高校学籍档案管理篇(1)

关键词： 高等师范学校 学籍档案 管理工作 服务意识 业务素质

一、引言

学籍档案管理作为学校档案管理的有机组成部分具有面临学生数量大、学情复杂等特点，因此，学校主管部门对学籍档案管理工作的重视和学籍档案管理者对本职工作的热忱是确保学籍档案管理工作良性发展的前提条件，我从以下两个方面谈谈对学校学籍档案管理工作的看法。

二、加强学校对学籍档案管理工作的领导

高等师范学校学生从入学进校到毕业离校是一个时间上的循环过程，体现了学生一个阶段的发展历程，如何准确无误地记载和反映这个过程中学生在校求学期间德、智、体、美等方面的表现情况对于学籍档案管理者而言是一项艰巨的任务，对于学校管理者而言更是一种挑战。

1.宏观上健全学籍档案管理机制

由于传统学校办学体制的影响和学校对学籍档案管理工作认识的模糊，学籍档案管理工作中存在的顽疾始终没有得到有效解决，诸如，学生信息搜集的滞后问题；学生信息采集的偏颇问题；学籍档案管理改进措施的不明朗问题，等等。这些问题追根究底在一定程度上都与学校对学籍档案管理工作的不力领导有着千丝万缕的联系，因此，加强学校对学籍档案管理工作的领导是确保此项工作健康发展的基石。结合学校学籍档案管理实践，我认为我们应该做好以下几个方面的工作。首先，完善领导小组。学校主管部门要体现学籍档案管理工作职能，建立学校学籍档案管理工作领导小组，把学校对学籍档案管理工作纳入学校常规工作中，体现学校对学籍档案管理工作领导的常态化和机制化；其次，明确工作要求。学校主管部门要明晰对学籍档案管理者的职责要求，通过制定完备的规章制度有效规范学籍档案管理者工作行为，只有在学校强有力的领导下，在学校严密制度的保证下，才能防止任何可能的人为因素或可控的外力因素给学籍档案管理工作造成的消极影响，真正杜绝学校学籍档案管理工作中经常出现的问题。学籍档案客观反映了学生从入学注册起一系列在校的动态发展过程，具有时间上的连续性、政策上的强效性，它对规范学校办学、改进学校育人途径都是一个重要的参考因素，学校对学籍档案管理工作的坚强领导将有助于保证学校学籍档案的完整性和系统性，从而发挥学籍档案在学校教育教学发展中应有的价值。因此，我们要善于把学籍档案管理工作纳入学校整体工作中，通过全盘权衡、周密计划，实现学校对学籍档案管理工作的有效领导。

2.微观上明确学籍档案管理事项

学校对学生信息的收集、整理和保存始终处于不间断状态中，因此，学校学籍档案反映着一个动态的发展过程，它形成并发展于学校教育教学活动中，它是对学生参与课程教学过程、接受学校教育、参与学校活动的最本真的记载，学校对学籍档案管理工作重视的意义和价值不言而喻。因此，一方面，学校要体现学籍档案管理工作以人为本的思想。另一方面，学校要明确学籍档案管理工作事项，确保学校对学籍档案管理工作的考量有章可循。根据学校学籍档案管理工作的特点，并结合学籍档案管理工作的实践，我们认为学校对学籍档案管理工作应明确如下几点。首先，真实可靠。真实可靠是学校学籍档案管理工作的出发点和落脚点，也是学校考核学籍档案管理工作的第一要素，因此，我们必须确保学籍档案如实客观地反映学生在校各方面的表现，包括真实记载学生在校的学习状况、思想动态、行为规范等方面的情况，对于任何需要变更的信息都要严格按照学校学籍档案管理规范和档案管理工作的要求进行修正，确保数据和信息的绝对可靠，杜绝任何弄虚作假行为，对于似是而非、模糊不清的材料要依照工作要求仔细核实，直至确定方可入档；其次，完整及时。一个完整的学籍档案无论是对于学校档案工作的可持续发展，还是对学生对求学经历的回忆、对将来用人单位对当事者的客观评判都有着举足轻重的意义，因此，我们要对学生在校学习的各种信息做完整的记载，细化档案项目，以形成项目齐全、内容完整的学籍档案，确保达到事无巨细都有记载、学习情况有据可查的目的，体现学校学籍档案的完整性，并按学籍档案管理工作要求对相关材料做到及时收集和保存。

三、重视学校对学籍档案管理队伍的建设

一支业务素质过硬、服务意识强烈的学籍档案管理队伍是做好学校学籍档案管理工作的保证，因此，学籍档案管理者要在充分认识学籍档案管理工作作用、价值和意义基础上，体现与时俱进的思想，要把主动有为、优质服务的精神贯穿于日常工作之中。

