学院秘书部工作计划篇(1)

在短短时间内，高职院校已完成历史性的跨越，由外延式扩张进入内涵性发展的新时期。要大力推进高职院校的教学改革，努力提高教学质量，培养高技能的职业人才，完成高职院校内涵性的跨越，必须以完善教学管理制度、确保日常教学的平稳运行为基础。但目前高职院校教辅人员教学管理观念陈旧。教学管理模式和手段滞后，教学管理还欠规范，管理基础较为薄弱，这些因素仍阻碍着高职院校的发展。在新形势下，如何牢固树立为教学、为师生服务的观念，如何运用现代管理手段，建立和完善科学的教学管理制度，如何建立新的教学管理模式，增强教学管理能力，已经成为高职院校教辅人员亟待解决的问题。从教学秘书角度来看，加强高职院校教学运行管理工作，应不断完善管理制度，树立服务观念。具体而言，可从以下方面展开：

一、更新教学管理理念，树立执行和服务观念，提高教学运行管理水平

教学秘书主要负责日常教学管理工作，既要认真贯彻执行学校教务处下达的各项教学任务，也要为系部的教学发展、专业建设提供优质的服务，因此，教学秘书应更新教学管理理念，树立执行和服务观念，不断提高自身教学管理素质，以优质的服务提高日常教学管理工作效率。

(一)树立执行观念，认真完成教务处下达的各项教学任务，为学院整体教学规划提供服务

系部日常教学管理的顺利开展离不开学校教务处的总体规划和指导。教务处总管学院各系教学，系部的教学工作需在教务处的指导下进行，而教学秘书则是联系教务处和系部的关键一环，系部日常教学工作的正常运行有赖教学秘书上传下达，进行沟通。这就要求教学秘书认真执行学院教务处下达的各项教学管理任务，包括：每学期在教务处的组织下进行排课；将整理好的学生各门成绩上交；传达学院各种会议通知；统计学生学籍变动情况并上报；按教务处的要求做好学期中各科考试的考务工作，等等。同时，教学秘书要主动参与到制订各专业教学计划的工作中去，从教学计划具体施行和使用的角度为学院专业的发展提供建议和意见，使教学组织管理工作合理化、规范化。

(二)树立服务观念，不断提高业务水平，为系部教学工作提供优质服务

教学秘书是系部教学管理工作的助手，协助系部领导处理日常教学管理工作，主要负责教学运行的各个环节。因此。教学秘书不应把自己等同于一般教辅人员，而应有较高的目标和要求：首先，在工作指导思想上，应立足学院发展的全局。认真执行教务处的各项决定，完成各项工作任务，同时，主动为系部着想，不断学习教育管理知识、积累工作经验，加强教学管理研究。其次，在工作职责中。要做到“想得深、计划远、工作细、有韧劲、勤整理、快反馈”，为系部各种教学实践活动、专业的发展、新专业的申报、学科的建设等系部教学工作提供优质的服务，夯实系部教学管理基础，为系部教学质量的稳步提高创造有利的条件。

二、建立健全教学档案资料的管理制度，优化学校教学资源

教学计划、教学大纲以及教案等教学资料是教学工作的基础性教学文件，收集、编订、整理好教学文件是教学工作正常运行的基础，也是学校积累教学经验和巩固教学成果的重要渠道。教学秘书要提高自身的教学管理能力，首先要管理好教学档案资料。如何管理好教学档案资料，应做好以下两点：

(一)健全教学计划、教学大纲的编订整理制度

教学计划和教学大纲是学校组织教学、安排教学任务、确定教学体制和内容的基本依据，是学校教学资源的重要组成部分，应严格按照高职院校的教学要求进行制订和编修。为了更好地优化教学资源，教学秘书应在原有教学资料管理的基础上加强对教学计划、教学大纲的管理。按“任课教师具体负责编写—教研室组织修订—教研室主任审查—教学秘书分专业整理保存”的管理模式，健全对教学档案资料的管理制度。

(二)进一步完善教案资料、课程授课计划安排表等其他教学资料的管理制度，丰富学校教学资源

学校每学期都要对任课老师的教案和课程授课计划安排表等教学资料进行收集整理，在经过系主任和系教研室审核通过后才能进行授课。而教案等教学资料交由教研室主任和教学秘书统一检查。在采取管理教学计划和教学大纲的模式将教案等其他教学资料进行专档管理的基础上，应将每学期各科的教学计划、教学大纲、教案及课程授课计划安排表等教学资料按各系部、各任课教师分类并收集整理起来，组成一套完整、系统的教学档案资料文档，从而达到优化教学资源的目的。在整理教学档案过程中，教学秘书应主动配合系部主任和教研室的工作，在教学计划和教学大纲的收集整理上认真负责，在教案和教学计划的具体实施和使用上提供建议和意见，为系部专业教学的发展提供服务。

三、充分运用信息网络化的办公资源，进一步提高工作效率，确保日常教学管理工作正常运行

学校日常教学管理工作繁多复杂，如何使其有条不紊、运行平稳，需要教学秘书提高自身教学管理水平，建立一套合理科学的管理方案和模式，通过将繁复的工作规范化，更好地促进教学管理工作平稳运行。

(一)运用现代办会手段，实现日常教学管理工作规范化

对于以学期课程计划进度表、课表、考勤评定表为重点的日常教学管理，可通过现代办公手段对其进行无纸化管理，从而提高教学管理效率。例如，在电脑数据库功能中制订学期课程进度表的同时，建立与其对应的班级排课表和该班上课考勤评定表作为附表，教学秘书负责对数据的记录和更新，通过建立班级任课反馈情况汇总表，就可在查询该班级课程的同时查看到该班上课情况。这样既便于对各班的课程进行查询，也为期末的考勤和评优工作提供辅助资料，进一步提高教学管理效率。

(二)建立精确的学生成绩、学籍资料库，实现教学管理工作数据化

学院秘书部工作计划篇(2)

关键词 两级管理 教学秘书 职能

中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.16400/ki.kjdkz.2016.04.006

Abstract In the school scale unceasing expansion， the higher education pays attention to the connotation construction in the background， some colleges and universities choose to promote and deepen the reform of the two level management system. School management center of gravity down， the school division of the division of responsibilities， the teaching secretary of the daily management of teaching is more important. Teaching secretary function is mainly affected by two factors affecting the team stability and professional， under the background of two level management system， to promote its functions to play in and pay attention to the work of teaching management， the introduction of incentive mechanism， standardized management system， strengthen the training and improve improvement， in order to achieve good results in teaching and management.

