浅谈财会电算化的基础工作:会计电算化及其对财会业务内部控制的影响

摘要:会计电算化是会计工作的发展趋势。分析目前会计电算化工作在会计无纸化、电子原始资料的审核与确认、电算化安全等方面所存在的问题,研究会计电算化对会计业务内部控制的影响,并以此爲基础探讨加强电算化系统管理的内部制度建设问题,以确保财会实行电算化後的系统正常、安全、有效地运行。

随着科学技术的发展,电子电脑资料处理技术已在会计领域广泛运用。会计电算化使会计人员从繁重的手工核算报表中解脱出来,提高了会计资讯的及时性、正确性、全面性,但同时也给会计人员带来了许多新的问题。本文就此作一些初步的探讨。

1 会计电算化面临的几个问题

1.1 会计无纸化中存在的问题

在手工会计环境下,企业的经济业务发生均记录於纸张之上,并按会计资料处理的不同过程分爲原始凭证、记账凭证、会计账簿和会计报表。纸张上的书面资料形成会计人员所熟悉的会计证据原件,这些纸质原件的资料若被修改,则容易辨别出修改的线索和痕迹,这也是传统纸质原件的一个基本特徵。但是,在电脑网路资讯系统中,原来纸质的会计原始凭证的资料被直接记录在磁片或光碟上,由於在技术上对电子资料非法修改可做到不留痕迹,这样就很难辨别哪一个是业务记录的“原件”。然而,在电子资料形成和存储管理过程加强控制和传统观念转换的条件下,电子资料像纸张凭证一样可作爲会计的原件。如果法律上不承认电子资料可作爲资料“原件”,那麽许多资料就要模仿手工操作的方法形成纸张式的原件,会计的无纸化也就无法开展,并进而影响会计电算化的进程。

1.2 电子原始资料的审核和确认

在现有的会计电算化环境下,绝大多数会计还保持着传统的纸张式的凭证审核和手工编制会计记账凭证方式,因而,在电算化初期,会计原始资料的审核仍然沿用传统方法。但是,随着会计电算化的进一步发展,面对“无纸”的会计资料,会计人员特别关心的是怎样审核和确认存放在电脑系统中的资料与业务发生时的原始形式是一致的。磁片和光碟的资料可通过适当的电脑工具修改并且可以做到不留任何修改“痕迹”,因此,确保这些电子资料是以原始形式保存下来是无纸资讯系统的关键。在无纸化的资讯系统环境下,电子原始资料经审核和确认後,就可利用会计记账凭证编制的软体模组自动生成电子记账凭证,自动形成後的电子记帐凭证就不让任何人修改,而且由这些电子记账凭证或电子原始资料直接生成的电子记账凭证、电子账簿和电子报表都是派生性的资料,如果所用的软体是正确的,会计系统中的派生资料的正确性、真实性和完整性完全取决於电子原始资料。

1.3 会计电算化工作中的安全问题

现有的会计应用软体系统在设计、开发阶段,普遍存在着系统需求中安全需求少、软体设计重功能轻安全的现象,软体设计选用的语言和资料库考虑安全性能少,以至软体投入运行後暴露诸多安全隐患,如资料库呈开放状态、易於打开、应用系统软体存在安全问题等。这类现象和问题目前还尚未得到彻底的改变,同时,许多安全设施并未配置齐全,特别是硬体自身安全性能低,造成的结果是由於硬体的安全问题直接影响会计应用系统软体的正常运用。另外,还有操作和管理人员安全意识淡薄、操作密码管理不严格、安全管理制度检查落实不到位等问题。

2 会计电算化对会计业务内部控制的影响

电算化财务系统的内部控制,既包括原来的手工账务过程,又包括程式设计、电算账务处理过程。由於会计电算化是以电子电脑爲主的当代电子资讯技术应用到会计中的简称,是用电子电脑代替人工记账、算账、报账,以及部分替代人脑完成对会计资讯的分析、预测、决策的过程,是现代社会大生産和新技术革命的必然手段。

2.1 内部控制形式的变化

(1) 原手工操作下一些内部控制措施在电算化後没有存在必要性。如编制科目汇总表,凭证汇总表,试算平衡的检查,总账、明细账的核对;

(2)原手工操作下一些内部控制措施在电算化後转移到电脑内了,如凭证借贷平衡校验,馀额发生额平衡检查。可见,电算化会计除了人这个执行控制的主体外,许多内容控制方法主要通过会计软体来实现的,因此,电脑系统的内部控制也由手工条件下的单一制度控制转变爲程式控制和制度控制。

2.2 内部控制制度内容的变化

电脑技术的引入,给会计工作增加了新的工作内容,同时也增加了新的控制措施,如电脑硬体及软体分析、编程、维护人员与电脑操作人员内部控制,以及电脑机内及磁片内会计资讯安全保护、电脑病毒防治、电脑操作管理、系统管理员和系统维护人员的岗位责任制度等。

3 加强电算化系统管理的内部制度建设问题

实行电算化以後,系统的正常、安全、有效运行的关键是操作使用。如果单位管理制度不健全或实施不力,都会给各种非法舞弊行爲以可乘之机。因此,会计主体的改变,也给内部控制下的制度赋予新的内涵。

