合同档案管理方法篇(1)

行政合同在重点建设项目档案行政管理中运用

行政合同是一种较为新型的行政管理方法，是市场经济和现代民主政治发展的产物。它是行政管理双方协商自由与行政优先权的有机结合，易于为行政相对人所接受，是体现政府职能转变的一种好形式，因此被广泛采用于国家行政管理的各个领域。20世纪80年代以来，我国的经济管理、城乡建设、科教文卫、社会福利、社会治安等领域的国家行政机关越来越多地运用行政合同的手段来实现其行政管理职能。而档案行管部门由于自身行政权威较弱，行政合同这一新型而有效的民主管理形式就有着特殊的吸引力。同时，在重点建设领域，项目档案工作也具备了实行行政合同制管理的基础，一是建设单位工作人员程度不同地具有一定的档案知识和意识，虽然单位、人员情况复杂，但只要宣传到位，并与之民主、平等地协商，他们一般都愿意搞好档案工作；二是项目资金相对较充足，档案工作的物质条件较好，因此，行政合同可以首先在这一领域被采用。

重点建设领域实行的档案行政合同，就是档案行政管理部门与重点建设项目建设单位，以对重点建设项目档案工作实施监管、保证其档案齐全完整安全为目的，经平等、自愿协商而就项目档案管理有关事宜达成一致的协议。湖南省岳阳市档案局于2000年在全国首次将行政合同运用到洞庭湖大桥工程监管，且运作很成功。

我们说行政合同非常适合于在重点建设项目档案管理中运用，除了有实践证明外，更因为以下原因。

行政合同具有行政性和契约性相融合的特点，这一特点使它可以弥补档案行政管理权威弱的缺陷。所谓行政性，是指档案行管部门借助行政合同形式实现行政职权的目的的属性，它是档案行政合同最根本的属性。档案行政合同的行政性主要表现在：行政合同当事人中必须有一方是行使国家档案行政管理职权的档案行管部门；行政合同的内容不得涉及档案行管部门自身创收等其他事务，而只能是针对国家和社会有保存价值的档案资源，因此档案行政合同具有社会公益性，双方当事人建立的是行政法律关系；在档案行政合同的订立、履行、变更或解除中，档案行政管理部门享有行政优益权。行政性特征体现了档案行政合同从本质上看是行政行为，是档案行政管理部门实现行政管理职能的一种方式。

行政合同的契约性使之区别于一般行政行为的单方性，决定了档案行政合同属于合同的范畴，并受合同的一般原理的指导。契约性主要表现在档案行政合同是双方当事人意思表示一致的协议。它建立在合同的最基本精神即契约自由原则上，内容具有可妥协性。这是档案行政合同区别于其他具体行政行为的最明显的特征。

行政合同促成了行政手段的多样性、灵活性，可以解决重点建设项目档案管理复杂的问题。与传统行政手段不同，行政合同在行政过程中，以不违背宪法和法律精神的、不具有强制性的行为方式来调动行政相对人自愿协同档案行管部门的积极性，给予了双方当事人以弹性、适度的空间。以前，为了做好重点建设项目档案工作的监管，档案行管部门采取过包括行政、法律、经济、思想教育等多方面措施，都由于多种原因效果欠佳。甚至工程竣工验收中档案未验收，整个工程照样验收通过。而行政合同将行政、法律、经济、思想教育四大方面行政手段进行综合运用，成为四大方面行政方法有机结合的载体。合同制管理与宣传教育、优质服务、依法行政相结合，促成了行政手段的多样性、灵活性。一些法律法规没有规定的内容，如档案行业推荐性标准，可以经过协商一致，写进合同条文，从而可以统一工作规范和标准，解决档案管理复杂的问题。

行政合同具有法定性，它可以根据各地实际开展工作，从而弥补档案法律法规的不足。在目前我国行政合同立法缺乏的情况下，除法律有明确禁止性的规定外，档案行政管理部门完全可以在遵循行政法的一般原则，不损害社会公共利益的前提下，选择协商式的行政合同行为来完成行政管理任务。行政合同的法定性减少了传统行政管理方法运用过程中的不确定性，不用担心朝令夕改，减少了行政成本。而当档案法制不健全，立法空白时，档案行政合同可以补充法律的欠缺；当档案法制健全以后，又可作为规制档案行管部门与相对方法律上的权利、义务关系的手段而得以使用，以加强和改善档案管理，积极推动档案行政目标的实现。

怎样开展重点建设项目档案行政合同制管理工作

1．行政合同的订立。为了做好行政合同制管理工作，档案行管部门要争取党委、政府领导的重视、支持，最好是借政府的权威建立规范的档案行政合同制度。档案行管部门平时要加强与项目计划管理部门的联系，及时掌握工程立项情况。工程立项后，要根据各项目的特点，准备好该项目行政合同的蓝本。筹建开始后，要加强对工程建设单位的宣传工作，增强他们的档案意识，取得他们的支持和理解。同时经过平等协商，力争尽快订立合同。档案行政合同的订立一般分为要约和承诺两个步骤。档案行政管理机关是要约人，要约的内容必须具体、明确、肯定，要约一旦发出即对要约人发生法律约束，经被要约人即工程建设单位承诺即发生法律效力。要约应采取直接协商方式进行。档案行政合同订立后，双方当事人都必须遵守档案行政合同的约定，按照档案行政合同的实际目的，在档案行政合同规定的期限内履行自己的义务。