Key words two-level management； teaching secretary； function

1 校院两级管理体制改革

校院两级管理体制改革是在我国高等教育从精英化向大众化转变，从外延扩展向内涵发展转变的背景下，为提高人才培养质量，优化教育资源配置，提高教学管理效率，通过校院之间权责的重新划分以及部门岗位的职能转变来实现学校管理重心下移，形成学校宏观调控、学院自主办学的新模式。

我国很多高校经历了扩招，其在校生人数成倍增加，院系规模不断扩大，在教学管理上不断进行探索，实行弹性学制和部分或完全学分制，采取自主选课，不断放宽转专业限制等，原有的教学管理模式已不能很好地适应这些变化，两级教学管理模式成为了部分高校的改革尝试。两级管理体制改革后，学校主要负责宏观决策、组织协调、制度规范、数据信息统计披露和非常规行政事务的处理，学院主要负责日常教学科研等具体行政事务。在校院两级管理体制改革过程中，学院开始拥有较为独立的行政管理、财务、人事等权利，更多地享有专业设置、课程教学、学术研究等方面的自或话语权。学院享有更多权利意味着承担更多责任，学校和学院的教学管理工作相应做出一些调整和改变。教学管理方面，日常教学运行包括学籍、考务、调停课和各类审核等给予学院更多自；培养方案、课程建设、教学改革等更注重学院教师的参与，凸显学院特色，部分课题项目的立项评审、过程管理、检查验收部分交给学院负责。学校在教学管理中不断简化程序，放权给学院，教学管理部门加强宏观指导管理和日常服务协调，做好教学检查、质量监控和项目化管理等工作，减少对具体工作的干涉，让学院有更多的自和管理权。

学校自和管理权的下放，教学管理工作的调整，对教学管理人员，特别是工作在教学管理第一线的教学秘书群体，带来了新的工作要求和挑战。

2 教学秘书的工作内容和基本职能

教学秘书的主要职责是做好学院的教学管理工作，工作内容主要包括：（1）负责学生学籍管理，实践教学管理，选课、教材征订、考试组织、学评教等日常教学管理；（2）负责教师课程编排、工作量统计等日常教学管理；（3）负责学院的教学检查，教学基本数据资料收集，教学相关档案管理；（4）协助学院的培养方案制定、教学计划落实，教学管理相关制度文件修订，专业建设、课程建设、教学改革、教学研究等组织管理工作；（5）完成领导交办的与教学管理相关的其它工作。

从服务对象上看，教学秘书主要面向学生、教师、学院其它教学管理人员、教务处即学校教学管理部门的管理人员四大群体。对于学生和教师起到管理和服务的职能，对于学院其他教学管理人员，主要包括教学院长、系主任等起到协助和沟通的职能，对于教务处起到支持工作和落实任务的职能。

两级管理体制改革前后，教学秘书的工作内容变化不太大，但是管理模式的改变将转变教学秘书工作的方式，造成其基本职能的一些变化。

两级管理体制改革之前通常由学校教学管理部门做好计划、布置任务，学院执行计划、完成任务，教学秘书的日常工作主要围绕教务处各项工作安排展开，其职能主要是教学管理信息的传达、任务的落实、情况的反馈。部分高校或学院对教学秘书的工作并不重视，对人员素质要求也不高，认为教学秘书岗位任何人都可以胜任。教学秘书虽然属于学院的教学管理人员，但日常工作主要由学校教务处布置安排，存在多头管理的弊端，日常工作量较大，工作内容琐碎，责任重权力轻，这些造成了教学秘书岗位相较学校其它行政岗位吸引力小。大量的文献资料及实地调查访谈均显示，教学秘书队伍存在人员素质有待提高，工作人员满意度较低，流动性较大等问题。在日常教学管理工作中，从培养方案的调整、教学计划的实行、实践教学的安排到学生各类证明的盖章、教师的调停课、各项竞赛的组织等均需要通过教务处审核审批，沟通成本较大，自主性较低，在一定程度上限制了教学秘书管理服务这一项重要职能的发挥。

两级管理体制改革之后，学校和学院重新梳理各自应履行的管理职责和权限，学校将更多权利下放给学院。更多管理权的下放意味着学院的教学管理人员需要做好学院教学管理各项工作的计划，自主安排学院教学管理工作，不仅仅是机械地完成任务，更多时候是对具体工作的协调安排。对于教学秘书而言，重复性的审核、审批减少，部分工作流程得到简化；实践教学、项目培育和评审的部分工作主要由学院承担，形式更加灵活，可以由学院根据学科特色和日常工作安排统一部署。两级管理体制改革将改变教学秘书“工作等计划，事事等通知”的工作状态，工作的主动性和专业性更显重要。以往各学院教学秘书的工作大致相同，工作量主要受师生规模影响，改革后学校的统一指令少了，学院的教学管理工作将有更大的自主性，更多地有赖于学院教学管理的制度建设、流程管理和人员素质。教学秘书作为教学管理工作直接执行人员，其职能发挥将对教学管理实际工作产生更多的影响。

3 影响职能发挥的因素

教学秘书职能的发挥主要受人员稳定性和专业性两大因素影响。从教学秘书队伍建设的角度来看，少量的人员流动不可避免，且有利于人员的更新调整，但总体而言教学管理队伍需要保持一定的稳定性来保证日常教学管理工作的连贯稳定。从教学秘书自身的角度来看，稳定性有利于工作经验的累积和良好工作氛围的形成。但现有的文献资料和笔者所在高校的情况来看，人员稳定性不容乐观。造成人员不稳定的原因主要有三方面，一是工作量较大，内容繁杂，责任重权力轻；二是薪酬待遇一般，缺乏有效的激励机制；三是深造或晋升空间有限，职称聘选等存在一定的困难。教学秘书岗位虽然重要，但岗位吸引力有限，教学秘书在遇到某些更轻松或更有前途的岗位时往往会选择离开。在人员稳定性存在问题的情况下，人员专业性通常也难以保证。专业性受员工的基本素质、工作态度、工作经验和学习培训等因素影响。高校教学秘书的招聘或者岗聘日益规范，大部分教学秘书都能敬业爱岗，但也存在不太适合该岗位者从事教学秘书工作，工作按部就班和学习培训较少等问题。