3.1 严格机构和人员的管理与控制

会计核算软体投入正式使用後,对原有会计机构必须做相应调整,对各类人员制定岗位责任制度。会计电算化後的工作岗位可分爲基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位可包括:会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位;电算化会计岗位包括:直接管理、操作、维修电脑及会计软体系统等工作岗位。机构调整必须同组织控制相结合,以实现职权分离,有效地限制和及时发现错误或违法行爲。如规定系统开发人员和维护人员不能兼任系统操作员和管理人员等。

3.2 严格系统操作环境管理和控制系统

操作环境包括系统操作过程以及系统的维护。操作程式控制主要通过制订一套完整而严格的操作规定来实现。操作规程应明确职责,操作程式和注意事项,并形成一套电算化系统文件。如规定交接班手续和登记运行日志,规定资料备份及机器的使用规范,规定软碟专用以防病毒感染。系统维护包括硬体维护和软体维护,硬体维护主要包括:

(1)定期进行检查并做好记录;

(2)在系统运行过程中出现硬体故障要及时进行故障分析并做好记录。而软体维护包括正确性维护、适应性维护、完善性维护3种。

3.3 建立电脑房管理制度

实行电算化以後,设立电脑房的主要目的是:给电脑设备创造一个良好的运行环境,保护机器设备;防止各种非法人员进入机房,保护机内程式和资料的安全。

具体措施包括:

(1)对进入机房内

的人员进行严格审查;

(2)保证机房设备安全的措施。如机房防火规定等;

(3)保证电脑正常运行措施。如机房防潮、防磁及 温等方面的规定等;

(4)会计资料和会计软体安全保密的措施。如数据备份规定及不准在电脑上玩电脑游戏等规定;

(5)修改会计核算软体的审批和监督制度。如规定会计核算软体的修改需报经单位总会计师批准等。

3.4 建立健全的档案管理制度

这些档案主要是指列印输出的各种账簿、报表、凭证、存储会计资料和程式的软碟及其他存储介质。系统开发运行中的各种文档及其他会计资料的功能是负责系统内各类文档资料的存档、安全保管和保密工作,而档案管理一般通过制定与实施档案管理制度来实现,一般包括:

(1)存档的手续必须有会计主管和系统管理员的签章才能存档保管;

(2)各种安全保证措施,如备份软碟应贴上保护标签应存放在安全、洁净、防潮的地方;

(3)采用磁性介质保存会计档案要定期进行检查和定期复制,防止由於磁性介质损坏而使会计档案丢失。此外,还应高度重视电算化人才的开发与培养,并爲此提供必要的物力、财力,以造就一支高素质的财会科技队伍,爲会计电算化工作提供人力和智力支援。

浅谈财会电算化的基础工作:分析财会电算化的发展趋势

[摘要]本文从财会电算化的发展趋势和财会电算化发展过程中出现的问题两方面分析了目标论题,希望给财会电算化的从业者一定的启示。 [关键词]财会电算化;发展;趋势 电子计算机技术的飞速发展,在许多领域得到了不同程度的应用;财会电算化,就是指电子计算机技术在财会工作领域的应用,它借助计算机的数据处理系统和

网络技术,部分地代替人脑,进行财务工作的收支核算、财务管理;提高了财会工作的效率和准确性;随着计算机技术的进一步发展和电子商务平台的不断完善,财会电算化将向更深的层次迈进。

一、财会电算化的发展趋势

1.向电子商务领域靠拢

电子商务是利用计算机网络技术和相关的电子系统作为平台而从事商业活动;电子商务为商家的贸易活动提供了一个交流和合作的平台,它不需要企业或者商家有多大的门槛,基于这一点,对许多开拓业务活动的企业有着很大的吸引力;并且电子商务具有方便、快捷、效率高的优势,不需要动用企业大量的人力和物力资源就可以完成交易和洽谈合作;现代企业都看到了电子商务的巨大潜力,因此都很注意自己企业网站的构建和维护工作,利用网上银行进行业务的结算,并充分宣传自己的企业品牌,期望获得更多的合作机会和贸易机遇,从而提高企业的经济效益和社会知名度。财会电算化是基于计算机技术的基础之上的,计算机技术的应用是电算化的必备条件,企业的经营和贸易活动的过程中,财务部门都会详细地记录每一笔开支,并做好档案存储工作;因此这一系列的过程会产生大量的财务数据和说明资料,如果是人工处理会相当地繁琐,而且出错率也较高;财会电算化能够高效地解决这些问题,利用信息技术和网络技术,可以借助多个不同的途径进行数据和资料的收集、整理工作,并按照相关的政策和规定将这些信息进行存档和进一步加工,形成完善的会计信息系统,并传达给企业相关部门,让他们对企业的收益情况有一个详细的掌握,让他们根据这些信息作出科学的决策,进行有价值的经济活动。随着电子商务的不断发展和完善,财会电算化逐渐向电子商务领域“靠拢”,财会电算化的相关目标和要求逐渐以适应电子商务发展的趋势为主,当然,这是在保证财会电算化实现基本职能的基础之上进行的;在发展趋势上,财会电算化在网络技术领域逐步完善,首先,建立了财会的数据库系统,能够使收集的会计信息和数据在网络范围内实现资源共享;第二,加强财会管理和计算机网络技术的融合,使业务数据能够进行自由、顺畅的交流;第三,建立与电子银行之间的联系,连接财会核算系统和银行的账务系统,使网上的财务交易更加安全,使电子签证提高保密性;第四,制定财会电算化系统进行数据交换的参数标准,使财会电算化系统能够具有高效率地监督经济业务的功能。