2．行政合同的内容。行政合同文本内容应该明确双方的权利与义务(一方的权利即为对方的责任与义务)，再由双方协商进行修改完善补充，使双方合意。笔者认为，行政合同一般文本应该包括如下内容。

(1)建设单位的责任与义务：要明确规定建设单位作为项目建设的法人代表，是项目建设中档案工作的组织核心，对整个项目档案工作负有组织、协调和指导的总体责任，除做好本身档案的收集、整理、移交职责外，还要对勘测设计、施工、监理等单位档案工作进行监督、指导，要将档案的形成、收集、整理、移交纳入与勘测设计、施工、监理等单位签订的工程建设合同中，纳入有关人员的岗位责任制，实行工程档案管理与工程目标管理挂钩、与项目经理职责挂钩、与档案员个人奖惩挂钩。建设单位要按照规定及时向有关国家档案馆移交档案。建设单位违反档案法规，或未按档案行管部门指导要求到位，造成档案损失，或未及时向有关国家档案馆移交档案，档案行管部门可责令限期整改，并按有关规定给予相应的经济处罚。

(2)档案行政管理部门的责任与义务：合同可以明确，档案行政管理部门在依法加强档案管理的业务指导与监督的同时，应无偿提供技术咨询服务，以国家和地方档案主管部门有关标准为依据，指导工程档案人员制定文件材料的立卷归档细则，举办由有关工程技术人员参加的培训班，明确文件材料积累的顺序和范围等；同时按建设单位确定的时间认真负责组织竣工档案的验收，并确保档案验收合格。《合同》还可约定，档案行政管理部门业务指导不力或工作失误，造成档案质量不符要求或受损的，建设单位可追究档案行政管理部门的失职责任，必要时给予赔偿，以增加建设单位签署合同的积极性。

3．行政合同的执行。行政合同签订后，档案行政管理部门的执法人员和业务指导人员要根据合同规定，认真行使自己的权力，履行应尽职责。同时要督促建设单位履行合同。

合同档案管理方法篇(2)

论文关键词：合同档案,归类,管理,措施

1 企业合同档案的特征

要想分析企业合同档案的分类管理，就必须掌握企业合同档案的特征，具体包括以下几点。

1.1 法律性

人类社会中，合同制度是一种最为古老的法律制度。对于经济社会而言，合同以法律形式存在，其目的是为了保障市场交易。合同在合同法的背景下，又赋予了法律效力。合同档案是一种原始记录，其记录内容包括合同变更、签订和终止整个过程，因此，合同档案具有法律特征。

1.2 凭证性

在市场竞争日益激烈的背景下，会引发较多的经济纠纷。合同既是当事人履行合同义务和权利的凭证，又是法院及仲裁机构处理和解决纠纷的一种法律依据。因此，合同档案具有一定的凭证特征。

1.3 规范特征

合同的签订、变更和终止等环节，必须要在合同法允许的范围内执行，也因此，赋予了合同档案规范的特征。就合同的内容和形式等方面而言，合同法均有明确规定。例如，订立合同的形式有3种，包括口头、书面及其他形式；内容方面，对合同的当事人姓名、数量、价款和住所等一般条款做了明确规定；还特别规定了合同的格式条款。只有赋予合同法律形式，才具备相应的法律效益。将合同作为档案保存时，一旦丢失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，难以维护当事人的合法权益。

1.4 相关文件多

企业合同档案既包括签订的合同文本，又包括签订前和签订后的任何一个有关材料，例如，签订前的洽谈、招投标，签订后的变更、解除和签订等。邀请函、招标书、投标书、评标报告、会议纪要、议价单、会签审批表及解除协议等，组成了合同档案，要想确保合同档案的完整性，就必须做好合同档案的归档工作。

1.5 合同档案数量多

与行政机关相比，一个完备的企业，每年内制定的合同档案相对较多，少则几百件，多则几千件。在这种情况下，要区分两种合同档案的分类方法，从而更有效地做好企业合同档案的管理。

2 合同档案集分式归类方法分析

2.1 以集分式归类原则为中心

从旧版及新版电力企业档案分类表来看，主要是依据科技档案和文书档案进行归类，科技档案包括电力生产、科研项目和建设项目准备。而文书档案包括行政管理和经营管理两大方面。在这种归类措施下，既给合同档案的分类整理增加了难度，又不利于合同档案的查找及统计管理。对合同档案进行归类时，要以集分式分类原则为中心，依据《合同法》中无名合同及有名合同的种类，重新制定。

2.2 集分式分类表

根据我国合同法有关规定，适用于企业的有名合同包括：买卖合同，借款合同，运输合同，委托合同，技术合同，承揽合同，供用热力、水、电、气合同，技术合同及建设工程合同9种。依据有名合同和无名合同，制定集分式分类表，并在分类表中，将合同档案分类归档，依次为60～69号。