我国高等教育正由外延发展向内涵建设转变，师生诉求日益多元化，这些对于一线教学管理人员是一个挑战，在两级管理体制改革之后，教学秘书的稳定性和专业性也有了更高的要求。改革前，教学秘书大部分工作是按照教务处工作安排落实完成即可，遇到突况通常也可以由教务处负责处理，对于教学秘书的专业性和主动性要求并不是太高，因此人员的变动或者部分教学秘书工作业务不熟悉，会给学院和教务处带来一时的不适，但工作基本能够完成，并不至于有大的问题产生。改革之后，部分工作完全由学院承担，不通过教务处布置和审批，而分管教学院长通常不会过多干涉常规工作，教学秘书职能发挥将直接影响教学管理效果，人员的稳定和专业在改革后显得尤为重要。

4 促进教学秘书职能发挥

在两级管理体制改革后，要保持教学秘书队伍稳定性和提高专业性，促进教学秘书职能发挥，需要在以下三个方面进行改进。

（1）高度重视学校教学管理工作，赋予学院更多自。在注重高校内涵建设的同时，要避免“重教学、轻管理”的错误观念，认识到教学秘书在教学管理中的重要作用，在两级管理体制改革中，加大学院在选人用人上的自，在薪酬奖励、职称评聘等方面考虑岗位差别、考察工作绩效，研究出台有效的激励政策，调动教学秘书工作积极性。理顺教务处和学院各自的管理职责和权限，实现权责对等，减少重复审批，通过信息化等手段减少重复性的日常工作，通过教学秘书发挥能动性来更好地完成各项工作。

（2）不断加强教学管理制度建设，构建规范高效管理体系。在两级管理体制改革后，教学管理制度需要及时更新调整，新的教学管理体系有待调整重建。以往教学管理制度规定较多较细，比较少地考虑学院学科的差别，在改革后要从学校和学院各自的职责权限角度出发，由学校制定全校性、纲领性和规范性的制度文件，学院在学校制度的基础上，依据学院学科特色，出台具体的、细化的和可操作性的制度规定。遇到具体待处理的事项能够明确学院和学校的职责范围，赋予事务处理者相应的权力，减少互相推诿等情况发生，不断构建规范高效的教学管理体系。

（3）加强教学秘书的培训与交流，鼓励工作创新管理研究。培训与交流是提高教学秘书专业性的一个重要途径，高校教学秘书上岗通常没有专门的培训，主要靠其他教学秘书和教务处工作人员的“传帮带”来学习业务，规范性和效率偏低，而教学秘书上岗后通常忙于各种事物处理，培训和交流的时间和机会比较少。改革前学院在教学管理上的自有限，在一定程度上束缚了教学秘书在工作上的创新和改变，繁杂的日常工作也让教学秘书没有过多精力去从事管理研究。两级管理体制改革之后，要从学校层面组织对教学秘书的培训和相互之间甚至兄弟院校之间的交流，在学院层面要鼓励一线教学管理人员的工作创新和对教学管理的深入研究，给予一定的奖励和支持，从而提高教学秘书团队的稳定性和专业性，促进教学秘书职能发挥，通过体制改革，释放员工潜力，提高工作绩效，形成良性循环。

参考文献

学院秘书部工作计划篇(3)

关键词：教学秘书；教学管理；素质

秘书作为一种职业，以其处理文书、事务的知识与能力以及管理能力为社会服务。作为二级学院（或系部）的教学秘书，是秘书中的特殊群体，既有一般秘书工作的共性，也有着自身工作的特性。正确认识教学秘书在高校教学管理中的角色定位及相对独立承担教学管理工作的特性，改善他们的工作环境，提高他们的业务素质和工作效率，是提高高校教学质量、稳定教学秩序的重要保证。

一、目前院系教学秘书工作存在的问题

目前，高职院校对教学秘书岗位认识的误区是，认为该岗位不过是传达教学通知、课程安排、成绩登记、材料报送等简单工作，什么样的人都能做。这种看法存在片面性，导致这种看法的原因大致有以下几种：

（一）领导的重视程度

为了加强国家职业基础教育能力建设，保障职业教育的大发展，国家确定了职业教育发展的“四个计划”，即实训基地的建设计划，县级职教中心专项建设计划，示范性院校建设计划，教师素质提高计划。作为学院（或系部）领导响应上级号召把大部分精力、资金都投入到全国示范性院校的创建，精品课程及精品专业建设，实训基地的创建与规划，引进高学历高职称的企业人才，而对从事基层管理的教学秘书，领导往往受传统观念及精力的影响，认为教学秘书只要能保证日常教学的顺利进行，不出教学差错就可以，什么人都可以干。没有真正认识到其在教学管理中的地位和作用，因此，严重影响了教学秘书的工作积极性及主观能动性。

（二）缺乏必要的岗前培训和经验交流

目前我国高职院校的教学秘书队伍建设现状不容乐观，教学秘书往往是其他岗位抽调过来的教职员工或是兼职教师，上岗前普遍没有经过正规的岗前培训，主要靠原岗位人员的传、帮、代，工作方法落后，缺乏对教学流程系统的了解和掌握，有时感到头绪很多却无从下手，缺乏工作的目的性、计划性，给教学管理工作带来许多困难。并且院系教学秘书缺乏与本校同行及其他院校教学秘书之间的经验交流，常常是闭门造车，不利于相互间的学习及业务管理能力的提高。

（三）缺乏相应的岗位激励机制

院系教学秘书的工作繁重、辛苦、责任心强，压力大，但教学秘书的待遇却普遍偏低，有的甚至视教学秘书为打字员、勤杂工。有时在工作、学习中遇到的重重困难和阻力，需要和动机无法得到满足，严重地挫伤了工作的积极性，导致了许多教学秘书看不到前途和发展前景，不能安心于本职工作，产生转岗的念头，不利于教学秘书管理工作能力的提高，对高校教学管理质量会产生消极影响。另一方面，学院缺乏相应的岗位激励措施，常常是干多干少、干好干坏同等待遇，没有相应的激励措施和规章制度，严重挫伤了教学秘书工作的积极性。