2.财会电算化向管理会计的趋势演进

财会电算化系统是由不同的版块组成的,不同版块的数据信息的交流和联系才使这个系统发挥着整体性的作用,供应链由不同的环节连缀而成,不同的环节都具有着企业生产和经营发展的特定信息,方便企业管理者通过这些信息作出科学合理的有效决策,提高企业的综合效益;这个综合性的系统对于货币信息和非货币信息都有不同程度的反映,提供的信息是真实而具有时效性的;财会电算化系统提供的信息是齐全多样的,对管理会计思想有很明确的体现,兼有成本管理思想,能够满足不同用户类别的需要;这一套系统具有预测功能、计划功能、并辅助决策和对经营活动的过程加以控制和监督,并作出评价和分析;在成本管理的环节中,包括成本核算、项目会计和利润会计分析等,都体现了管理会计的理念;财会电算化系统的考核管理方式也有所完善,在不同的发展阶段有不同的任务,比如,在事前要加强计划的制定,在事情发展的过程中要加强控制和监督,在事后注重评价和反馈;这三个方面在供应链系统中已经有明确的反映;一方面,能够保证资金和产品流通的一致性,能够达到同步记录,因此反映交易情况的时效性是很强的,产品卖出,资金回笼,会及时生成财务资料,这是通过会计电算化核算方式完成的;企业通过资金的流入和流出状况可以获得与之相关的经济活动,使以前的资金信息晚于产品交易信息的情况发生了本质性的逆转,有利于企业管理者根据失效信息及时作出有益于企业经营发展的决策;另一方面,管理的一般流程在供应链中体现得很明显。

二、财会电算化发展过程中出现的问题

1.安全问题

如今网络信息的安全受到多方面的挑战,在会计电算化领域同样面临安全性的问题,电算化系统会受到病毒和黑客的非法入侵,造成系统不能正常运行,并且信息 可能会泄露,给企业的信息保密和安全构成很大的威胁。因此,完善电算化系统的安全设置具有重要的意义,电算化应用的软件要定期更新和杀毒,及时修复相关的漏洞。 2.缺乏财会电算化的专业人员 目前,高校和职业学校的专业设置中,包含了会计专业、财务管理专业以及计算机专业,但并没有将计算机专业和财会专业相结合,因此

,并没有直接的财会电算化人才;从事这个 行业的人员要加强岗前培训,并且,高校和职校应该开设财会电算化课程,培养专业人才。

3.电算化管理制度没有得到落实

财会实现电算化管理,必然需要一套与之匹配的制度来支持,现阶段,企业内部都有一套电算化管理的制度,但问题是没有落实到实处,引起这方面的原因,一是制度不够现实,不符合实际情况;二是监督不够,没有切实执行。因此,企业应该制定合理的电算化管理制度,并加强监督,保证制度起到应有的作用。

三、总结

以上探析了财会电算化的发展趋势和发展过程中出现的相关问题,希望能够给财会行业一定的启发,财会电算化正在进一步的发展和完善之中,具有很广阔的应用前景,各个领域应该积极完善财会电算化系统,使财务管理进入一个新的发展领域,给企业部门的财务核算带来便利。

浅谈财会电算化的基础工作:谈财会电算化的基础工作

【摘 要】随着经济的不断发展,经济业务与经济事项日益增多,会计核算的任务也不断的丰富。为了满足其需要,会计核算除了使用传统的核算工具及技术以外,还要借助于现代化的核算工具及核算方法,在使用这些工具及方法,财会部门要做好电算化基础方面的工作,才能为其服务并提高财务管理工作。

【关键词】财会;电算化;基础

工作

21世纪,是计算机的时代。计算机具有运算速度快,精度高等无以复加的优势,被广泛运用于各行各业,改变了世界,带来翻天覆地的变化。当计算机被运用到会计实务中时,财会电算化便应运而产生,掀开了会计业发展的新篇章。

财务电算化故名思义,曰:电子计算机为主的当代电子技术和信息技术与会计实务相结合的时代产物,是一个应用电子计算机实现的会计信息系统。财务电算化实现了数据处理的自动化,它的使用极大地减轻了会计人员的劳动强度,不仅提高了会计数据处理的时效性和准确性,更是提高了会计核算的水平和质量;财务电算化的运用,有利于经营管理水平的提高,令财务会计管理由事后管理向事中控制、事先预测转变,为管理信息化打下基础。它推动了会计技术,方法,理论创新和观念更新,促进会计工作的进一步发展。财务电算化,是会计发展史上的一次重大革命,是会计发展的需要,更是经济和科技对会计工作提出的要求。

一、硬件方面的基础工作

会计人员应有所准备,掌握一定的计算机基础知识和必要的基本操作技能。工欲善其事,必先利其器。要使用现代化的计算机技术开展工作,需要会计从业人员具备一定的计算机基础理论知识和基本的操作技能。在大中型企业中,一般管理岗位的员工都通过了计算机应用能力方面的培训考核,作为会计从业人员,最好能够达到财政局认可的会计电算化中级水平,只有这样,才能从容面对会计电算化的一系列问题。会计电算化中级考试中就包括了有关计算机操作系统的熟练使用、一般办公软件的应用、财务软件的实际运用等知识,尤其是微软办公软件中的EXCEL内容对会计工作帮助很大,很多日常会计核算中的辅助工作以及财务数据分析等方面都要用到。单位里还要准备财会电算化的计算机设备,如计算机、服务器、显示器、u盘、硬盘等基础工作。