1.客观上提升档案管理者业务素质

学校学籍档案管理者是学籍档案管理工作的核心，他们业务素质的高低直接决定着学校学籍档案管理工作的成败，因此，提高学籍档案管理者的业务素质对于学校学籍档案管理工作的可持续发展有着不容置疑的作用。新时期下，学校学籍档案管理者要从以下三方面着手完善自己的业务素质：首先，提高工作认识。学校学籍档案管理者是学籍档案管理第一责任人，承担着学籍档案使用的校内与校外双重责任，所从事的是一项政策性极强的工作，学籍档案管理者必须体现高度责任感，要充分认识学籍档案管理过程中任何瑕疵问题，诸如材料的遗失问题、材料的受损问题、材料收回不力的问题等都会在学籍档案管理工作中造成无法挽回的损失；其次，夯实自身内功。学籍档案管理工作是一项专业性要求极高的工作，档案管理者必须具备相对完善的专业知识结构，要通过不断夯实自己专业技能，提高学籍档案管理水平，只有这样才能在工作中做到游刃有余；最后，跟紧时代步伐。随着计算机网络的日益发展，现代办公设备逐渐取代传统办公行为，学校学籍档案管理工作也迎来了新的发展机遇，学籍档案管理工作不能故步自封，不能以传统视野看待学籍档案管理工作，否则，学籍档案管理工作会止步不前，并将严重制约学校学籍档案的发展，相反，档案管理者要体现与时俱进的思想，通过建立和完善计算机网络平台实现对学籍档案工作的管理，实现学籍档案管理的现代化和数字化，只有这样，档案管理者才能适应不断发展的高等师范学校学籍档案管理工作对自己的要求，显然，这种从传统到现代跨越时空的档案管理新变化要求档案管理者必须熟悉以计算机为主要载体的现代档案管理工作方式，以不断适应学校档案管理工作的开展。

2.主观上培养档案管理者服务意识

高等师范学校学籍材料无论对于学校和社会而言都是一种极其重要的信息资源，因此，学籍档案整理和保存的最终目的在于利用，学籍档案管理者还必须增强服务意识，提高服务水平，优化学籍档案的使用率，这就要求学籍档案管理在满足学校教育教学功能的前提下，还要充分发挥其应有的社会价值，从而实现学籍档案学校与社会使用的双重目标，所以档案管理者必须体现良好的学籍档案服务学校、服务社会的大局意识，努力改变以往对学籍档案收存和保管责任心强，但是对学籍档案提供之用服务意识淡薄的问题，要在学校和社会对档案提出利用之时，准确、有效地提供档案材料，为学校发展和社会建设服务。诚然，学校学籍档案管理工作的重点在于对档案的收集、整理和保存方面，这也是学校学籍档案管理工作的基石，但是，学校内涵发展、可持续发展对学籍档案的依赖明显加强，因此，我们还要在立足传统学籍档案管理工作基本方式的前提下，加强对学籍档案的开发和研究工作，善于从学籍档案信息中归纳具有普遍意义的数据及资料为学校教学提供决策，为学校管理提供依据，为学校决策提供支撑。因此，我们要在对学籍档案科学研究基础上，充分尊重学生主体，发挥学籍档案对学校教学活动、对教育过程完善的促进作用，例如，通过对学籍档案的研究，对学生身上具有共性的优点在学校平时教育、教学过程中进行放大，以此激发全体学生积极向上的热情，体现学籍档案的引领和激发意义；通过对学籍档案的研究，对学生思想动态发展过程中具有普遍性的问题进行归纳和分析，以便在学校平常教育教学过程中有的放矢对学生进行教育。我们通过对学籍档案的研究和分析工作不仅丰富了学籍档案管理工作的内涵，而且真正体现了学籍档案管理工作的服务职能。

四、结语

高等师范学校既是培养合格师资的重要摇篮，又是传播文化知识的发源地，在如此双重光环照耀下，档案管理者应该表现出强烈的归属感，把自己心中的自豪和热情体现在平时工作之中，为学校学籍档案管理工作的开展作出自己应有的贡献。

参考文献：

［1］吴东升.基于网络平台下高校学籍管理工作的几点思考.宿州教育学院学报，2006.

高校学籍档案管理篇(2)

高校学籍档案管理的重要性

学籍档案是指在学生学籍管理活动过程中形成的、作为原始记录并具有保存价值以备查考的不同形式的文字材料、图表的总和。主要包括:新生录取名册、学生登记表、学籍卡片、原始成绩报告单、在籍学生统计表、学籍变动材料、学生奖惩材料、毕业生名单、验印申请书、毕业生成绩汇总表、学历证明存根等,是学生在校期间形成的具有保存价值的珍贵档案,是高校档案馆重要的馆藏资源,也是高校档案管理的重要组成部分。随着社会的发展和高校办学规模的不断扩大,学籍档案的数量也在急剧增加,学籍档案管理面临着更大的挑战。由于学籍档案自身具有原始性、凭据性、权威性等特点,其利用率也在不断提高,例如企业用人单位甄别学历真伪,毕业生就业、出国留学、资格认证等方面都需出具学籍档案证明材料。另外,学籍档案也是校友资源信息库的主要资料,是建立校友信息库的数据来源。学籍档案也为校史研究、举办展览、编辑出版年鉴、画册等提供素材。

随着时间的推移,由于保存手段、室温环境等多方面因素的影响,原始纸质学籍档案出现了纸张松脆、结块、字迹淡化等现象,失去了使用的准确性和可能性,同时,学籍档案在翻阅或利用中还经常会发生损坏或遗失现象,过度的查询利用也加快了纸质学籍档案的破损速度。原始简单、落后的学籍档案管理方式已经不能适应日益发展的档案管理要求,高校学籍档案的管理与利用之间的矛盾日益突出。

高校学籍档案管理的现状

随着信息数字化的发展,内蒙自治区各高校在20世纪初才开始校园数字化,档案部门开始启动学籍档案数字化工作,高校学籍档案的数字化工作还处于起步阶段。目前,档案管理仅限于2000年开始招录学生的新生录取名册、在籍学生名单统计、毕业生名单及成绩单的数字化管理,学籍档案的其他相关信息等。例如学籍卡片、学生的奖惩情况、毕业生的去向等都还没有进行数字化管理,特别是2000年以前学生的学籍档案情况还是原始的纸制学籍状态,所以学籍档案的目前管理状况与利用之间存在着脱节现象,没有充分满足学籍档案的利用要求,在自动化管理与提供服务方面存在较大的局限性。

