制度，无故延期或缺失相应内容，更没有按人事档案管理制度中的要求进行整理，无移交人、接管人等，造成部分档案即使缺失也无处可查证，给个别医护人员造成不可弥补的损失。

2． 3 认真做好医护人员人事档案交接监管工作，负责人要高度重视人事档案管理工作。在档案移交过程中，可由站主管档案领导负责监督，由直接管理档案人员进行交接，接收移交人员在监督人员的监督和帮助下对档案工作进行一些必要的询问，同时要对一些疑问之处及时提出问题并详细了解，在所有事项清点之后无任何问题时在交接手续上填写时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务以及移交内容等［2］。

档案管理的职责篇(6)

【关键词】档案管理人员；职业素养；培养方式

一、新时期高校档案管理人员职业素养的内容

（一）道德素养。档案管理人员要严格遵循档案管理工作的规章制度，在档案管理过程中，要遵守档案道德规范准则。始终保持积极的工作态度，做到爱岗敬业，要有较高的责任心和敬业精神，积极主动、一丝不苟地做好档案管理工作，严格遵照档案法的相关规定办事，不能遗漏和错录档案，要确保档案信息的真实和全面。（二）业务素养。档案管理工作具有很强的专业性，需要档案管理工作人员熟练地掌握有关档案方面的政策法规和专业知识，并结合信息技术建立电子档案，实现档案建设信息化。因此，作为一名档案管理工作人员，需要密切关注国家政策的动态与方向，不断创新自身的思维，从宏观和微观角度不断地满足档案管理工作的需求。将政策法规与档案方面的工作要求结合起来，全面掌握档案工作的规律，选取具有针对性的档案政策，促进自身业务素质的提升。（三）能力素养。就能力素养而言，主要是组织协调和档案收集以及决策制定等方面的能力，最终促进档案管理管理工作高效实施的同时，为各项决策的制定提供意见建议。（四）文化素养。文化素养在于注重自身文化素质水平的提升，在档案管理中做到以人为本，注重自身在档案管理中的作用发挥，提升自身对档案文化的认识，促进档案文化的传播，加强档案文化的学习，提高文化素养的同时，促进自身专业素养的提升。所以文化素养也是高校档案管理人员的职业素养之一。

二、职业素养的培训方式

（一）加大重视，落实职责。在高校档案管理工作中，为促进档案管理水平的提升，我们必须要确保档案管理工作责任的落实。因此，作为高校档案管理人员，应切实意识到强化档案管理工作的重要性，并及时地掌握有关政策法规，不断提高自身的档案意识，尽可能地为档案管理工作的开展致力于良好环境的创设。所以必须在档案管理之前，就需要对档案管理职责进行明确，确保档案管理规范并不断完善，切实注重档案管理的投入，加强对档案管理的监督，不断强化其责任意识，切实注重档案鉴定与审核工作的开展，为档案管理工作的开展提供强大的支持。（二）完善制度，规范科学。在档案管理中，需要对各项管理制度不断完善，致力于思想观念转变，确保各项档案管理工作得到高效的开展。在制度完善过程中，需要科学规划档案管理的流程。严格按照有关法律法规和高校档案管理的实际，及时地制定有关档案管理细节，对各项管理职能进行科学的划分，并结合自身的实际，对工作目标进行制定，并对档案的查询和保存以及归档等制度进行明确，确保整个档案管理工作更加科学规范。（三）强化信息化建设力度。在做好上述工作的基础上，还应加大档案信息化建设力度，切实借助计算机网络科技信息技术，尽可能地提高档案的数字化与网络化水平。既要注重自身在档案管理中作用的发挥，还要加强专业知识的学习，提高档案的信息化建设进程，加强财务管理软硬件的建设，将财务管理工作与自身的各项业务活动进行有机的结合，确保档案归档的及时性和有效性。此外，还应切实注重财务信息的采集与整理，及时做好数据的升级和完善，才能更好地便于档案的利用，更好地促进档案管理作用的发挥。这就需要对档案管理系统功能进行完善，加强对有关档案人员的教育和培训，及时提高其专业知识水平，才能更好地加强对其的应用，将档案的价值发挥出来，提高信息化的建设成效。（四）开展高校档案管理人员职业素养教育。职业素养的培养，在做好上述工作的同时，还要在日常工作中加强对其的职业素养教育，引导其意识到自身在档案管理中的作用，坚持职业道德，强化职业道德素养教育与培训，不断强化其自身的责任意识和管理意识，主动积极地参与到高校档案管理工作之中，并加强对其的改进和优化，通过强化对其的职业素养教育，进一步促进其职业素养的培育。此外，还要加大对其的培训力度，切实提升其专业技术水平，才能适应未来发展的需要。