有名合同，又叫作典型合同，是指在法律规定中，确定其规则及名称的合同。无名合同，又叫作非典型合同，是指在法律规定中，未确定其规则及名称的合同。本科会计毕业论文

2.3 分类表的使用法方法

将合同档案分类归档过程中，年度、分类号以及件号共同组成档号，年度为签订合同的年份，与合同相对应的具体分类号码为分类号，件号是在相同年度、相同分类号中，按照合同签订时间顺序制定的流水号。“—”作为代码间裂解符号，代码用阿拉伯数值0～9标注。例如：2014—62—002，该档号表示2014年度，借款合同中的第二件合同档案。

3 合同档案归类管理的注意事项

在把合同方案转交至档案室前，企业要安排一个部门，做好办理合同的相关工作，防止出现办理人员和部门相对分散，无法做好合同材料收集工作。

对合同编号实行统一编制，并由合同主办部门负责，从而有助于合同材料的统计、保管和利用。要按照相关原则编制合同编号。诸如，将合同分为几大类，同时采用特定符号标记，例如物资类可以采用WJ表示。随后依据时间顺序，在类别号里编制流水号。独立性是各个合同编号的特性，一旦制定，无特殊情况，不允许私自更改。采用合同编号排列法，对未移交的合同材料进行保管，从而实现简便、快捷地查找相关合同材料。

移交前，由合同主办部门统一负责收集合同材料，并保管好。相关文件多和合同档案数量多是合同档案的两大特征，因此，合同主办部门在收集合同材料时，要将与合同有关的一切文件资料进行收集。档案室要监督和检查合同主办部门合同材料的收集和保管工作，各部门相互配合、协调，确保合同档案的完整性。

合同主办部门在规定时间内，将年度全部合同材料上交至档案室。有些合同在签订结束后，存在变更、作废和解除等问题，难以确定合同最终办理时间。所以，尽量不要将刚签订的合同转移至档案室。对于此类档案，先由合同主办部门进行收集和保管，待合同办理时间确定后，转交至档案室。

4 结语

企业合同档案管理，对企业的发展起到极其重要的作用。传统合同方案的归类管理，大多采用分散式归类管理，给合同档案管理带来一定难度，不利于合同档案的查找和利用及统计管理。对于企业合同档案管理来讲，充分利用其管理特性，采用集分式管理能够更好地实现对于企业合同档案的有效管理。由此得出结论，在企业合同档案管理工作中，集分式管理效果更好，更加实用，更符合企业合同管理的需求，能够在企业合同档案的查找、使用及统计中达到显著效果。

参考文献

[1] 李林峰.企业合同档案管理难点问题分析及建议[J].中国科技博览，2013（20）：231.

[2] 王志伟.企业合同档案管理初探[J].机电兵船档案，2015（4）：40-43.

[3] 李莹.浅谈企业经营管理中合同档案工作的重要性[J].商业文化月刊，2015（15）：83-84.

合同档案管理方法篇(3)

【关键词】合同档案；规范化法

人和法人之间签订的以实现一定的经济互惠利益为目的，明确了协议双方各自的权利和义务，以及各自应负的具体责任的具有法律效力的文件，称之为合同。合同是解决签订者之间利益纠纷及维护各自权益的重要凭证，是重要的民生档案。随着市场经济的发展，规范的交易行为促生了越来越多的合同，对合同档案的规范化管理成为保证经济有序发展的重要环节。

一、合同档案建立的必要性

著名法学家庞德有一句名言：“商业时代的财富，大部分是由合同构成的”。首先，企业应当建立合同档案管理制度的主要因素，是受到国家经济快速发展，以及世界大环境日新月异的变化带来的深刻影响。当今社会市场环境下，企业管理者须顺应时展潮流，增强法制观念，积极参与到国际大平台中，与其他企业进行各种合作，取长补短，提高自身发展实力。但合作的同时，双方为了维护自身合法利益，在生产经营的过程中就要签订合同和协议，对同一类的合同文件进行管理，必然出现一系列合同档案，对合同档案的良好管理是企业维护自身权益的有效途径，因此，企业应建立完善科学的合同档案管理制度。另外，企业任何一部分经济活动都需要签订合同进行记载和规范，当运行过程中出现纠纷时需要利用合同档案进行解决，所以，合同档案的规范化管理必须引起管理者重视。