目前,内蒙古自治区高校学籍档案化管理存在的问题及误区: 1. 2000年以前的学籍档案管理还是原始的纸制管理方式,需要将这部分学生的新生录取名册、学生名单、毕业生成绩单的纸质档案进行数字化扫描,便于统一管理。 2. 电子版的学籍档案不能等同于档案数字化管理。很多学籍档案,如学生的学籍变动材料、学生的奖惩材料、毕业生的就业去向及联系方式等各高校都有电子版的材料却没有进行数字化管理,这样既不利于学籍档案的完善,还会导致原始材料出现失真,或因电脑的损坏及一些突发事故导致档案的遗失。所以,必须将现存的原始电子版档案转化为数字化管理模式,才能使档案永久保存。 3. 学籍档案管理部门不能只注重学籍档案的管理,还应重视数字化档案的利用和开发,以适应当前不断发展的学籍档案利用。

高校学籍档案数字化的发展构想

随着学籍档案利用率的日益增加,不同用户对学籍档案数据的需求也各不相同,这就要求构建学籍档案数字化平台。学籍档案数字化平台应以原始的纸质学籍档案为中心,搭建一个以网络为基础的学籍档案数字化传输平台、资源共享平台、管理平台、服务平台以及综合应用平台,实现数字化资源网络化存取、分布式管理、开放式利用、一站式服务。学籍档案数字化平台应具备三个主要模块:学籍档案数字化加工模块,学籍档案信息著录模块,学籍档案查询与展示模块。

学籍档案数字化加工模块。学籍档案目前主要是以纸质的形式保存,该模块主要实现对纸质学籍档案的数字化扫描以及对扫描完成的图像进行编辑处理,通过扫描的方式转换为数字化资源进入数字化平台。

学籍档案信息著录模块。扫描后的学籍图片资源有的并不能直接用于查询和利用,需要建立专门的学籍信息库,使这些原始资源能够进行正确的识别。

学籍档案查询与展示模块。该模块能够提供灵活多样的查询方式,满足学籍档案各个层面的不同查询要求,可以按照多种条件查询,并能将查询的结果转化为文件形式进行打印。

高校学籍档案管理篇(3)

关键词：高校；学籍档案；管理；开发利用

高校的学籍档案包含了学生从入校开始到学生毕业离校过程中，具有保存价值的档案材料，学籍档案管理工作是高校档案管理工作的一个重要组成部分。完善高校学籍档案管理，加强学籍档案的开发利用，对维护高校教学秩序，提高高校的教学质量，形成高校良好的教学风气，实现人才培养目标都有着重要的意义。因此我们要从实际情况进行思考，按照相关的文件规定，以科学的管理手段，促进高校学籍档案管理，加强高校学籍档案管理的开发利用。

一、高校学籍档案的特点

（一）分散性和私密性。高校学籍档案材料来源于高校的多个部门，涉及的部门多、范围广，造成了一定的分散性，同时在档案中存在一些不宜公开的信息，如考试成绩、学籍变更等。

（二）原始性和真实性。高校学籍档案，是自然形成的历史记录，如历年成绩、奖惩处材料、学籍表更等，都必须是原始的记录，只有原始记录才能反映出学籍档案的真实情况。

（三）多样性和特殊性。因为学生在校期间各种活动的不同，就产生了各种形式和类型的材料。在其中有带文号的正式文件，以及各种文字材料、表册、各种相关的卡片，规格大小、标准都有着差别，这就使得学籍档案具有多样性和特殊性。

二、高校学籍档案的管理

（一）加强领导重视，强化学籍档案管理人员的管理意识

高校的学籍档案管理工作，材料量大，涉及面广，要想做好学籍档案管理工作，必须要有领导的重视以及各相关部门的鼎力支持。首先高校的党政领导人要把学籍档案的管理放在一个重点的位置，不断强调学籍管理的重要性，让学籍管理人员知道学籍档案工作是高校教学改革以及高校发展的需要，是学校科学化管理的需要，也是培养高素质人才的需要，强化学籍管理人员的管理意识。同时，分管学籍档案管理的高校领导要自觉的进行监督、部署，保证学籍管理的规范性和科学性。

（二）把常规管理和重点突出结合起来

高校的档案管理部门在进行学籍档案的管理工作中，要发动兼职档案员、各部门的行政秘书以及各院系的教务秘书等一些相关的人员，进行各种学籍管理方面的材料的收集和整理，把责任分配到具体的人员岗位，谁兼职就谁负责。同时要通过学籍管理相关的部门以及渠道，把学籍管理方面的重点材料收集起来，还要根据学校工作的时间性以及学校管理的阶段性，比如学校的招生阶段，考试阶段，三好学生和奖学金的评定等等，收集学籍管理方面的材料。