（四）教学秘书自身素质

院系教学秘书学历普遍偏低，专业知识面窄，知识积累少，缺乏一定的开拓精神和创新意识，平时教学秘书对于第一线教学改革的资料缺乏总结、分析的能力，不能透过现象去探究其规律和本质，利用自己的工作管理实践形成科研成果的很少。院系教学秘书还缺乏相应的专业管理知识，例如教育学、教育管理学、教育心理学、管理心理学、甚至社会学、公共关系学等知识，对于领导的指示，只能机械地执行，缺乏与他人协调沟通的能力，遇到困难不能很好地调节心态，面对工作收不到预期的效果时，感到困惑沮丧，缺乏信心。

二、解决院系教学秘书现状的途径和措施

（一）正确认识教学秘书工作

院系教学秘书在教学副主任的领导下，处理日常教学行政工作并从事教学管理、质量信息的经常性调查了解工作。院系教学秘书虽然不是决策者，但他是决策者的参谋、助手和执行者，是教学管理的操作者，实践着领导者的决策，决定着整个教学管理的运行。

协助分管教学副院长（系副主任）落实本单位教学计划的安排，落实每学期所开课程及其他教学环节的任务、教室、场所及考核方式等。实行科学化考试管理，主要是建立科学的考试工作程序和制度，严格考试过程管理。协助进行教学质量检查和教学工作评价。严格执行学期教学计划表、课程表、考试表，保证教学运行秩序稳定。在实施过程中，要经常了解教学信息，及时报告执行过程中出现的问题或事故。完善教务管理档案，在日常档案管理中应注重学生的成绩和学籍管理，做到及时、准确、完整、规范。根据学校教学工作定额标准，做好每学期教师教学工作量的统计工作。了解教学情况，负责教学信息的采集、统计和管理，协助做好教材的预订、发放管理工作。协助抓好考风建设，通过严肃的教育和严格的管理，坚决杜绝作弊等错误行为，纠正不良风气。熟悉教务管理信息系统的功能，能够熟练使用和应用教务管理信息系统进行工作。在工作中既要当好参谋、做好帮手，同时还要联系两头，起到桥梁和纽带的作用，树立良好的服务意识，为师生提供良好的教学环境。

（二）重视秘书管理，改善服务环境

为提高教学管理质量，建立良好的管理运营机制，教学秘书面临巨大的工作压力，他们期待良好的工作环境和支持。作为院系领导，在重视学院发展、提高教育教学质量的同时，应该转变传统观念，正确认识教学秘书在教学管理过程中的性质、作用、职能、责任，发挥教学秘书在管理中的作用。改善教学秘书的服务环境，高校要完善与教学秘书相适应的管理设施，组织专人不断完善教务管理软件，充分利用校园网上资源，把教学秘书从繁琐的具体事务中解放出来，提高教学管理的工作效率。

（三）端正态度，强化职业道德

高校教育要坚持育人为本，把立德树人作为根本任务。院系教学秘书需要树立以人为本的观念，用人格来影响和培育大学生，加强思想政治教育，爱岗敬业，无私奉献，热情待人，全面地“服务教学，服务教师，服务学生”，不断改善教学管理和服务的环境，善于发现教育教学中存在的问题，及时向教育职能部门及院系领导汇报，本着公平公正的原则，要敢于说真话、实话，不怕得罪人。还要保持一颗平常心，做到正确的评价和认识自己，有坚强的意志力，能自觉地克服困难，要有健全的心理素质，保持良好的心态，淡泊名利，奉献青春。

（四）加强院系教学秘书队伍建设和岗位培训

学校及有关部门的领导要重视教学秘书的选拔与培养工作，把教学秘书整体队伍的建设纳入到学校的师资培养计划之中。在人员的配备上，要充分考虑专业和学历，吸引教育专业管理人才充实教学秘书队伍，提高教学秘书队伍的整体素质。定期为教学秘书提供培训、继续学习的机会，加强各院校之间教学秘书工作的经验交流，使教学秘书随时掌握教育改革与发展的动态，知识及时更新，不断提升自身的专业素质和能力，以科学发展观为指导，结合实际运用到教学管理过程中，提高院系教育教学质量，更好地为职能部门、领导、教师与学生服务。

（五）制定合理的岗位管理激励机制

建立有效的竞争激励机制，奖优罚劣，优上劣下。对工作责任心强，专业素质高，得到大家认可的，应给予肯定或奖励；对工作中不负责任，得过且过，严重影响教学秩序，管理能力差的，要进行教育和处分，并和职称评审、奖金分配挂钩，调动教学秘书工作的积极性。

（六）提高教学秘书素质，推进教学改革，保证教学质量

教学秘书在高校教学管理中的作用要求其不仅要具有严格的组织纪律观念和良好的职业精神，还要有科学的管理理念、较强的综合业务技能、强烈的信息意识以及一定的创新能力，并在实践中学习、磨练、提高自身的素质。

1、合理掌握时间，提高工作效率。院系教学秘书的工作琐碎、繁忙，如何高质量、高效率地完成各项工作，保证教学管理的顺利通畅。首先，要有时间观念，接到教学任务后，先吃透文件精神，明确任务目的；其次考虑怎样省时省力、高质量的完成教学任务；工作完成后，要善于自我检验，从工作质量、制度、工作效果出发，总结经验与不足，不断提高工作效率。教学秘书作为领导的参谋和职能部门的助手，随时随地可能接到工作指示和任务，要做到不漏事、不误事，工作要有条理，分清主次，不拖延。经常在手头放一本纪录本，完成一项划掉一项，力求有条不紊，减少工作的盲目性，达到事半功倍的效果。

2、良好的人际协调素质。教学秘书每天都与职能部门、领导、教师和学生打交道，只有与他人保持良好的沟通，才能得到理解与支持，顺利地完成教学任务。因此，教学秘书要正确认识自身的岗位角色，学会在沟通的基础上协调，摆正自己的角色位置，在与人协作共同处理问题时要从多角度考虑，和谐、灵活的处理和职能部门、院系领导、教师和学生的关系。树立以人为本的管理方式，为师生们着想，多站在他们的角度考虑问题，给师生们创造良好的教学氛围。