二、软件方面的基础工作

无论是通用的商品软件还是针对本单位定点开发的,亦或是通用与定点开发相结合的会计软件,都具备处理数字信息快捷、准确的特点,这也是计算机技术的优势所在。企业实行会计电算化,在初始化之前要制定具体的实施方案,在确定准备使用的软件后,便要在符合会计政策、会计原则的前提下,根据企业自身的需要进行系统初始化设置,然后将期初数据录入,这个过程就如同我们选购新房后,在不改变房屋结构的基础上,根据个人需求、喜好进行内部装修,布局计划,一切就绪后才搬入家具正式入住。在建账之初,会计人员要遵循财务会计制度的要求,选择好适合本企业的会计核算方法及核算体系。另一方面会计科目设置时,除了要按照企业会计制度中规定的会计科目名称和代码设置一级总账科目外,还要根据本单位的实际业务,设置二级科目甚至三级、四级科目,做到名称简洁,编码遵循软件要求,尽可能在初始阶段考虑周全,因为建账以后,有了数据的科目将不能再修改名称和编码。在会计电算化的实际应用过程中,应充分利用会计软件的功能,如新的会计科目代码很长,一级总账科目即有四位编码,每增加一级又增加两位编码,不易记忆。但软件本身提供了“助记码”功能,可以将常用的会计科目用简便易记的数字代替,这样就能加快会计凭证的录入速度,对提高日常会计核算业务的工作效率有很大帮助。

三、人员培训方面的基础工作

(一)更新培训内容,完善会计人员会计电算化知识结构体系,丰富相关计算机知识,具体地说一方面是要加大会计信息系统和会计电算化的理论知识比重,要求会计人员掌握会计核算软件功能结构,数据处理流程,具备计算机基础知识,懂得简单操作与维护,能运用office等办公软件,熟悉Internet的知识;另一方面要能适应知识经济环境下新的会计分支如人力资源会计,或新的商务模式(如电子商务)等对传统会计电算化内容扩充的要求。

(二)充分利用计算机与互联网资源,丰富会计电算化培训的方式

知识经济时代计算机网络发展迅速。以网络为媒介,采用远程教育或兴办教育网站的方式,既可以及时更新会计人员的电算化及相关知识,又可以解决培训时间、场地不足的问题,官方网站与软件供应商网站还可以优势互补,从政策与实务两方面提供会计电算化培训所需材料。

(三)建立良好培训机制, 完善培训制度,落实培训效果 从宏观来看,可改革现有的会计电算化人员培训上岗证制度,使会计电算化培训成为会计人员从业资格教育及后续教育的一个组成部分;从微观企业来看,可制定企业内部培训制度,有计划有组织地开展内部培训工作,并明确奖惩以激励会计人员,形成良好的组织培训和自我学习的环境。 (四)培养会计电

算化骨干力量,带动会计人员素质的提高

在几年的会计电算化工作中,发现短时间内要普遍提高会计人员素质是不很现实的。但会计人员会计电算化知识的缺乏又会成 为制约企业会计电算化实施效果的瓶颈。为充分利用会计电算化优势和所用软件的功能,应付日常会计电算化实施过程中遇到的问题,缓解技术压力,降低咨询维护费用,建议实施电算化的单位根据实际情况进行会计电算化方面的人力资源投资,培训数名具有较高计算机应用与维护能力,熟知财务软件知识,对计算机与会计电算化相关知识有一定了解的会计人员,既可提高本单位会计电算化应用水平,又可在必要时在部门内开展不定期的培训活动,带动其他会计人员素质的提高。

财务电算化,是顺应时代的产物,公司和会计人员都应引起足够多的注意,并且为这一潮流做足应对措施。毕竟在这个科技化的时代,谁利用好了这个“聚宝盆”,谁就会遥遥领先。

财会电算化是一个人机相结合的系统,其基本构成包括会计人员、硬件资源、软件资源和信息资源等要素。要失现完善的电算化,这几方面必须失现完美的结合。

作者简介:贾林秀,会计师,现供职于四川省广元市会计财政协会,从1993年开始一直在协会从事财会电算化的教学工作,有扎实的理论基础及丰富的教学实践成果,在全国刊物多篇,研究方向:财务管理及会计电算化。

浅谈财会电算化的基础工作:财会业务会计电算化影响

［摘要］

会计电算化指的是将计算机与信息处理技术融合到行政事业单位的财务工作中，并且通过计算机来取代人来进行记账或者其他代替人类来完成的会计信息的相关工作。包括对于会计信息的分析、处理以及预测等方面。对于我们国家会计电算化的发展现状进行了阐述，对其中存在的问题进行探究，并以此作为理论基础，对于会计电算化对财会业务内部控制的影响进行了分析和探讨。希望可以帮助促进行政事业单位内部财会制度的建设，同时也为行政事业单位会计电算化的实施提供一些参考。