二、合同档案管理工作主要内容

（一）合同档案的收集。合同档案的管理首先是对组成合同档案的相关合同的收集工作，主要是收集时间、收集内容及收集方式。1.收集时间。合同档案有自身的形成和运动规律，有些合同的履行时间较短，在几天左右就可以履行完合同约定内容；有的合同履行时间较长，如重大项目建设工程类合同，通常需要几年乃至更长的时间。根据合同履行的时间，决定了合同档案收集时间需要根据实际情况灵活把握，不能等到合同全部履行完毕再归档。2.收集内容。形成一个合同档案，其内容应该包括合同审批、招投标、合同的签订、履行、变更、终止和争议解决等与合同项目相关的文字材料，要齐全完整。主要包括三个方面：合同审批阶段的文件材料、合同签订方面的文件材料、合同履行阶段的文件材料。3.收集方式。合同档案的内容和性质、管理模式影响着合同档案的收集方式，要从源头保证合同收集的齐全和完整。（二）合同档案的整理。1.合同档案的分类工作。对合同档案的分类首先离不开对合同的分类，现行档案分类方法没有把合同档案作为一个单独的一级科目进行整理，不过不同企业单位中的分类方法各不相同，有的为合同档案设立了单独门类，并在系统中设置了档案模块，有的归入不同的类目中。2.合同档案的保管期限划分。合同档案的保管期限确定的基本依据是合同本身的价值，不同合同档案的保管期限划分标准不同，如文书类档案是永久、30年、15年；科技档案是永久、长期和短期。另外，合同中的有效期是合同档案确定保管期限的重要参考。3.合同档案的排序。合同档案在收集了齐全的具体文件材料以后，要按照一定的顺序将其列入合同档案中，确保合同档案之间的联系。4.变更、续签合同的归属。合同变更是指合同没有履行完毕时，因为事实情况需要在法律允许的范围内改变原有的合同内容的相关事宜。5.合同档案归档文件目录的填写。合同档案建立以后，要对其进行编号以方便查阅，另外，合同的签订往往涉及多方，需责任者在合同档案上签字明确责任人，最后还要注明合同档案成立日期。

三、合同档案的规范化管理改进建议

（一）解决合同收集难的建议。《合同法》第32条：“采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章后合同成立。”因此，签字和盖章是档案收集管理的关键点，公司可以在盖章时就对合同进行编号，方便了合同的收集工作。或者实行统一格式的合同审批单，审批单里要注明合同的内容、发生的金额、责任人、经办部门等信息，审批单应该一式三联，在订立合同以后，第一联和合同一起到档案部门归档；第二联交给财务部门作为记账凭证；第三联由签署合同的部门作为凭证自留。这种方式记录了合同签订的全过程，使档案收集过程更加严谨。（二）管理人员要加强对合同的重视。应该指定专人负责合同档案的管理，加强管理者的管理意识。第一，要做好档案管理的宣传工作；第二，加强对合同保管员的培训工作，增强其合同保管相关理论和责任意识；第三，要加强全公司对合同管理制度的认知，查阅要制度化，以免合同丢失或损坏，否则将追究负责人的责任，并给予处罚。严格的制度落实可以避免合同发生问题时，责任人相互推诿并在一定程度上避免了管理人员意识薄弱的问题。（三）提高合同档案管理的信息技术水平。档案信息化是档案管理部门采用的现代化信息技术，有助于对项目相关材料的收集和整理，把分散的信息集中起来进行系统化、标准化管理，不仅有利于合同需要人及时查阅，也保证合同档案的安全性。公司要加强对档案管理人员的计算机培训工作，加大信息管理意识，营造良好的信息管理氛围。

四、结语

在合同档案管理中，还存在着很多急需解决的问题，这不仅需要企业自身提高档案管理工作者的素质，还需要合同签订的双方为合同档案的管理共同负责，充分认识到合同档案建立的必要性，从而采取有效措施，实现对合同档案的规范化管理。

【参考文献】

[1]姚雪琴.浅述企业合同档案管理工作[J].办公室业务,2011(S1):104.

合同档案管理方法篇(4)

【关键词】企业职工 档案管理 规范化

一、部分企业职工档案管理的现状

1.企业没有建立规范的职工档案,职工合法权益得不到保障。目前我街道新开工或扩建的规模以上企业民营、外资企业达500多家,当地、外来职工人数已达20多万,由于多种原因,近一半的企业没有建立职工档案,新进职工与离职职工没有记载,职工技术职称及技能不能确定,因没有文字记录,也就没有企业来管理,养老医疗等应享受的待遇使职工不能享受。

2.部分企业职工档案资料收集不规范。有四个方面的原因:一是企业在招用职工时,没有立即为其建立档案,故没有招工登记表等资料。二是企业虽然建立了职工档案,但没有把职工的定级表、劳动技能鉴定表等资料归档,至使不少个人资料遗漏遗失。三是国有、乡(镇)企业改制后,不与职工签定劳动合同,对辞退的老职工也没有终止或解除合同,致使档案中没有《劳动合同书》或《解除劳动合同证明书》。四是企业对职工档案管理混乱,造成职工档案遗漏遗失严重。

二、职工档案管理中存在的主要问题

1.现行档案管理体制与经济发展不相适应。企业职工档案由企业多个中层部门管理,部门分工交叉重迭。如当地人才交流中心档案室管理当地、外地大中专毕业生职工档案,企业人事部门管理着固定工身份、合同制身份和临时身份的职工档案。这种管理方式,有悖于企业实行的全员劳动合同制,给企业的职工管理带来诸多麻烦,不利于维护职工个人利益和劳动力合理有序流动。企业改制后,没有了上级主管部门,企业对档案管理的重视程度逐渐减弱,职工档案或有或无的责任问题无部门追究,对已建好的职工档案,因人员变动等原因得不到妥善保管而丢失,职工在调动工作时找不着档案或把档案长期存放在个人手里的现象也很多,部分企业为达到控制职工的目的,扣押职工档案,使调离的职工办不成调动手续,造成人走多年,档案还在原单位的情况。这些问题的出现,影响了职工档案管理的规范和安全,同时也侵害了职工的个人利益。