（三）做好高校电子档案和实物档案的优势互补。在高校的学籍管理中，电子化的学籍档案管理已经成为了一种普遍现象，但这并不是就意味着实物档案就失去效用。与电子档案相比，实物档案同样有着自己的优势。实物档案和纸质档案的表现形式直观，能够给人更加深刻的印象，同时实物档案的保存时间相对较长，保存的安全性也较高。因此，在高校学籍管理中，要把电子档案管理和实物档案管理的优势结合起来，达到优势互补的目的，更好的发挥出高校学籍档案的作用。具体的说，可以从几个方面来进行结合。一是保存好现有的实物档案，特别是其中的一些珍贵材料，还要做好档案的编研工作。二是及时的进行电子档案文件版本的升级。三是把分类代码进行完善，让实物档案号和电子档案号相互统一。四是让实物档案和电子档案的信息库相互关联，让查阅速度得以提高。

三、高校学籍档案的开发利用

（一）高校学籍档案开发利用的重要性和局限性

1. 高校学籍档案资源开发利用的重要性。对于高校学籍档案来说，管理只是为了更好的开发利用，当然如果没有学籍档案的管理，也谈不上学籍档案的开发利用，如果不利用，那么学籍档案就只是一堆废纸或是一堆没有用的数据。因此要积极进行学籍档案信息资源的开发，不断提高服务质量和学籍档案的利用层次。事实上，目前学籍档案已经体现出了一部分的功能和效用。比如在学籍档案中的成绩记载，各种奖惩情况，还有为毕业生将来的职称评定，工作调动，出国留学，干部选拔等等提供了真实的凭证。

2. 高校学籍档案开发利用的局限性。因为高校学籍档案自身的属性，决定了学籍档案的开发利用存在着一定的局限性，其价值限定在了一个较为狭小的范围内。而和自己无关学籍档案的查阅也并不是谁都可以进行的，有着指定的对象，有着必要的的手续。这些都让学籍档案不能够在更大范围中得到利用

（二）如何做好高校学籍档案的开发利用

1. 维护学籍档案的原始性和真实性

高校学籍档案反映学生在校期间各种真实信息，是学生在校期间各种信息的凭证，这些信息，如成绩、各种荣誉等，很可能直接关系到学生今后的工作或是继续深造，从而影响到学生未来的整个人生历程。在进行学籍档案的开发利用时，一定要保证学籍档案材料的原始性和真实性。有的学生在开具成绩单和毕业证明时，会做出要求，让工作人员进行修改，或是出具对工作或是继续深造有利的证明，在这种情况下，高校的学籍档案管理人员一定要严格按照规章制度办事，既热情的为这些学生服务，又要坚持原则，让档案材料的原始性和真实性得到保证。

2. 及时更新学籍档案的标准格式，和国际标准接轨

有的学生在毕业以后会选择移民或是出国留学，因此更新学籍档案的标准格式，和国际标准接轨有着重要的意义。在进行学籍档案格式的更新时，可以参照美国、英国、加拿大以及中国香港等国家和地区的英文证明资料，结合本校学籍档案管理的实际情况，和国际标准相接轨，不断改进和更新。

3. 开发非保密信息

要想扩大学籍档案的利用范围，发挥出学籍档案的作用，根本的问题还是在于学籍档案的划控,正确掌握住划控的标准，进行合理、定期的学籍档案鉴定，把保密的学籍档案材料和非保密的学籍档案材料区分开，进行非保密学籍档案材料的开放，让学籍档案得到充分的利用。对于依然处于保密原则的学籍档案，要在规定的范围内做好查询、咨询等服务工作，让高校学籍档案能够从多种渠道为需要的人利用。

4. 做好档案的编研工作。就目前来讲，历史档案的开发的形式中，档案编研是最有效的形式，通过对学籍档案的编研，可以让档案室从以前那种被动的服务模式转变成主动的服务形式，从零散的资料提供变为系统的资料提供。并且通过对学籍档案的编研工作，能够调整高校的教学计划，招生计划，以及为高校制定各种目标规划提供有力的信息支持。

四、结语

高校学籍档案的管理和开发利用是现代化高校建设的一项重要工作，要想做好高校学籍档案的管理和开发利用，就要针对高校学籍档案的特点，立足现状，进一步解放高校学籍档案工作的思想，以科学发展观为指导，树立创新的管理理念，实现国际化、信息化的档案管理工作。

参考文献

[1] 茅徐斌. 浅析高校学籍档案的管理和开发利用[J]. 文教资料,2008,(34)

[2]巫彩云. 科学管理高校学籍档案初探[J]. 高等函授学报(哲学社会科学版), 2009,(06)

[3]吴珊. 拓展高校学籍档案开发和利用刍议[J]. 陕西档案,2011,(01)

[4]车蕾. 高校学籍档案的科学管理和开发利用[J]. 才智, 2009,(19)

高校学籍档案管理篇(4)

一、毕业生学籍档案的利用价值

随着毕业就业人数的增加，市场对人才的需求，突显档案利用价值的重要性、真实性。档案的利用价值是满足社会需求的有用性。毕业生学籍档案的利用价值简要归纳如下：

首先，凭证价值。毕业生学籍档案从形成规律来看，它是毕业生在校期间综合表现的历史记载，是毕业生整体素质的客观反映。其次，参考价值。用人单位依据档案的全部原始记录材料，掌握毕业生全貌，评判毕业生优劣，选拔优秀人才，实现用好人才。再次，社会价值。从本校档案利用登记表看，毕业生学籍档案服务于学生就业、企业招聘、职务晋升、职称晋级、各类报考、出国留学、医疗保险、社会保险、各类公证等诸多社会活动，满足学校、师生、社会的利用需求。