［关键词］

会计电算化；财会业务；内部控制

一、我们国家会计电算化的发展现状及存在的问题

（一）无纸化问题

在以往的人工会计操作中，行政事业单位的所有经济行为都被会计记录在有形的纸上，而这种有形的纸张也就为行政事业单位提供了一些凭证和原件。这些纸张上的记录不容易被改动和删除。而在当前的会计电算化时代，所有的经济行为都被记录在电脑的系统当中，所有的凭据和原件都被保存在电脑的硬盘当中，可以随意地进行无痕迹的修改，从而无从区分哪一个是原始数据。另外，这种电脑硬盘中储存的电子数据也不被法律所承认，所以也就无法作为凭据产生法律效应。这也是影响会计电算化发展的一个主要问题。

（二）会计电算化的发展现状

目前来看，一些行政事业单位所使用的会计电算化系统都是符合行政事业单位自身特点的系统模式，通过这种计算机会计信息系统来进行以往的会计工作，大幅度地增加会计工作的效率和准确度，从而提升行政事业单位财会业务的运行速度。但是通过调查发现，很多行政事业单位在应用会计电算化方面依然处于初级阶段，对于计算机会计信息系统的使用也只是停留在核算阶段。对于电算化的功能不是非常了解，同时对于电算化的使用也不是特别专业。另外，他们对于会计信息系统的维护和管理也没有足够的了解。

（三）行政事业单位对于电算化的认识不够充分

目前来看，很多行政事业单位对于会计电算化的认识还不够充分，在这些行政事业单位看来，会计电算化不过就是用电脑来进行记账而已。同时，一些行政事业单位的财务人员对于会计电算化也没有一个深入的了解，导致对于会计电算化没有一个合理的利用，从而无法利用会计电算化来提升行政事业单位的财会业务运行效率。另外，会计电算化的相关专业人才也非常稀缺，目前来看，这些会计电算化相关人才只是实现了对会计信息系统的操作，对于财务的知识以及系统的升级和维护知识还有待于培训和提升。

二、会计电算化对财会业务内部控制的影响分析

（一）财会业务内部控制范围增大

在以往的人工会计操作环境当中，财会业务对于行政事业单位内部的控制仅仅是针对行政事业单位的经济行为，并且通过纸制的凭据来进行实施，从而设定行政事业单位生产部门在某一个时间段所要完成的生产总量。同时在实施的过程中来实现对于行政事业单位内部的控制。而会计电算化则是需要通过会计信息系统来对行政事业单位的经济行为进行记录，所以对于行政事业单位内部的控制也就包含对于会计信息系统的管理和维护，同时还包括会计信息系统软件的购买和升级、网络安全的管理以及电脑硬件和软件的管理等等。由此可见，财会业务对于行政事业单位内部控制的范围在增大。会计电算化的出现也使得行政事业单位内部的控制制度进行了改革和升级。由于会计电算化的出现，现有的财会部门又新增了财会系统开发部门、财会系统维护部门、数据档案管理部门以及财务管理部门。在这些部门当中，财务管理部门是整个系统的核心。会计电算化的发展也为行政事业单位带来了很多新的内部控制方法，例如权限的设立以及对于系统数据的纠错等。总的来说，计算机对于行政事业单位内部的控制远远比人工的控制更加稳定以及准确。计算机的管理是建立在程序设定当中的，相对于人类的管理而言更加严谨，效率也更高。所以由于这种高效和准确的管理方式，使得财会业务对于行政事业单位内部的管理范围可以增加得更大。

（二）对于财会业务环境造成的影响

在行政事业单位引进了会计电算化之后，这种新的信息处理方式使得行政事业单位的整个财会业务环境发生较大的改变。包括信息处理的速度以及人员的组成都有了一定的改变。因为在引入了会计电算化之后，行政事业单位的财务部门基本都是用电脑来进行财会业务工作，所以原有的财务部门还会增加一些类似于负责销售预测的职位以及人力资源规划的职位。另外，随着我们国家信息技术的飞速发展，远程的信息处理已经在行政事业单位财会部门得到了普及。以往一些需要在电脑上进行操作的业务，现在通过互联网，利用手机或者其他移动设备也能够进行处理。同时，以后由人处理的业务，也会由电脑能自行处理。以往由多个部门来共同进行处理的工作，现在通过会计电算化系统，单个部门就可以完成。

（三）对于会计信息处理造成的影响

以往的人工会计环境中，通常是利用结构控制的手段来进行行政事业单位内部的控制，并且涉及各个岗位的相互制约。通过多个财务人员分别对行政事业单位的经济行为以及账目进行记录，最后进行核对，从而通过这种方式保证数据的准确性。并且通过这种多凭证的方式能够有效地避免凭证的改写以及伪造。但是在会计电算化系统进入行政事业单位财会部门之后，所有的控制手段以及核对方式都发生了一定的改变。以往由多个人员进行的操作，现在只需要电脑就可以完成。这种转变也就使得行政事业单位对于会计信息的处理更加高效，也更加准确。

（四）对于财会凭证造成的影响

在会计电算化引入行政事业单位的财会业务当中时，行政事业单位的财会业务处理方式也发生了比较大的改变，例如财会凭证以及财会报表的处理方法和财会信息的处理以及存储等。以往的一些通过纸张来进行记录的财会信息都会逐渐减少，并且由电子信息所代替。随着互联网技术的升级，电子商务已经得到了广泛的普及，使得行政事业单位的经济行为现在大多数都是通过网络来进行，这也就使得一些经济信息和交易信息直接可以保存在计算机当中，一些以往所存在的单据将没有存在的必要。一些原有的对记录信息进行审核的工作现在也由电脑取代了，从而省去了人力成本。