三、结语

档案管理的职责篇(7)

关键词：高职院校；仪器设备；档案管理；问题与措施

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）02-00-01

凡作为学校固定资产的仪器、设备、在购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料均属仪器设备当案。国家教委在《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》明文规定“设备档案是国家的重要技术储备，是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入学校设备管理之中，与设备计划管理，设备采购供应和设备使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、系统，应作为学校设备管理部门的职责之一。高职院校设备档案管理和开发利用是高职教育事业发展的重要组成部分，为学校和社会当前和长远具有参考价值和凭证作用。高职院校在设备档案管理工作过程中存在许多问题，本文结合高职院校的实际情况，探讨了加强设备档案管理工作的措施和对策。

一、高职院校设备档案管理存在的问题

1.设备档案管理人员业务素质不高

设备档案管理工作人员业务素质，是档案管理“科学化、标准化、规范化、法制化”的保证。目前高职院校设备档案管理人员一般都是兼职档案管理员。管理人员档案专业知识欠缺，设备档案管理意识和责任心不强，没有科学的设备档案管理工作经验，缺乏现代科学管理手段。档案管理人员素质制约了档案管理的现代化、信息化进程，给设备档案管理工作实现“科学化、标准化、规范化、法制化”增添了很多难度。

2.设备档案管理工作不规范

目前高职院校一般都是处以下成立的设备科，设备档案管理工作还没有完全规范，设备档案管理没纳入法制管理、科学管理轨道.管理制度不健全，由于缺乏及时归档意识，导致档案长期不整理、不装订，管理水平低。在设备档案整理过程中存在着类别不清、卷内目录与实际整理不相符等问题，不及时归档，很多资料不完整或遗失。设备和档案不相符合，甚至有的设备根本就没有归档，每个部门到底有多少设备也没有准确的数字。专职设备档案管理人员和兼职案管理人员移交手续不清，有账无实物，有实物无账的现象经常发生。设备档案管理人员工作考核办法不合理，奖惩不力等等现象。

3.设备档案管理得不到应有的重视

单位领导不重视设备档案管理的重要性。轻视设备档案的开发和利用价值。不了解和掌握本学校设备档案能为利用者积极服务，为设备管理部门作参考。单位领导对设备档案管理工作认识不够，认为设备档案管理工作很简单，就是保管设备资料，负责给使用设备的人员提供档案材料，主要抓教育教学和学生管理，忽视设备档案管理工作。领导思想认识上不重视，导致了设备档案管理工作的难度加大。

二、加强高职院校设备档案管理的对策

1.提高设备档案管理人员的素质

要提高设备档案管理人员的工作责任心。加强设备档案人员的培训工作，不光要提高设备档案室人员的思想素质，还要提高设备档案人员的技术素质，培训要有针对性。专业档案人员指导、监督、检查、协作设备档案人员做好设备文件的材料形成、积累和整理归档工作，检查档案是否完整、准确和系统。提高设备档案管理人员收集、整理、分类、编号、组卷、的工作能力。以适应高职院校现代化教学的需要。档案工作者素养的提升是档案信息化的重要基础性工作。作为一个合格的设备档案管理工作人员，不仅在政治思想上要过硬，同时应具备熟练的业务素质很应用新技术的技能。要分层次、分阶段、有计划、有步骤地对设备档案管理工作人员进行业务培训。提高设备档案人员的现代化意识和信息化管理技能，切实加强对设备档案管理工作人员现代化管理技术的学习和研究，以适应高职院校现代化教育和教学的需要。

2.进一步加强高职院校设备档案的规范管理机制

做好高职院校设备档案管理工作，在工作方式上必须遵循科学规范的原则，理顺关系、健全制度，完善机制，规范管理。工作体制上必须遵循集中统一、设备档案管理人员做好档案的鉴别整理，部门形成档案归学统一管理。分清设备档案管理人员和分管领导的职责。制定和健全有关的管理制度，工作任务细化，责任到人，工作中实行量化管理，充分调动设备档案管理人员的工作积极性、创造性和能动性，自觉去履行岗位责任职责。认真做好设备档案文件材料的清点、组卷工作以及对设备的使用、维修、检修、改造工作形成的技术文件，按规定整理并及时向学校综合档案室归档。要努力实现设备档案由经验管理向科学管理的方向转变，逐步采用先进的现代化管理手段，把设备档案工作列入本校发展计划，配备必要的库房、设备以及人员，每年从设备费中拨给一定发数额，作设备档案经费。

3.增强设备档案管理的重要性