2.企业档案管理人员综合素质低,不能适应档案工作发展的需要。由于部分企业没有认真负责地填写职工档案材料,致使档案错漏百出,给劳动保障部门办理职工失业、养老、退休等手续增加了很多难度。

3.档案保管条件太差,影响了档案的安全。档案管理的软硬件建设配备较差,档案室达不到安全保管要求。档案管理人员也是得过且过,责任意识不强,档案业务不熟悉,年复一年,档案管理形成了恶性循环,出现了档案越管越差,越管越少的现象。

三、职工档案规范化管理的有效措施

1.依法治档,加大对企业职工档案的管理力度。地方档案行政部门要突出抓好对企业依法治档的严肃性和规范性,力求在档案法制建设上有新的进展。依法治档是促进企业职工档案全面、规范的根本保证。地方档案行政部门要行使行政执法能力,提早介入企业职工档案的规范化管理进程,完善档案执法监督机制,推进依法治档水平。要加大对企业档案法规的宣传教育,着重提高全社会特别是各级企业领导层的档案法制意识,在企业职工建档问题上,地方档案行政部门一定要按照《档案法》的要求,严格标准,严格执法,严格监督,不当老好人,不去应付或有差不多就行的意识,更不能把《档案法》当作一种软法去执行。

2.建立与社会经济发展相适应的现代职工管理体制。管理方式应适应企业发展和劳动力市场发展需要,企业职工档案由现在的多级分散管理要逐步过渡为集中统一管理,有条件的企业独立管理职工档案,条件不具备的企业可以让地方劳动人事服务中心代为管理。养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险等档案也可以由地方劳动人事服务中心代为管理,这样既能有效地保障了职工的个人利益,方便了企业对职工或职工档案的管理,避免不利于职工档案保管和利用等现象的发生,积极发挥劳动保障部门的服务职能,提高了办事效率。

3.做好企业档案管理的基础性工作。企业应严格执行《档案法》的各项规定,健全档案管理制度,认真负责地为职工记录、整理、保管好档案材料,定期督促、检查,发现问题及时整改,保证职工档案资料的齐全、完整和真实。要加强对档案管理人员的素质培养,定期参加地方档案行政部门组织知识培训,加强档案人员职业道德和爱岗敬业教育,使档案人员在执行政策、规范操作上适应企业需求,从而全面提高档案管理水平。

4.加强企业职工档案管理,实现档案规范化管理,确保企业职员的合法权益得到保障。为了地方经济发展,为了企业职工档案规范化的管理,笔者建议地方档案行政部门、劳动人事保障部门应从实际出发,是否联合制定一个企业职工档案管理的规定或实施意见,不论企业规模的大小,都必须建立统一、标准和规范的职工档案管理体系,有条件的企业可以进行档案信息化的管理。每年要定期对辖属企业进行一次严格的职工档案执法抽查,对职工档案达不到要求的,要根据《档案法》的要求进行相应的经济处罚。必须做到不手软,不走过场,以法办事。

大中专院校、技工学校毕业生毕业后,其档案资料应统一移交所在地劳动人事档案服务中心档案室实行综合管理,当大中专院校、技工学校毕业生到企业工作后,劳动人事服务中心档案室可根据企业自身管理情况,逐步地将职工档案移交企业管理或继续由劳动人事服务中心档案室负责保管。

合同档案管理方法篇(5)

1 《规定》制定的目的与依据

1.1 《规定》制定的目的。主要有两个：一是“为了建设覆盖人民群众的、内容丰富、结构合理的国家档案资源体系”；二是为了“划定各级各类档案馆收集档案的范围”。这里的“各级各类档案馆”，包括各级综合档案馆、各级部门档案馆、各级专门档案馆和国有企业、事业单位设立的档案馆。

1.2 《规定》制定的依据。主要有三个：一是《中华人民共和国档案法》；二是《中华人民共和国档案法实施办法》；三是《全国档案馆设置原则和布局方案》。

2 各级各类档案馆收集档案的总体要求

2.1 指导思想。以科学发展观为指导思想。《规定》中强调指出的“贯彻科学发展、以人为本的理念”就是这种指导思想的具体体现。

2.2 基本原则。按照“统一规划、分级管理”的原则。这里的“统一规划”，是指由“各级档案行政管理部门”统一规划；这里的“分级管理”，是指由“各级各类档案馆”分级管理。

2.3 操作方式。依法开展档案收集工作。这里的“法”，主要是指《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《全国档案馆设置原则和布局方案》。

2.4 收集范围。属于本馆收集范围的具有长久保存价值的档案。这里的“长久”，是“长期”和“永久”的合称。省级以上（含省级）档案馆接收本馆收集范围的保管期限为永久的档案，省级以下（不含省级）档案馆接收本馆收集范围的保管期限为永久和长期（30年以上，含30年）的档案。

3 各级综合档案馆收集档案的范围

综合档案馆是按行政区划或历史时期设置的，收集和管理本行政区域内多种门类档案的档案馆。在中央设置3个综合档案馆。一是中央档案馆：收集管理党和国家中央机关的重要档案。二是中国第一历史档案馆：收集管理明、清两朝及以前各朝代中央机构形成的档案。三是中国第二历史档案馆：收集管理民国时期中央机构形成的档案。在地方按行政区划分级设立综合档案馆，即地方各级综合档案馆，收集管理本级党和国家机关的重要档案。