总的来说，会计电算化对于行政事业单位财会业务的内部控制影响非常大，这种影响对于行政事业单位的内部管理是非常有利的，同时也能够有效地对行政事业单位的资产进行保护，为行政事业单位做出决策提供好的参考。本文通过对我们国家会计电算化的发展现状及存在的问题进行探究，同时对于会计电算化对财会业务内部控制的影响进行了详细的分析，希望可以帮助行政事业单位提高对会计电算化的认识和了解，同时也为行政事业单位利用会计电算化对财会内部进行控制提供一些参考。

作者：罗晓莉 单位：江西九江学院

浅谈财会电算化的基础工作:财会专业视域下的会计电算化论文

一、会计电算化理论论述

（一）会计电算化定义

会计电算化是利用电子计算机进行会计账务处理，完成对会计信息的核算、分析、预测和决策的会计管理工作，是计算机技术和现代会计相结合的产物。它是现代企业信息管理系统的一个重要组成部分，包括现代信息管理技术在会计领域的开发、使用、培训、服务、制定和执行法规制度，实施微观于宏观管理会计业务和会计管理现代化的全部[1]。同时，它既是提供以财务信息为主的信息系统，同时又是参与财务管理的一种管理活动。

（二）会计电算化目标定位

从我国会计实践来看，会计电算化实施被赋予以下几个层面目标：

1.提高财会工作效率

利用计算机技术的特点，把繁杂的记账、结账、报账工作交给高速的计算机处理，减轻财会人员的劳动强度，并且由于计算机的精确性和确定性，可以避免手工操作产生的误差，以达到提高财会工作效率的目的。

2.促进会计职能的转变

手工条件下，财会人员被繁重的手工核算工作所包围，没有时间和精力更好地发挥会计参与管理、决策的职能，而通过电算化，使财会人员解脱了繁重的手工核算，有时间和精力参与企业管理及决策，更好地为提高企业现代化管理水平服务。

3.准确、及时地提供会计信息

手工条件下，由于会计信息需要记录、加工、整理，使需要会计信息者不能及时得到信息，这不利于企业经营者掌握经济活动的最新情况和存在的问题；而电算化后，大量的信息都可以及时记录、汇总、分析、传送，保障向企业管理者准确、及时地提供会计信息。

4.促进会计工作规范化

会计电算化，给会计工作增添了新内容，从各方面要求会计人员提高自身素质，更新知识结构，一方面为了参与企业管理，更多地学习经营管理知识，另一方面还必须掌握电子计算机的有关知识。好的会计基础工作和规范的业务处理程序，是实现会计电算化的前提条件，所以会计电算化也要求会计工作的规范化。

（三）会计电算化基本原则

1.法制性原则

企业实施会计电算化的各项工作，都必须以有关法律制度为原则。不仅要遵循我国的会计制度、财务制度及有关法律；遵循财政、财务部门会计电算化管理制度；还要遵循本企业的财务制度，从而保证机构设置的合法性，岗位分工和人员职责的合法性，操作使用的合法性，输入、输出及内部处理的合法性，输入数据的合法性及输出信息及格式的合法性。

2.效益性原则

提高经济效益，是会计电算化的最终目标。[7]首先，提高经济效益，也要从两方面考虑，一是直接经济效益，即直接投入直接产出的效益；二是间接经济效益，即由于会计电算化而引起企业的现代化，产生的非直接经济效益。其次，在系统实施前，应围绕企业的最终经济效益开展从经济效益、技术力量、管理水平、各种约束条件进行整个系统的可行性分析，以确定是否具备条件进行会计电算化。再则要从会计电算化能否节约企业的流动资金占用量，能否准确、及时和全面地提供财务信息，能否提高企业管理工作的效率和质量，以及决策水平等方面着手促进提高经济效益。此外，要在系统设计过程中，力求降低设计开发成本，提高会计信息系统的质量。

3.系统性原则

要形成以整体观点、关联观点、发展观点、最优观点在内的系统观点来进行会计电算化实施工作。一是注意内部与外部相联系。会计部门作为企业管理的一个重要部门，与其他职能部门是密切联系的。因此，实施会计电算化时，应考虑把会计信息系统作为企业管理信息系统中的一个子系统，既要分清各子系统的界面，又要设置好各子系统之间的接口，做到数据信息共享，减少数据冗余。二是注重局部目标与整体目标相结合。电算化会计信息系统可分许多子系统，实施会计电算化，不可能一次全部完成各子系统，必须分阶段进行。在进行分部子系统设计实施时，必须要有全局的观点，以确保整体系统的完美组合。

4.规范性原则

包括系统设计的规范性，管理制度的规范性，数据信息的规范性等。有了这些规范性的要求，可避免由于人的主观因素而造成系统实施的偏差，从而避免会计电算化工作失败的可能性。