3、熟练的计算机操作和应用能力。教学秘书必须能够熟练使用计算机进行各种教学材料的上报、教学管理软件的使用以及日常教学文档、表格的处理以及网络信息资源的利用，把现代信息技术作为提高教学质量的重要手段，建立信息数据库，以方便教师、学生和各方面人员随时查找、提取、使用。例如，借助这些教学信息，可以准确、完整、全面地获得教学运行状态的各种数据，及时调整和修正教学执行计划，解决当前所面临的问题，对未来的趋势发展进行预测；提炼、筛选其中有价值的部分，经过分析、处理，进行各种教学统计后，可以评价教学质量；把所获得结果报送主管部门和领导，协助他们了解基层一线的教学现状，摸清学校教学形式，做出科学的决策。

4、过硬的文字功底和语言表达能力。要练成过硬的文字功底，首先要多看，广泛阅读多种文体，从中吸取养分，要多看各高校其他教学秘书的稿件，从中吸取经验，其次要多听，多听领导及其他教师的发言，从他们的讲话中得出有益的东西，最后要多练，不怕请教、不怕失败。与职能部门、院系领导、教师和学生打交道的过程中还要掌握说话的艺术。向领导汇报时，既要听从领导的安排，又要采用婉转的方式提出自己的合理化建议，建议领导采纳，向教师、学生传达教学通知时，语言要讲究层次，抓住主要内容，表述准确，耐心解释教师、学生提出的疑问，对于教师、学生的意见和建议，要把握时机，准确反馈给领导。

5、创新意识和能力。当前，高职院校在招聘教学秘书时，都把具有大学学历作为一个任职条件。知识是形成创造力的基石。教学秘书有大学本科学历，意味着他接受过规范的高等教育，有相当的知识积累；其基础知识越扎实，思维就越活跃、越自如，也就越易于接受新事物，创新能力自然也就越强。

目前各高职院校大力推进课程建设和改革，高等职业院校根据技术领域和职业岗位（群）的任职要求，参照相关的职业资格标准，改革课程体系和教学内容。建立突出职业能力培养的课程标准，规范课程教学的基本要求，提高课程教学质量。作为院系教学管理第一线的教学秘书，必须认识到自己所处的位置和使命，在做好服务的基础上有所创新，不断更新知识、适应工作需要，重视学生校内学习与实际工作的一致性，校内成绩考核与企业实践考核相结合，探索课堂与实习地点的一体化；积极推行订单培养，探索工学交替、任务驱动、项目导向、顶岗实习等有利于增强学生能力的教学管理模式。同时深入研究高校教学管理规律，思考新问题、提出新办法，使教学管理出现新成效。

参考文献：

1、吕阳.论高校院系教学秘书工作[J].中国成人教育,2007(10).

学院秘书部工作计划篇(4)

关键词 科研管理 科研秘书 素质

2015年10月24日，国务院印发《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》，要求按照“四个全面”战略布局和党中央、国务院决策部署，坚持以中国特色、世界一流为核心，以立德树人为根本，以支撑创新驱动发展战略、服务经济社会发展为导向，坚持“以一流为目标、以学科为基础、以绩效为杠杆、以改革为动力”的基本原则，加快建成一批世界一流大学和一流学科。教育部学位与研究生教育发展中心分别在2012年、2016年对我国高校开展了第三轮与四轮学科评估工作，两次评估工作中高校的“科学研究水平”情况都被作为重要参考与数据分析指标。学校与学科的科研水平不仅与该校从事科学研究人员的能力有关，还与该校科研从事管理服务工作的人员是有具有合格的素质及能力有关。目前的高校基本都设有专门的科研衔接部门以及在二级学院配备有专业知识素质的科研秘书，以保证高校科研管理工作系统、联系的完成。科研秘书的直接与科研人员联系，属于基层管理服务工作，与常规管理服务工作既有联系又有区别。

1科研秘书的定位与工作职责

科研秘书需要在学校科研处和二级分院的双重领导下，面对全院师生开展服务工作。作为一线服务人员，科研秘书的工作繁杂，涉及到学术成果、科研经费、学术交流、学术奖励等多个方面。总的来说，科研秘书需要根据学校和科研处的下发的各种规章制度及文件，协助院领导完成二级学院的科研管理工作。科研秘书工作中要做到上令下达，下情上传，保证及时传达并落实科研处等相关部门下发的各类通知文件，主动帮助解决院系科研人员遇到的实际问题并反映给学校相关部门。在实践工作过程中，科研秘书的工作内容基本包括：协助院系师生完成各种项目申报、计划书、结题、审计工作等；负责学科建设、课题开发等资料的整理及申请材料收集准备工作；科研成果的收集、汇总、整理、建档、归档工作；草拟与院系科研相关的计划、总结、办法和制度等；学科建设成果的收集、整理汇报、评估材料准备等工作；配合院系老师组织和服务各类学术活动、学术会议；统计师生科研工作成果；核算科研工作量；科研经费财务报销工作等各项与科研相关的工作。

2科研秘书应当具备的素质

2.1淞⑽全体教师服务的意识

科研秘书工作的核心任务是为一线科研人员提供服务与保障，科研工作往往具有很强的时效性，各项工作时间节点非常明确，这就需要科研秘书能够无怨无悔的加时加班，保证工作按时按期完成。科研秘书对接收的学校科研管理部门的通知和指令进行研究分析，并及时准确的传递给与该通知指令相关的科研人员，这样才能保证科研人员不会浪费时间在甄别各类通知、邮件是否需要自己参与，而为科学研究留出更充分的时间。科研秘书在转发各类通知的同时，还要将工作渗透到通知中，协助科研人员完成包括课题申报、计划书填报、经费使用、项目审计结题、计划书填报等各项具体工作。科研秘书不仅要具备较高的服务意识，认真负责积极主动协助科研人员完成相关工作，还需要帮助科研人员协调好各方面的关系，及时了解各项目进行中遇到的问题，熟悉项目相关政策，尽量帮科研人员解决问题，营造良好的科研环境。