具体来说，各级综合档案馆收集档案的范围可划分为“一般接收范围”和“特殊接收范围”两种情况。

3.1 一般接收范围

3.1.1 依法接收本级“中国共产党委员会及所属各部门”形成的档案。中央档案馆依法接收中国共产党中央机关及其所属机构形成的档案；地方各级综合档案馆依法接收本级中国共产党的机关及其所属机构形成的档案。

3.1.2 依法接收本级“人民代表大会及其常设机构”形成的档案。中央档案馆依法接收全国人民代表大会及其常务委员会形成的档案；地方各级综合档案馆依法接收本级人民代表大会及其常设机构形成的档案。

3.1.3 依法接收本级“人民政府及其所属各部门和单位”形成的档案。中央档案馆依法接收国务院及其各部委（包括具有行政职能的公司）和各直属机构形成的档案；地方各级综合档案馆依法接收本级人民政府及其所属各部门和单位形成的档案。

3.1.4 依法接收本级“人民政协及其常设机构”形成的档案。中央档案馆依法接收政协全国委员会及其常设机构形成的档案；地方各级综合档案馆依法接收本级人民政协及其常设机构形成的档案。

3.1.5 依法接收本级“人民法院、人民检察院”形成的档案。中央档案馆依法接收最高人民法院、最高人民检察院形成的档案；地方各级综合档案馆依法接收本级人民法院、人民检察院形成的档案。

3.1.6 依法接收本级“各派机关”形成的档案。中央档案馆依法接收派中央机构形成的档案；地方各级综合档案馆依法接收本级各派机关形成的档案。

3.1.7 依法接收本级“工会、共青团、妇联等人民团体”形成的档案。中央档案馆依法接收全国总工会、全国妇联、等全国性人民团体及其所属机构形成的档案；地方各级综合档案馆依法接收本级工会、共青团、妇联等人民团体形成的档案。

3.1.8 依法接收本级“国有企业、事业单位”形成的档案。中央档案馆依法接收国家级国有企业、事业单位形成的档案；地方各级综合档案馆依法接收本级国有企业、事业单位形成的档案。

3.2 特殊接收范围

3.2.1 全部或部分接收本级“中国共产党委员会及所属各部门，人民代表大会及其常设机构，人民政府及其所属各部门和单位，人民政协及其常设机构，人民法院、人民检察院，各派机关，工会、共青团、妇联等人民团体，国有企业、事业单位”等机构下属单位和临时机构的档案。中央档案馆全部或部分接收国家级上述机构下属单位和临时机构的档案；地方各级综合档案馆全部或部分接收本级上述机构下属单位和临时机构的档案。

3.2.2 接收“新中国成立前本行政区内各个历史时期政权机构、社会组织、著名人物”形成的档案。中央档案馆接收新中国成立前中国共产党中央机关、群众团体中央机构、派出机构及边区政府形成的档案；地方各级综合档案馆接收“新中国成立前本行政区内各个历史时期政权机构、社会组织、著名人物”形成的档案。

3.2.3 接收“本行政区内重大活动、重要事件形成的档案、涉及民生的专业档案”。中央档案馆接收“具有全国意义的重大活动、重要事件形成的档案、涉及民生的专业档案”； 地方各级综合档案馆接收“本行政区内重大活动、重要事件形成的档案、涉及民生的专业档案”。

3.2.4 接收“本级破产转制国有企业、撤销事业单位的档案馆的档案”。中央档案馆接收“国家级破产转制国有企业、撤销事业单位的档案馆的档案”； 地方各级综合档案馆接收“本级破产转制国有企业、撤销事业单位的档案馆的档案”。

3.2.5 收集或代存“本行政区内社会组织、集体和民营企事业单位、基层群众自治组织、家庭和个人形成的对国家和社会有利用价值的档案”。此项工作主要是针对地方各级综合档案馆而言，且需“经协商同意”，也可以通过接受捐赠、购买等形式获取。

3.2.6 接收本行政区域内乡（镇、街道办事处）机构形成的档案。此项工作主要是针对“县（旗、市、区）档案馆”（县级综合档案馆）而言。

4 各级部门档案馆收集档案的范围

各级部门档案馆是指中央和地方某些专业主管部门所属的、收集管理本部门档案的事业机构。部门档案馆设置大致有以下四种情况：

4.1 根据国家外交、安全工作的特殊需要，分别设置外交部档案馆、安全部档案馆。收集并永久管理本部门及其直属单位形成的档案。

4.2 最高人民法院、最高人民检察院、公安部可设置本部门档案馆。收集管理本部门及其直属单位形成的档案。其中具有永久保存价值的档案，在本部门档案馆保存50年后向中央档案馆移交。

4.3 某些形成专门业务和科学技术档案数量大的中央专业主管部门，经部门领导批准，国家档案局同意，可成立本部门档案馆。收集管理本部门及其直属单位形成的有关档案和资料。但其在履行国家行政管理职能活动中形成的党政领导和行政管理等具有永久保存价值的档案，要按规定向中央档案馆移交。