二、毕业生学籍档案管理主要存在的问题

1、档案材料缺乏规范。以最近2013年归档的30个本科学院85个专业9198名学生的学籍档案资料来看，主要存在以下问题，对学籍档案不够重视，书写内容错误、不全，书写字迹不清、随意涂改，签字漏签，未粘贴照片，鉴定评语不实，奖惩没有记载，公章加盖错误，材料不齐全不完整等等。

2、方法与手段缺乏创新。如在办理出国（英文）成绩档案的过程中，利用者要求时间紧，同一时期内要求办理的人员较多，工作量较大，现有能力无法满足所有利用者意愿，因此努力提高档案开发利用手段和水平，是摆在档案馆工作人员面前的一个重要课题。

3、档案管理系统有待升级。目前我校南大之星档案网络管理系统的档案目录数据主要靠逐条手工录入，随着人数的急剧增长，已经不能满足现代管理的需要，有待加强学习，普遍采用数据导入功能，可以将EXCEL等格式文件与管理系统相衔接，自由导入导出表格，避免手工录入信息的耗时和错误，提高工作效率。

三、毕业生学籍档案管理的相应对策

1、培养档案意识，注重法规学习。首先，培养学生档案意识，使学生了解档案的重要性，知道哪些档案可以在档案馆查询利用；提高教师档案意识，提高归档质量，促进档案管理工作。其次，学习有关档案法规与文件。学习领会《档案法》、《普通高等学校学生管理规定》《普通高等学校档案管理办法》、《黑龙江大学档案管理办法》等法规和文件，明确档案工作流程，从档案收集归档到查询利用，做到依法治档，遵循规范化、制度化、科学化要求，使档案工作纳入法治化轨道，实现有章可循、有据可依。

2、加强队伍建设，完善规范体系。学籍档案管理是一项复杂的系统工程，积极推进学籍档案专兼职管理队伍建设。选拔政治过硬，认真负责，熟悉档案业务和学生管理，具有一定的计算机应用水平的同志负责学籍档案工作。规范工作用语，熟悉专门术语，按章办事，遵守程序，求真务实，提高效率，促进工作的高效、快捷、准确、规范。学籍档案规范本身是一个系统工程，仅靠学籍管理人员和学籍档案人员难以有效组织实施，需要把所有的规范标准按其内在联系组成一个科学的有机整体――学籍档案规范体系[3]，就本校现状来看，专兼职队伍人员分布在档案馆、学工部（学生处）、教务处、招生就业处相关负责科室老师以及各学院教务员、辅导员老师中。学籍档案管理人员实现专门术语的统一、规范和标准，便于相互交流，利于档案检索。推进部门二级档案员制度，提高业务素质，规范部门立卷，加强密切合作。档案馆随时了解、督促、检查学籍收集、整理、归档工作。

高校学籍档案管理篇(5)

关键词：高校；学籍；档案管理

高校的学生档案包括学籍档案、学生在校期间的奖惩材料、学生的学位论文材料、学生在校期间所要填写的一些表格等，其中最重要的是学籍档案。具体包括：学生学籍记录表，新生入学登记表及各年级学生花名册，学生在籍注册表，学生学习成绩表，学生转学、转专业、休学、复学、留级、退学、出国等学籍变动情况登记表，对学生的奖惩文件及登记表，修订学籍管理条例的各种文件，实结、毕业生论文，学位申报审批表、毕业证书、学位证书及结业证书，毕业生登记表、毕业生验印表、档案转递单、毕业证书的印刷编号及毕业、结业、延期毕业情况等。加强高校学生档案管理，其关键就是加强学籍档案管理。

一、完善学籍档案的管理

1.增强档案意识和服务意识。加强《档案法》宣传，增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度。除此之外，还要加强自身素质的建设，增强服务意识，踏踏实实地做好本职工作。在服务态度上，树立良好的服务作风，要做到主动、热情、和蔼；在服务语言上，要做到有文明、有礼貌，为学生和社会服务。

2.加强队伍建设，提高档案管理水平。档案管理工作是一门管理科学，随着科技的发展，大大加快了档案管理工作的现代化，这就要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度，还要具有严谨细致的工作作风，否则会给学校造成不可挽回的损失。所以要不断强化高校专职档案员的职业道德，不断学习和掌握最新的档案专业知识，全面提高自身素质。

3.学籍档案及时收集整理。在高校教育大众化的形势下，高校学生在从入校到离校过程中形成的学籍档案材料应立卷归档，此类材料立卷归档主要包括新生档案材料立卷归档、学生档案保管、学生档案整理接收、学生档案转递等主要内容。对于学生档案的完整性、真实性，要求我们档案管理员在收集档案工作中，做到认真负责，对不齐全完整的档案材料及时追要，严格执行归档的有关规定，应归档的必须及时归档。

二、开发档案信息资源，做好学籍档案的提供和利用

高校学籍档案虽然是以往教学及管理活动的历史记载，但它并非只有保存价值，它还以其特有的价值参与社会和教学等各种活动，并在其中发挥其参考、借鉴价值。对学籍档案的管理，不能只满足于整理、保存，要积极开展对档案的研究，从大量的档案信息中提炼出带有规律性的、结论性的数据和资料，为学校和教学服务。如通过对受学籍处分学生档案的研究，可总结学生思想教育中应注意的问题；通过计算机对学籍档案的管理，还能准确、快速地查出毕业证、学位证等证件的真假，有力地打击假证等。