2.2提高科研管理的能力与水平

科研秘书全面负责二级学院的科研管理工作，是学校与二级学院之间科研方面的重要纽带工作，科研秘书的能力与水平，对院系科研工作能否顺利展开有重要影响。因为科研人员精力主要用于科学研究，对自身研究领域的内容了解熟悉，对于科研过程中遇到的各类政策、规定、通知等不一定深度领会，对支撑科研工作平台、网站、申报流程等不一定能熟练操作。科研秘书一般还要兼职院系财会人员，新形势下，关于各类科研项目申请平台、项目经费使用规范等制度不断出新。这种状况下，科研秘书需要积极参加各类培训，认真领会最新政策，熟悉各类支撑科研项目的平台，熟练掌握各类项目申报流程、充分了解各类基金项目的经费使用规定等，积累工作经验，总结心得体会，不断提升服务能力，提高为科研人员服务的质量和水平。

2.3严守保密原则，保护科研知识成果

科研秘书的工作中不仅需要实时了解科研人员的最新科研动向、准备申请的课题基础与目标、可能取得的科研成果等，还需要经常参加各种重要会议，在这些过程中都能够接触到大量的前沿科技领域的秘密成果、信息或文件等。科研秘书必须做到对机密信息只字不提，写材料时合理规避，严格遵守信息保密原则，保护科研工作者的工作成果。

3科研秘书应该具备的专业技能

3.1具有较强的组织沟通能力

科研秘书是联系科研人员与学校科研机构的桥梁，其服务工作贯穿于科研工作的全过程，既要面对院系的科研人员，又要联系学校的科研部门、财务部门、项目管理部门、审计部门等相关职能部门。各部门一般会根据项目（下转第25页）（上接第5页）的性质、工作内容等将工作分给不同人员负责，院系从事科研工作的老师不会很快弄清其当前遇到的问题或任务应该与哪位校级工作人员联系，最直接联系的就是院系科研秘书，这就要求科研秘书具有一定的沟通组织能力及和谐的人际关系能够帮助科研人员顺利的解决各类问题。

3.2具有较强的文字处理能力及计算机信息处理能力

科研秘书在工作中需要对院系的科研工作进行收集、汇总，协助院系领导起草各类院系层面的科研工作相关文件，还需要对科研人员准备上报的材料进行形式、内容等的审查。科研秘书要具备一定的文学功底和文字处理能力、数据分析与处理能力，还要能够熟练掌握电脑操作的各种系统、各种软件，做到能够广泛收集、整理、分析各类科研信息。科研信息具有很强的时效性，实时转达非常重要，现在传递信息的方式多种多样，科研秘书还要能够利用各种现代化办公设备确保及时有效的将重要的科研信息通知等传达给科研人员。

3.3具有档案管理能力

科研档案是对科研工作的过程的记录与体现，对其进行管理是科研秘书工作的重要内容。科研秘书必须具备一定的档案管理能力，要能在日常工作中收集、积累与科研相关的文件、数据、资料等，及时分类、归档保存。科研秘书要能顺应时展，做到纸质文档与电子文件文档同时系统化保存，随时能为学科建设提供详实准确的科研资料，提高科学研究工作的效率。

参考文献

[1] 郭凌雁.中国成人教育学科建设的经验与思考――基于《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》的视野[J].中国成人教育，2016（04）：5-8.

[2] 李静.论高校科研秘书工作职能和定位[J].黑龙江教育，2010（10）：49-50.

学院秘书部工作计划篇(5)

关键词：高校教学秘书；教学管理；服务功能

高等学校教学管理是高校管理工作的重点，而教学秘书处在教学管理工作的最基层，直接参与教学管理工作。教学秘书是指在高等学校院一级单位教学管理中负责各类教学文书，协助学院负责人处理日常教学工作，并承办领导交办的各项有关工作的教学辅助管理人员。教学秘书是学校与学院以及师生之间沟通信息的链条，是不可或缺的角色。教学秘书参与教学管理工作更多的是服务工作。他要辅助本学院教学院长管理教学方面的常规事务，又要面向师生为他们服务，为教师的授课和学生的学习提供支持与帮助；既是协调员又是联络员，协调教师与教师、学生与学生、教师与学生之间的关系，起到传递和沟通信息的作用。同时，联络本学院与教务处，上传下达各部门的信息与指示。这些角色是完整统一的，都体现在他的服务功能。主要有以下几个方面：

一、服务于教学

教学是立校之本，教学工作是高校工作的重中之重，要使教学工作能够正常有序的进行，教学秘书起到非常重要的作用。教学秘书的主要工作就是为教学服务，以教学为中心，按照教学计划的要求和教学资源的现有状况，利用教学活动中的各种资源，以最优化的方案合理配置，为提高教学质量发挥最大的作用。

二、服务于学院

教学秘书从属于学院，主要工作是根据学院领导的要求，安排学院的教学工作的具体事宜，保证各项工作的落实。首先，教学秘书每学期要根据学院教学总体规划，协助院领导拟定本学期（年）各专业教学执行计划。其次，协调本学院与相关部门如教务处、学生处、科研处等的关系，及时传达相关部门的要求，如按照教务处要求和安排本学院教学计划的落实、组织学生选课及各类统考工作安排，包括报名、收费、审核学生名单，做好每学期期末考试、补考和缓考，如印制试卷、安排考场、安排监考、汇总试卷等。帮助学生处处理涉及学籍异动、学生休学等工作，及时记载学生成绩变动的情况。在具体教学管理活动中不可避免地出现问题或矛盾，如，学生错过选课时间没能及时选课，教务处安排的体能测试时间与学生的上课时间冲突等等，这时教学秘书必须着眼全局，当好参谋，发挥好助手作用，如实地将学院的工作计划、具体设想和实际困难主动向学院主管部门汇报，积极与领导及上级部门沟通协调，努力处理好工作矛盾。