4.4 省（自治区、直辖市）以及计划单列市、特大城市的有关专业主管部门，根据实际情况确需设馆的，由同级档案行政管理部门按照重点加强各级国家综合档案馆的原则，统筹规划并报同级人民政府批准。收集管理本部门及其直属单位形成的有关档案和资料。但其在履行国家行政管理职能活动中形成的党政领导和行政管理等具有永久保存价值的档案，要按规定向省（自治区、直辖市）以及计划单列市、特大城市综合档案馆移交。

5 各级专门档案馆收集档案的范围

专门档案馆指收集和管理某一专门领域或某种特殊载体形态档案的档案馆。专门档案馆设置大致有以下三种情况：

5.1 在中央设置4个专门档案馆。一是中国照片档案馆（已建立）：收集管理全国范围内具有重要历史价值和艺术价值的照片档案原件或复制件；二是中国科学技术档案馆（待建立）：收集管理国家级科学技术成果、全国重点工程项目、重点引进项目的档案或档案复制件；三是中国文学艺术档案馆（待建立）：收集管理中央直属艺术团体、全国著名文学家、艺术家及中央各部门所属出版单位形成的有关文学艺术档案或档案复制件；四是中国声像档案馆（待建立）：收集管理中央、国家机关所属音、像出版，影视制作单位形成的音像档案及各电影制片厂汇交的影片、录音、录像档案或档案复制件。

5.2 省（自治区、直辖市）以及计划单列市、特大城市设置哪些专门档案馆，按照重点加强各级国家综合档案馆的原则，由同级档案行政管理部门负责统筹规划，报同级人民政府批准，并报国家档案局备案。收集管理本行政区内某一专门领域或特定载体形态的专门档案或档案副本。

5.3 大、中城市设置城市建设档案馆（简称城建档案馆）。收集管理本城市有关城市规划、建设的档案及城市建设管理方面的具有永久保存价值的档案或档案复制件及有关资料。这里的“大、中城市”，是指直辖市、计划单列市和各省辖地级市。

6 国有企业、事业单位档案馆收集档案的范围

6.1 国有企业档案馆收集档案的范围。按国家统一标准确定的大型企业和部分建立时间长的中型企业，根据实际工作需要经企业领导批准，向同级档案行政管理部门备案，可成立企业档案馆，收集管理本企业及其所属单位形成的档案。

6.2 事业单位档案馆收集档案的范围。中国科学院、中国社会科学院、国家教委直属的院校，经主管部门批准，向同级档案行政管理部门备案，可成立档案馆，收集管理本单位及其所属机构形成的档案。

7 《规定》对各级各类档案馆收集档案范围的其他有关规定

合同档案管理方法篇(6)

    普遍存在着地位不合法的问题由于我国的档案工作特别是新中国的档案工作是从机关档案室的工作开始起步并逐步发展起来的,在当时计划经济体制政事不分政企不分的大环境下,单位内设档案机构的地位是否合法并不直接影响其职能的发挥,单位内设档案机构为我国档案事业的发展作出了不可磨灭的贡献。因此,在档案界,长期以来都是将单位内设档案机构(档案处、科、室、馆)作为档案工作的最基层的一级组织来看待。这一点在档案学理论、法律法规和档案工作的实际工作中都有所反映。1.1在理论上,已将单位内设档案机构作为档案组织体系的一个组成部分。“按照《中华人民共和国档案法》等法律法规的规定,根据统一领导,分级管理的原则,对国家全部档案和全国档案工作,必须设置全国规模的档案机构进行管理。各机关的档案,由机关内设立的档案室(处、科)集中管理。”[5]1.2在法律法规上,将单位内设档案机构作为依法应存在的机构明确赋予了其应履行的工作职责。如《档案法》第七条,《档案法实施办法》第九条又进一步明确其履行以下职责:“(一)贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策,建立、健全本单位的档案工作规章制度;(二)指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作;(三)统一管理本单位的档案,并按照规定向有关档案馆移交档案;(四)监督、指导所属机构的档案工作。”1.3在整体档案工作的实际运行过程中,档案工作行政规章中也将单位内设档案机构作为单位内部必须建立的一个机构来要求并赋予了其相应的工作职能。如《机关档案工作条例》第六条要求“机关必须建立档案工作,成立相应的档案工作机构。不需要建立档案机构的机关,应配备专职或兼职的档案人员。机关档案部门受办公厅(室)领导”。第四条“机关档案部门的基本任务是:(一)对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作,进行指导和监督;(二)负责管理本机关的全部档案,积极提供利用,为机关各项工作服务,并为党和国家积累档案史料;(三)中央和地方专业主管机关的档案部门,应根据本专业的管理体制,负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督和检查”。《科学技术档案工作条例》第二十七条“科技档案工作必须按专业实行统一管理。国务院所属的各专业主管机关和省、自治区、直辖市人民政府所属的各专业主管机关,应当建立相应的档案机构,加强对所属企业、事业单位科技档案工作的领导”。第二十九条“大中型企业、事业单位要设立直属的科技档案机构;小型企业、事业单位可以设立单独的科技档案室,也可以设立文书档案和科技档案统一管理的档案室,或者配备专(兼)职人员管理。各单位的科技档案工作,由领导生产、科研的负责人或者总工程师分工领导”。因此,在以往的档案行政管理的过程中都将单位内设档案机构(档案处、科、室、馆)视为一个合法存在的机构来实施管理并赋予一定的行政管理职能。但在目前社会主义市场经济体制下,在依法行政、政事已分、政企已分的大环境下,来重新审视和考量单位内设档案机构,就会发现机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构除少数按国务院批准、国家档案局发布的《全国档案馆设置原则和布局方案》的要求已获得批准或备案的档案机构是合法存在的机构之外,因档案机构属于单位内设机构不在《组织法》、《社团登记管理条例》、《工商登记管理条例》调整的范畴。又因其多属于办公厅(室)领导下的机构,也不在单位《三定方案》的调整之列,没有明确的职能配置和机构及人员编制。所以,单位的档案机构多数都不是合法存在的机构。因此,机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构普遍存在着地位不合法的问题。