目前，有人采取违法手段制造假证成风，买卖假文凭行为有禁不止。一些人为了找工作或提干，利用假文凭给用人单位和整个社会造成了巨大危害，严重影响了各行各业工作，我们学校在每年的学历认证工作中都能遇到这些问题。因此，我们必须要加强学籍管理，在学历认证工作中，认真把好关，履行岗位职责，为用人单位和社会提供真实的第一手材料，坚决杜绝造假学历、假文凭的非法行为。

学籍档案管理作为高校档案工作的一个组成部分，应当在实践中不断摸索，总结经验，让档案信息真正能及时有效地为社会提供服务，使档案开发工作逐步走上规范化、制度化、科学化的道路。

三、加强培训，提高业务能力

档案人员的素质十分重要，如何选好人、用好人、是一门深奥的学问。对我们档案馆来说，要选拔优秀的人才来管理档案，要通过双向和多项选择，按“德、能、勤、绩”平等竞争，实行优胜劣汰，优化组合，让有真才实学的人竞争上岗，充分施展其才能。

我们档案馆2007年实行了竞争上岗，现工作人员业务水平、工作能力都有了很大的提高，工作人员的责任心也大大增强了。但还有一些人员不是档案专业人员，因此要多给他们一些外出参加培训、考察、学习的机会，让他们不断开阔视野，及时更新知识，掌握好先进的技术，使他们在自己的工作岗位上不断发挥自己才能，不断挖掘潜力，为教学服务，为社会服务。

总之，学籍档案与个人的利益息息相关，以后就业、提拔干部、晋级、考评、转正和晋升工资等都离不开学籍档案。建立健全一整套高校学生学籍档案管理体系，管理好学籍档案是至关重要的。

参考文献：

[1]底红艳.对高校教学档案管理的几点认识[J].晋图学刊，2002（3）.

高校学籍档案管理篇(6)

【关键词】高校学生 户籍管理

一、 大学生户籍管理存在的问题及其原因

1.户籍迁移手续烦琐容易出错。目前高校新生入学和毕业生离校均需办理户口迁入、迁出等手续，由于各地区发展水平存有差异，有的地区手工填写存在字迹不易辨认的情况，其次少数民族学生姓名音译存有差异，还有缺乏更改或管理印鉴，户口迁移证随意涂改等情况，均严重影响户籍管理工作。

2.户籍长期滞留学校不利于对学生的有效管理。随着毕业生就业制度的改革，部分毕业生没有找到合适的工作单位，毕业生户籍长期滞留在学校，“持证不入、人户分离”和户口迁移证丢失等现象十分突出，客观上造成户籍管理混乱。

3.户籍变动不利于人才的合理流动。部分学生为了将户口留在大中城市，暂时到一些并不喜欢或专业并不对口而设有集体户口的单位就业。户口一旦落在大城市，则重新选择单位，户口则空挂在原初选择的单位。一些专业对口、适合毕业生发展又十分需要这些人才的单位，由于没有设立集体户口，所以不被许多毕业生接受。

造成户籍管理的弊端究其原因很多，分析主要有如下几点：

1.大学生对户口迁移认识不到位。按照公安部2003 年公布的户籍管理七项便民利民措施要求，大中专院校学生入学后是否迁移户口，可根据本人意愿决定。现实中大学生入学迁移户口的比重仍然在95%以上。很多学生担心如果户口不迁至学校，会影响到在校期间的生活和学习等。

2.较低的大学生就业率。高校不断地扩招势必带来严峻的就业形势，许多大学生在毕业当年很难找到合适稳定的工作，因此不能及时将户口从学校迁出，或由于工作的变动频繁，户籍手续没有及时跟着变动，给高校的户口管理造成一定的困难。

3.大学生不重视户籍迁移。很多大学生不是很清楚户口迁移的重要性，导致对户口迁移手续的不重视。等到要迁移或是有用的时候才去办理有关手续，已经失去了最佳时机，给日后的结婚、生子、买房、子女入学、出国时户口迁移带来了很多不必要的麻烦，也造成了不必要的人力、财力及精力的浪费。

二、大学生户籍管理的重要性

户籍管理是世界各国普遍采用的一项重要的国家行政管理制度，能确认公民的权利，证明公民的身份，方便公民参加各种社会活动。大学生户籍管理良好有序，有利于大学生办理户口迁移手续，也有利于大学生毕业后如结婚、生子、买房、子女入学、等事宜。随着我国高等教育的不断发展，户籍手续入学时迁来毕业时迁走的模式已暴露出不少问题，改革大学生户籍管理制度已成为我国户籍管理工作的一项重要内容。

三、大学生户籍管理规范化的建议

1.改变现有户籍迁移制度。采用从简的户口迁移手续。学生考上大学后，户口留在当地，凭录取通知书、户口簿、居民身份证、本人照片到其户口所在地派出所办理本人“户籍证明”手续。“户籍证明”可由学校户籍管理人员统一收取、管理，学生毕业时返回本人。学生在校期间，均可凭本人“户籍证明”、暂住证及本人学生证办理相应手续。大学生落实好工作后需迁移户口时再办理户籍手续。这样手续简单，便于户籍管理机关及学校管理管理。

2.强化居民身份证的作用。目前，许多在校大学生出国留学、外出探亲、参加考试等都要受到户口的限制。应当进一步强化居民身份证的法律效力，无论是居民身份证的使用期限还是法律效力，原籍的居民身份证同样可以继续使用，并结合学生证等相关证件，充分发挥居民身份证等证件的证明力，为高校学生的工作学习提供方便。