三、服务于教师

教师是教学活动中重要的组成部分，而高校教师具有很强的独立性，这就导致教师与教师、教师与院领导之间沟通较少，这就需要教学秘书起到桥梁的作用，及时沟通协调，做好传递信息的工作。在工作中，要充分考虑到每位教师的需求，在保证完成教学任务的情况下，满足教师的要求。如，在安排课程、考试、教室方面，按照教师的实际需求，方便孩子小的教师接送孩子，年纪大的教师尽量安排低楼层教室，考试科目多的教师尽量集中安排考试日程，有些年纪大的教师在使用计算机时有障碍，耐心地帮助他们使用计算机登录成绩及教学文件的完成。及时为遇到突况需要调课的教师安排调课日程。每学期期末督促和帮助教师顺利将成绩录入系统，并将试卷归档，出现问题及时和上级部门沟通。尽量避免教学事故发生。如遇紧急情况，要尽快拿出解决方案，及时处理，为教学有序进行做好保障。在空闲时间多与教师沟通，认真听取他们的意见，建立良好的人际关系，营造和谐的教学氛围。

四、服务于学生

学生是教学中的另一重要组成部分。教学工作中的大部分都是在为学生服务。每学期需要按照培养计划为学生安排课程，并督促学生选课，为漏选的学生补选。开学初为补考学生安排考试，需要根据不同专业不影响正常上课的情况下考试，随时解决学生任何关于教学方面的问题。如，为学籍异动的学生解决选课问题、尽量按照学生意愿安排实习学校等等。当遇到各种问题不仅仅是经验能解决的，更多的是需要教学秘书从大局出发，具备吃苦耐劳、甘于奉献的精神。服务于学生重要在于根据当代大学生个性强及自我意识强的特点，使用更人性化的沟通协调方式， 针对学生不同的情况不同的问题进行积极正面的引导。高校的学生来自不同地域，性格及思想各方面都有差异，这就要求教学秘书对学生的各种咨询要给予耐心的解答。多与学生交流，给予学生更多帮助。对待学生的困惑及问题要充分听取学生的意见，并及时了解他们的学习及思想状态，以便更好地帮助学生。但要注意，尊重学生的同时也要向学生传递正面积极的信息。如，学生逃课、考试作弊，必须及时向辅导员及院系领导反映情况，根据具体情况给予处理。教学秘书的服务功能还体现在将广泛接触学生，听取他们对教师教学方法及授课形式的要求反馈给教师，使教师及时改变教学计划及方法。只有这样才能创造良好的学习环境，更好地促进教学活动的开展，使教学活动更和谐。

高校教学秘书是一个服务窗口，主要作用就是服务，为教学服务，为学院服务，为师生服务。这就要求教学秘书不断加强各方面能力的锻炼和培养。不仅要掌握足够的专业知识，还要具备一定的协调能力，更要增强服务意识。全面提高自身的综合素质，加强学习，不断更新管理理念，更好地为教学服务。在教学管理中认识到自身的位置，在思想上树立真正的服务意识以诚相待，展现出良好的素养、诚实的态度和干练的作风，为教学管理工作贡献重要力量，成为保证学校教学质量的坚实力量，确保高校教学质量和管理水平的不断提高。

参考文献：

[1]高林琴.高校教学秘书在教学管理中的协调功能[J].包头医学院学报，2008.

[2]王坤侠.浅谈教学管理工作中教学秘书的重要性[J].黑龙江科技信息，2008.

学院秘书部工作计划篇(6)

关键词： 民办高职院校 系部教学秘书 工作范围 教学工作

一、民办高职院校系部教学秘书在教学工作中的作用

“教学质量是一个学校的生命线”，教学工作是民办高职院校的头等工作。教学管理的水平和质量直接影响着教学工作效果。系部教学秘书是学校教学管理机构和系部教学组织的信息传递者，教学秘书的工作有很高的要求，其中高效细致是最重要的。教学秘书工作来不得半点马虎，因为它对教学秩序的运行起着至关重要的作用。

二、民办高职院校系部教学秘书的主要工作职责

1.做好学院与系部教学信息的传递者。

教学秘书要将学院、教务处等教学管理部门的各项规章制度及相关规定，原原本本地传达给系主任，以及各教研室、各位辅导员，使教学工作井然有序。比如，学校教学任务落实，学校调、听课的通知，学校教学检查的通知，学生选课通知，英语三、四、六级考试通知，补考、重修考试通知，考证通知，期中、期末考试安排等，都必须及时通知教师和学生。

2.将系部教学情况准确及时向主任汇报。

教师对学校和学院各类通知的疑问，学生对任课老师讲课的意见等，教学秘书都要负责将这些信息加以收集、整理，按程序上报给系主任和书记，以便系主任和书记及时采取有效的措施和相应的对策。

3.做好系部管理的教学信息整理工作。

每学期开学初，教学秘书要协助领导检查教师上课的到位情况、教师的备课情况，每学期期中要协助系部领导进行期中教学检查、调研，如每门课程是否按授课计划讲授、学生对教学方方面面的意见，这些工作大都是在主管领导的指导下进行的，教学秘书是具体的执行者，实施领导的决策，责任重大。

4.细致稳妥地完成常规工作。

系部的一切教学管理工作都必须围绕教学活动这个中心进行，既实实在在，又繁重复杂，而且应根据教学进度表做到有计划地安排，不能出现遗漏和差错。教师方面：教师课表；教学调、停课；考试、考查安排；教师各学期考试试卷收集；教师工作量统计；教师课堂教学质量评估；教师教学奖申报与审批；教师获取奖励的材料等。学生方面：新生名单；选课组织；教材征订信息的收集；学生课表；学生各学期考试试卷整理、归档；补考、重修考试；学生三、四、六级考试；计算机、考证等其他考试；学生期末成绩；学籍异动材料；毕业论文整理、归档；毕业重修统计；毕业重修试卷；毕业生证书发放；学生座谈会记录等。其他方面：参与教学评估工作；教改、教学会议记录；期中教学检查；教学文件下达及归档；教学通知下达及归档；教学情况通报；教务系统；各类表格，等等。

5.系部各种教学类档案材料管理。

档案资料主要有四类。第一，教学计划、授课计划、教学大纲、教学工作量等信息。第二，教学日历、教学进度表、教学课表等。第三，学生名册、学生档案、学生成绩表等。第四，过往的试卷、课程论文、毕业论文等。

三、民办高职院校系部教学秘书的岗位要求

从教学秘书的工作范围来看，工作的综合性是比较强的，职能也很繁杂，担负着系部教学协调、教学服务和系办公室办公等多项工作。以此看来，系部教学秘书必须具备一定的政治理论水平、计算机应用水平、文字处理能力、组织协调能力等。