5.可靠性原则

可靠性是会计电算化系统能否实际使用的前提。影响系统可靠性的因素很多，主要包括[8]:(1)准确性。即输入数据及操作的准确性，在易出现错误和失误的地方，应建立尽可能完善的检错和纠错系统，进行重点防护，保证输入数据及操作的准确性。(2)安全性。要求有一套完善的管理制度和技术方法，防止系统被非法使用及非法改动。此外，还应有系统破坏后的恢复功能等。(3)易扩充性。即整个系统在运行周期内，由于环境条件的变化，从而要求系统随之进行改变的难易程度，易扩充性要求对系统的修改和扩充能够非常容易地进行。

二、会计电算化在我国的应用现状

会计电算化是会计工作进入信息化的基础，是今后企业决策的重要依据，经过实践证明，我国会计电算化发展的形势和基础比较好，基本完成手工记账向会计电算化记账的转变。随着电子商务的不断发展，会计电算化正从简单的会计核算系统向综合的管理信息系统转变，形成以会计软件为核心，集管理、分析为一体的会计电算化管理信息系统，因此对会计电算化提出了新的要求。目前，由于财会工作自身的特点，现阶段我国会计电算化工作缺乏统一的规划和组织协调，内部控制制度仍不完善，存在着许多问题。

（一）我国电算化事业起步较晚

人们的思维观念还未充分认识到电算化的意义及重要性。多数单位电算化都是应用于代替手工核算，仅仅是从减轻会计人员负担、提高核算效率方面入手，根本未认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性，使现有会计提供的信息不能及时、有效地为企业决策及管理服务。同时在软件更新及硬件投入等方面支持力度不够，更不用说建立企业内部局域网以及注册自己的网站，根本没能力利用信息技术

（二）财会专业人员计算机知识的欠缺

一般会计人员所掌握的知识、理论仅能满足手工会计核算，而会计电算化的应用对会计人员提出了更高的要求。既要求会计人员要掌握一定会计专业知识，还要掌握相关的计算机知识，财务软件的使用技术以及保养和维护。一般会计人员业务经验丰富，但计算机专业知识却很匮乏，难以胜任用计算机处理会计业务工作。表现较为突出的是对财务软件的应用方法掌握的不够透彻和熟练，对软件的认识有局限性，对软件运行过程中出现的故障不能及时排除，导致系统不能正常运行。这个问题已成为企业快速实现会计电算化的障碍。

（三）重视账务功能，忽视管理功能

一直以来，我国的会计工作主要从事事后核算，事前的分析预测和事中的控制因计算复杂而很难进行。会计电算化的运用和发展可以极大地发挥电子计算机卓越的计算功能，将财会人员从繁重的算账、报账工作中解脱出来，把主要的精力放在加强财务管理方面[9]。然而，我国实行会计电算化的单位却存在着重视报账功能忽视管理功能的现象。采用软件的材料核算、工资核算、固定资产核算等内容功能较强，而具备管理型功能的成本核算、财务指标分析体系以及资金供求预测等模块，根本没有设计或内容过于简单，功能不全。并且查询功能也不健全，限制了其管理功能，没有充分发挥会计电算化对加强财务管理的功能。

（四）会计软件通用性差、集成化程度低

近几年不少财务软件厂商基本是一套软件使用于不同类型、不同规模的用户，对行业特征和单位的核算特点考虑不够，导致不少施行电算会计的单位，仍要会计人员做大部分的辅助工作，致使一些企业对会计电算化处于观望之中。我国会计电算化软件的应用暴露出一些难以克服的弱点，如系统初始化工作量较大，系统体积大，企业难以增加自己所需要的功能等等，而仅就会计电算化系统看，其材料、工资等各核算子系统之间又彼此分隔，缺乏会计数据传输的实用性、一致性和系统性[10]。另外，一个公司购买的会计软件是不能与从另一个公司购买的其他软件联系在一起的，结果会计电算化系统往往独立于其他子系统，无法进行数据交换、信息共享和控制管理，不能与企业内其它管理子系统(库存、销售、人事等)集成融为一体，很难形成整个企业管理信息系统。

（五）数据保密性、安全性差

很多时候，财务上的数据，是企业的绝对秘密，在很大程度上关系着企业的生存与发展，但几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋，却没有几家软件认真研究过数据的保密问题[11]。例如成都某公司计算机被盗，内存价值百万元的资料而无任何加密防范措施，该公司的损失已远远超出了计算机本身的价值。而有些软件所谓的加密，也无非是对软件本身的加密，防止盗版，不能真正起到数据的保密作用，安全性上，更是难如人意，系统一旦瘫痪，或者受病毒侵袭，或者突然断电，很难恢复原来的数据。

三、以有效对策途径强化我国会计电算化持续发展

（一）转变观念，理清思路，充分认识到会计电算化的重要性

会计电算化的普及应用不是一个单一的会计手段的转变问题，当南方经济发达地区的企业已普遍采用了ERP资源管理系统实现了信息化管理，计算机集成制造系统、适时制造系统以及零库存、全面质量管理等新的管理理念和技术，并被广泛应用于企业的生产经营为企业带来了巨大的经济效益之时，内地的大部分企业仍固步自封，必然跟不上经济发展的步伐。

（二）规范会计电算化基础工作管理

会计基础工作主要指会计制度是否健全，核算规程是否规范，基础数据是否准确、完整等，这是搞好电算化工作的重要保证。为保证电算化的顺利实施，企业应制定出严格的电算化操作规程和管理制度，为开展会计电算化工作积极创造条件，建立健全岗位责任管理、操作管理、系统维护管理、机房管理、档案管理、财务管理和计算机病毒的防治等制度，确保系统高效、安全地工作，充分体现出会计电算化的优势。