3.做好毕业生户籍处理。大学生毕业后, 应届毕业生凭用人单位与毕业生签订的《就业协议书》《普通高等学校毕业证书》《全国普通高等学校毕业生就业报到证》，将户籍档案由原籍迁到其工作单位所在地办理落户手续。对于未能找到合适工作单位或工作单位没有集体户口的毕业生，可凭学校颁发的毕业证书、本人入学时的户籍证明、身份证及就业报到证办理户口迁移手续，将户口挂靠人才服务中心，待工作单位落实后或有了固定住所再办理户口手续。

4.推进网络一体化管理。全国公安人口管理系统建立网络共享的资源平台，实行网上迁移。迁移户口只需在迁入地派出所一次性办结，各城市公安机关之间也可以迅速查询系统中常住人口的服务处所、住所、照片等个人信息以及家庭成员情况，实现人口信息网络化办公，建立网上迁移、审批、制证、异地办理的管理运行新机制。

参考文献：

[1]邱河.浅谈高校学生户籍档案管理之改革[J].景德镇高专学报.2009(03).

高校学籍档案管理篇(7)

在当前高校教学管理过程中，随着以“自主设计、自我选择”为主要特征的学分制的广泛实施，高校教学管理的模式和内容有了很大的变化，传统的学籍档案管理的模式和方法亟待规范和优化。

一、高校学籍档案管理的主要内容

所谓学籍档案，是学生从入学报到直至完成学业的整个过程中进行管理和质量考核所产生的多种载体的原始记录[1]，是高校教学管理档案的重要组成部分。具体包括招生档案信息、学籍档案信息（狭义）、学习过程档案信息、考试档案信息、毕业档案信息等方面的内容，涵盖学生的专业特长、奖惩情况、学习成绩、个人特点、学业水平等基本信息。

（一）招生档案信息，是学生由高中升入大学时产生的有关信息。包括当年的招生文件、招生计划、招生简章、专业；学生的高中档案（纸质档案和电子档案）等。

（二）学籍档案信息（狭义），是指新生进入大学后产生的有关大学身份的信息，包括：新生报到信息；专业、年级、班级及每个学生的身份信息（包括学生所属专业、年级、班级、身份证号、性别、学号等）；学生登记表（即大学阶段的学籍卡）；学籍注册和变更材料（学校有关的学籍文件、学生转学、转专业、休学、复学、升本、留级）；学生的各种奖励和处分材料等。

（三）学习过程档案信息，是评价学生学习质量的重要凭据。包括：专业教学计划、课程安排、任课教师名单；学生选课记录；学生所修课程的成绩登记；学生的各种实践材料：如实习报告及指导老师的评价、毕业设计（毕业论文）；修读双学位或辅修其他专业的课程成绩等。

（四）考试档案信息，包括考试课程、考试方式、考试安排；考试成绩的登记；考试试卷的存放以及补考、重修等记录。

（五）毕业档案信息，主要包括毕业资格审查、毕业证的登记和发放；辅修专业、修读第二学位的资格审查及毕业证书登记等。

二、学分制对高校学籍档案管理的影响

学分制是指以学分作为课程学习的计量单位，以选课为核心，在高校学习期间只要完成一定的学分就可以向学校申请毕业的一种教学管理制度[2]。在学分制下，学生可以根据自己的专业兴趣、个性特长、发展目标在一定范围内选择要学习的课程内容，同一专业、同一班级的学生不再拥有统一的上课时间、教室与教师，传统的班级课表、班级成绩等概念逐步淡化，学生的课程、学制都有一定的弹性。

自1990年《中共中央国务院关于深化教育改革全面推进素质教育的决定》要求高等学校创造条件实行弹性的学习制度，放宽招生和入学年龄限制，允许分阶段完成学业[3]。以来，学分制在各高校得到广泛实施。高校学籍档案作为高校学生学习活动的客观记录，虽然内容的构成没有大的变动，但是其管理理念和管理手段不可避免地受到学分制的影响和挑战，高校学籍档案管理亟待进一步规范和优化。

（一）教学管理以课程管理为主，是学籍档案管理规范和优化的前提条件。

传统的高校教学管理模式实行的是学年制为主导的教学管理模式，学生的培养规格、教学要求相对统一。即同一年级同一专业同一班级的学生学制完全相同，上课使用同样的教室与课程表，学生管理也实行“院管系、系管年级、年级管班级”的管理模式。在相应的学籍档案中，诸如班级学生名单、学籍卡登记和存放、学籍的变更记录、课程安排、考试成绩管理、毕业资格审查等，都是以班级为单位进行管理的。

实施学分制后，学生的学习时限不再有严格的限制，学生对课程的选择也更有自主权。如《浙江大学学分制管理暂行规定》指出：1.学生可自主安排学习进程，提前或延迟修读有关课程；2.自主选择课程层次；3.自主选择听课方式[4]。因此，在学分制下传统的班级概念逐步弱化，学生的管理转向了“流动管理”为主，这就导致传统的以班级管理为单位的学籍档案管理模式与学分制的变化不相匹配。因此，学籍档案管理要改变传统的班级管理为主的观念，以课程管理为主，让班级管理仅仅体现在学籍注册中，即学生升入大学后学籍档案信息中所分的专业、年级、班级。