1.需要具备一定的政治理论水平。

教学秘书在系办公室工作，综合办公室岗位的要求，必须有一定的政治理论水平，才能适应教学秘书的工作需要。因此，平时需要注重学习，理解掌握有关省里及学院的教学方针政策。

2.需要有一定的计算机应用能力。

教学秘书需要负责教学成绩的汇总与统计，包括正常的办公应用，一定要通晓Word、Excel等办公自动化应用系统软件的应用操作，此外，能够熟悉AutoCAD，Photoshop的使用，那就更好。总而言之，能够运用多种软件并有着丰富的实践和操作经验、能充分利用网络资源尽快搜索所需要的各种教学与办公信息是系部教学秘书必要的技能条件。

3.需要具备一定的文字处理能力。

本身要具有一定的文字基础，熟悉业务知识，如校内报告、请示，通知的起草等，这时就可以知道文字功底和语言表达能力是多么重要，如果不具备这一点，那么不论起草文件还是工作总结等方面都不得要领。

4.需要有一定的组织协调能力。

系部的教学工作是贯穿学生在校学习每一天的工作，这就需要多方沟通与协调，与系部领导的沟通来制定新的教学课表，与教师的沟通来协调系部教学的具体方案的草拟，与辅导员的沟通来通知系部最新教学安排等。

四、民办高职院校系部教学秘书的工作方法

1.坚持学习，努力提高自身素质。

加强政治理论学习和教育科学文化知识学习，努力提高自身的综合素质。在理论联系实际，不断增强理论学习效果，实现理论与实践的有机统一。在学习态度上突出一个“恒”字。“学贵有恒”，就是说学习要有毅力，贵在坚持，也就是“活到老学到老”。一名年轻的教职员工要增强学习的紧迫感和压力感，克服惰性，持之以恒，不断学习。

2.努力工作，认真履行岗位职责。

一名系部教学秘书在日常工作中除了完成自己的大量日常工作之外，还要协助系主任、专业主任工作，为教学工作服务，为本系教师和学生服务，在工作中要热爱教育事业，淡泊名利。

3.注重工作的科学性。

在安排课表时，既要考虑每位老师的工作安排，又要与系部情况相结合，认真细致，反复检查。任何一个环节出现问题，都会造成教学混乱（教师课表重合，教室冲突，等等），严重影响教学秩序。在实际工作中还要考虑个别教师特殊情况下的调课、停课，一定要及时通知相关的辅导员及管理部门，及时补课。

民办高职院校系部教学秘书是系级教学管理的主要力量之一，教学秘书的工作在系部教学管理，以及学院教学活动工作中起着重要的作用。伴随着民办高职教育的不断发展，系部教学秘书的工作内容也将更加丰富，需要学习领会的知识点将会越来越多。

参考文献：

［1］洪艳媚.高职高专院校教学秘书队伍建设可持续性发展探析.哈尔滨职业技术学院学报，2011.

［2］金琦.关于高等院校教学秘书工作的实践与思考.商业文化（上半月），2011.

学院秘书部工作计划篇(7)

系学生会锐意进取，回顾过去的半年。开阔创新，各部门工作各方面都有了较为满意的成绩，领导的引导和各部门的积极配合下，各项日常工作得益顺利的开展。本学期我将继续努力，再接再厉，将我系学生会推向新的高潮。现结合我系的实际情况制定本学期的工作计划：

一、指导思想

务实创新、团结一致、服从管理、热情活泼、真诚服务。

二、工作重心

首要工作需做好迎新、纳新等日常工作，新学期之际。并配合好学院在开学之际的繁忙工作。本年度学院将被核省级示范性高职院校，将围绕这个重心开展各项工作及活动，力求创新和实务，用最完善的工作方式完成院校下达的各项活动，并将学院两项工程建设—文明修身和学风建设，本学期内继续做好。

三、工作内容

与我系团总支密切配合。一把我系学生会建设成一个团结、积极、向上的团队。

二树立学生干部的良好形象。

三加强日常管理工作力度、改善不合理的工作方法。

四丰富学生的课余生活。

五积极配合学院、系部领导的各项工作。

四、工作分工

系部根据学院、本系的各项活动，本学期。根据各项工作的实际情况将任务划分到各部门，有分工也有协作。

五、工作态度

系学生干部不仅在工作上互相帮助、互相理解、互相尊重，工作中。还要在学习和生活方面相互照顾，日常生活中，帮主同学、老师解决遇到麻烦，要做到民主化、人性化、科学化、合理化。服从领导的管理和争取领导的帮主，要积极听取和采纳各个成员合理的意见和建议。学生干部就要实实在勤勤恳恳的为学生服务，就要肩负着一分责任，学生干部之间取长补短这样一个团体才有每个人发挥的地方，才能发挥团体的最大作用。

五、工作宗旨

要有奉献精神、团结意识、对工作的热情、认真负责、务实创新。

六、部门工作计划及分工

一秘书部工作计划：

①、树立资料管理意识

更有利于学生会的统一管理。所以修改并完善本届学生会所有工作文件仍将是本届秘书部工作的根本。学生会的资料包括各项规章制度、会议记录、通讯录、各部的工作总结和计划等。学生会所有工作文件及考勤文件等由秘书部人员保存，保管好各项资料不仅方便学生会成员的查阅和了解。所有电子版文件由秘书部人员定时进行统一整理。

②、进一步提高秘书部的工作效率

秘书处将较为散乱的文件加以归档整理，接下来的一个学年里。(本文是工作实用文档频道提供的范文)便于以后的调阅，提高今后的工作效率。此外，随着工作的全面展开，各种陈旧的规章制度亟需改进。为此我秘书处将时时处处关注学生会各项工作的开展，保持与时俱进，不断丰富和发展各项规章制度，为今后学生会工作的开展做出自己应有的贡献。

③、与各部门紧密联系

秘书部需要与各部紧密联系，作为一个非职能部门。参与到各部的活动中去记录并监督。这样才能使整个学生会的工作及秘书部的工作得到更好的完善。

善于总结、反思④、不断吸取经验教训。

并加以总结经验教训，秘书部应及时发现工作中的不足之处。争取在以后的工作中能够扬长避短，做到更好！