（三）提升会计人员计算机操作业务素质

会计电算化给会计工作增添了新内容，从各方面都要求会计人员提高自身素质，更新知识结构。提高会计人员计算机业务素质，首先，必须大力加强人才培训的力度既要重视高级技术人才的培养，又要重视复合型人才的培养。其次，要加强对会计电算化人员的再教育。一是使会计人员树立会计信息化的观念；二是使求会计人员掌握更丰富的会计电算化相关知识；三使要求会计人员的知识更新更加及时、有效。

（四）要加强会计信息系统的安全性、保密性

会计信息的安全性对会计电算化工作的正常运行尤其重要，实行会计电算化后，由于存贮载体的变化、处理方式的变更，使会计信息的安全性受到了严重的挑战，要从以下几个方面来加强。

1.要创造良好的会计信息系统运行环境

应加强对计算机安全的宏观控制，政府主管部门还应进一步完善会计制度，对危害计算机安全的行为进行制裁，为计算机信息系统创造一个良好的社会环境。

2.建立计算机硬件设备的管理制度

应当建立一套完备的管理制度，包括对温度、湿度、防火、防雷击、防静电等的管理，也包括对人文环境的管理，如防止无关人员进入计算机工作区域、防止设备被盗等，以保证设备的完好，保证设备的正常运行。

3.建立内部安全控制制度

在电脑网络环境下，某些内部人员的恶意行为及工作人员的无意行为都可能造成会计信息的不安全性，因此建立内部控制制度是必要的。一是实行权限分级授权管理，明确管理员、操作人员、维护人员的职责范围，相互制约。二是建立健全对病毒、电脑黑客的安全防范措施。例如采用防火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份认证、授权等。三是对储存数据的各种磁盘或光盘作好必要的标号，文件的修改、更新等操作都应附有修改通知书、更新通知书等书面授权证明，对整个修改更新过程都应作好登记。四是强化审计线索制。计算机会计系统应具有必要的自动记录能力，以便业务人员或审计人员查询或跟踪检查。

四、我国电算化的发展趋势

会计电算化发展到今天，已不是单纯的会计与计算机的简单结合，而是已经发展成为一门延伸到通信学、企业管理学、市场运筹学等学科的综合性学科；它的推广应用不再是单纯的财务管理系统，而是正朝着企业资源计划管理系统(ERP)方向发展，甚至发展成为不同企业之间跨地区、跨行业相互链接的大型网络化会计信息处理系统[12]。实践证明，会计电算化不仅大大减轻了财务人员的劳动强度和大大提高了企业财会信息的处理和传递速度，更重要的是企业财会工作发生了质的变化。本文认为，会计电算化发展趋势主要呈现以下趋势：

（一）会计电算化于管理会计系统相结合，促进管理信息系统建立和完善

目前我国会计电算化还处于会计核算电算化的水平，或者说，现在仅仅是实现了财务会计的电算化，而财务电算化还不是完整意义上的会计电算化。因为企业会计包括财务会计和成本与管理两大分支，所以完整意义的会计电算化应该是财务会计和管理会计的全面电算化。因此，未来的会计发展在实现财务会计电算化的基础上不失时机的推进管理会计电算化，真正实现会计的核算职能、管理职能和控制职能。未来的会计电算化发展，也是促进会计工作标准化、制度化、规范化的过程。

（二）会计电算化的信息处理向智能化发展

由于信息处理、分析的专业性较强，需要专门人才，具备多方面的知识，具有较高的成本，因此，随着智能电子技术的发展，信息处理也会朝着智能化、高度自动化方向发展。

（三）会计电算化软件开发趋势向国际标准化

电子商务使国际贸易迅速发展。因此，在今后的电算化软件开发中，应充分考虑会计国际化问题，满足多语言、多币种的国际竞争需要，这就需要要求实行财务软件网络化[13]。它是基于网络计算技术，以整合实现企业电子上午为目标，提供互联网环境下的财务模式、财务工作方式及其各项功能的财务管理软件系统，能够实现网络化管理，对企业经营计划和控制功能动态管理，从而实现动态查询。实时监控、远程通讯等。

（四）促进会计自身的发展和变革

一定意义上讲，会计电算化产生和发展的过程，也是突破传统会计观念，对现行会计理论和方法提出新问题、新课题，以及研究和确立新的理论和方法的过程。如会计电算化在系统设计、工作组织、信息处理和账务处理程序等方式和方法的改变，本身就是对现行会计理论和方法的突破和完善，随着电子技术的飞速发展和电算化信息系统的普及应用，新的问题和新的课题将不断出现，如：企业信息处理网络建立后，将如何做到及时合法的提供会计信息，同时又能有效地保护商业机密；两个会计子系统（财务系统和管理系统）实现结合后，如何改进财务报告等。

五、结论

会计电算化是随着电子计算机技术产生的，也将随着电子计算机技术的发展而逐步完善。在信息化时代，谁能获取最有价值的信息并能做出及时正确的反应，谁就能在竞争中拥有核心竞争力，会计电算化的意义是不言而喻的。因此，会计电算化必须突破传统会计的观念与理论，只有不断地将理论与实践相联系，才能使会计电算化为提高企业经济效益发挥更大的作用。