（二）实行个性化管理，是学籍档案管理规范和优化的关键。

学分制作为一种新型的教学管理制度，以学生为主体，尊重学生的个性差异是其重要特征。

在学分制下，学生可以自主选择课程、自主选择教师、自主选择上课时间、自主选择学习进程，学习的灵活性和弹性大大增强。例如选课，每学期学生都要按照自己的学习计划进行选课，同一年级、同一专业、同一班级的不同学生选课内容大相径庭。显然，传统的班级课程表不再存在，取而代之的是每个学生都要有自己的课程表。

同样，由于选课的不同，每个学生考试的课程、考试的时间及考试成绩都有很大的区别，传统的以学期为区间，以班级、专业为单位的考试成绩登记有了很大的难度。

学分制下弹性学制的实行，使同一年级的学生毕业的时间也会有所不同。如《北京师范大学本科生学籍管理规定》规定：学生提前完成主修专业教育教学计划规定的课程和各种教育环节可以申请提前毕业。另外，由于允许修读第二学位和辅修专业，每个学生的情况千差万别。

学分制下这种“因人而异、因材施教”的教学管理模式要求在学籍档案管理上突出学生的主体地位，实行个性化管理。

（三）实施科学管理，是学籍档案管理规范和优化的重要手段。

学籍档案作为专门档案，既反映了学生的学习过程，又反映了教学过程，因此与教学档案具有一定的交叉性。同时，由于档案的服务性功能，学籍档案要随时满足学生本人对各个环节的查询。

传统的学籍档案管理主要以档案的实体管理为主，教学管理人员要花费大量的时间对有关的原始记录进行收集、整理、保管、移交等，任务繁重。同时，学生的具体原始记录来自各个二级学院，学籍管理档案的管理规范上标准不统一，学籍档案材料的收集、整理和立卷等质量不高。这些因素都要求学籍档案管理规范和优化。

在学分制下，学生自主选课，课程设置、课表安排、考试、重修、学籍管理等各个环节都打破传统的班级管理的模式，出现许多变数，教学管理的难度和复杂程度都大大提高，学籍档案管理的环境也发生变化。

因此，变革高校学籍档案管理的方法和手段，实行科学的档案管理的方法，是学分制下学籍档案管理规范和优化的重要手段。

三、高校学籍档案管理规范和优化的重要途径

在学分制下，要有效解决学籍档案管理中存在的不确定因素，达到高质高效的管理目的，就要采用现代信息技术，实行档案信息化管理，即通过现代信息技术，建立标准化、规范化和可共享的目录数据库。笔者认为，采用综合信息管理系统（或称为管理系统等），实行文档一体化管理是规范和优化高校学籍档案的重要途径。

综合信息管理系统是先进的教育管理理念和现代技术手段结合的产物，它面向多个部门（教学管理部门、招生就业部门、学生管理部门）和多种用户（管理人员、教师和学生），通过设置“学生操作平台”、“教师操作平台”、“管理人员操作平台”，使整个管理过程实现动态化、即时化，彻底颠覆传统的手工操作的学籍档案管理模式，使信息查询和维护变得方便和快捷，能达到高质有效的档案管理目的。

（一）管理人员平台。

管理人员操作平台面向教学管理部门、招生就业部门、学生管理部门，主要由教学管理部门负责，通过科学课程设置、优化教学计划，完善学籍管理制度，为学分制的推行提供有利条件。具体包括以下功能：

管理人员平台功能结构图

1.学籍管理（狭义），主要包括学生的基本信息、学籍注册、变更等内容，具体分为几个部分：建立学籍档案、维护学籍档案、学期注册、学籍异动。

建立学籍档案包括录入招生时间、录入学生基本信息、设置新生年级、班级、新生报到情况、生成新生学号等。

维护学籍档案包括增改个人信息、登记学生奖励、处分、撤销处分等信息。

学期注册包括学期报到、学期注册。

学籍异动包括学籍异动规定、学籍异动申请、异动审核、异动处理等。

学生学籍档案有两个作用：生成档案，可打印学籍卡、毕业生档案、在校学生名册、学生证、考试证等；统计分析各种数据等。

2.教学安排与选课。教学安排主要是教学管理人员设置学期开课计划，安排任课教师、上课教室、上课时间，然后由学生根据人才培养方案，自主选择学习的课程。具体包括以下内容：

教学安排板块的结构图

学生通过该板块，根据自己的学习计划选择课程，生成自己的个人课程表。这一板块充分反映了学分制下教学管理的特色――差异性和自主性。

3.学生成绩。由教务处设置参数和成绩录入时间、要求等，按课程由任课教师设置课程成绩构成，录入学生成绩，生成学生的成绩表。

4.毕业处理。设置毕业规定，对毕业生进行审核，生成毕业生名册、获得学位学生名册、获得双学位学生名册。

（二）教师操作平台。

教师是课程教学的主要责任人，其水平的高低直接影响到教学质量的高低。利用该平台，教师可以随时了解学校的教学、科研动态，看到学生的教学评价和建议。同时，及时在讲授课程考试结束后录入考试成绩，供学生查询。

（三）学生操作平台。

学生操作平台主要体现学生自我设计、自我选择的原则，目的在于给予学生更多自主学习的权利，为学生的能力发展提供个性化发展的空间。

该平台的作用如下。

1.选择功能。学生可运用该平台自主选择课程，包括修读课程的选择、课程考试时间的选择、课程的重修免修，申请各种奖励等。

2.查询功能。利用该平台，学生可以随时查询自己的基本信息、学业目标、应修课程与学分、课程安排、考试成绩、奖惩信息等。

3.参与沟通功能。利用该平台学生可以随时提出反馈意见，并对教学进行评价