    2单位的内设档案机构不具备行政主体资格,没有行政管理权

    在行政法律关系中,行政主体资格是指行政主体依法取得行政职权,能以自己的名义独立进行行政管理活动,并承担由此产生的法律后果的组织,包括行政机关和法律、法规授权的组织。因单位的内设档案机构多属于办公厅(室)领导下的机构,不能以自己的名义独立进行行政管理活动,它不是一个实际合法存在的机构,它要行使管理的职能,则必须依托它的上级机构办公厅(室)或所属机关,并由所属机关承担由此产生的法律后果。同时内设档案机构又不是一级社会组织,不具备法律、法规授权组织的资格,因此,单位的内设档案机构不具备行政主体资格,没有行政管理权。

    3单位的内设档案机构因不具备行政相对人的资格,不是档案行政管理的对象

    以往在档案系统,无论是业务指导、执法检查或其他形式的档案行政管理活动,往往直接针对的是单位档案机构,这实际上是档案行政管理工作的“错位”,是搞错了管理的对象。在行政管理的过程中,行政相对人是指行政法律关系中与行政主体相对应的另一方当事人,即行政主体的行政行为影响其权益的个人或组织。而单位的内设档案机构不是一个实际合法存在的机构,因此,它不仅不具备行政主体资格,同时也不具备行政相对人的资格,不是档案行政管理的对象。档案行政管理的对象应是该单位而不是其内设的档案机构。单位内设档案机构不是档案行政管理的对象。

合同档案管理方法篇(7)

改革开放以来我国“公共档案事业”的发展

改革开放30年来，我国“公共档案事业”发展迅速，成就巨大，主要表现为：

一、各级各类档案馆形成网络，基础建设普遍得到加强，大大提升了为社会公众服务的能力

改革开放以来，全国档案馆不仅类型、数量大大增加，而且分布日趋合理，形成了遍及各地的档案馆网，河南等省还出现了乡村档案馆，使档案馆的公共服务更加基层化。

各省市普遍按照档案馆建筑设计标准新建、改建了档案馆，许多县市档案馆库也更新、扩容，有了较大改观。国家重新修订《档案馆建筑设计规范》，标志着档案馆建设水平的提高。各级档案馆的设备、设施，日臻完备、先进，尤其是近年来不少地方利用现代通讯技术和网络技术，加强了档案信息化建设，建成了一批数字档案馆，进一步使档案管理的方式、技术同整个社会经济、科技发展水平相协调，进一步扩大了为社会服务的范围，提高了服务效率和水平。

各级国家档案馆馆藏档案的结构大大突破了单纯接收党政机关档案的窠臼，广泛收集、征集能满足公众多方面需求，有助于人民群众维护权益，解决疑难问题和追求文化情趣的档案资料，使各级档案馆服务于社会公众的资源基础更加雄厚。

二、服务功能向公共性方面拓展，公共档案馆意识开始形成

多年来我国的各级国家档案馆一直作为各级政权的附属机构，改革开放以来向公共性方面拓展，取得了显著成就。各级档案馆不仅依法向社会开放档案，而且以多种形式展开公共服务，把公众引进档案馆，把档案馆推向社会。特别是近年来各地国家档案馆不仅大力加强了爱国主义教育基地建设，而且在实际上已经从爱国主义教育扩展到社会教育，许多省、市档案馆成为学生的校外课堂、实践基地、实习基地等，成为公众利用公共档案资源的场所。

与此同时，建设公共档案馆的意识开始形成，一些经济较发达和沿海开放省、市档案部门及档案专业高校组织了对公共档案馆问题的深入探讨，有的甚至在法规建设上实现了突破。如：深圳早在2002年4月颁发的地方档案法规《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》中就明确了公共档案馆的机构设置；上海市、天津市档案部门及中国人民大学信息资源管理学院先后举办了以公共档案馆功能为主题的高层论坛和研讨会。这些探索和研究，对于我国公共档案馆建设乃至公共档案事业的建设，具有开创性的历史意义。

三、档案为公众服务的时限前移――政务信息公开

按照常规各级机关的档案移交进档案馆后才能面向社会提供服务，档案形成满三十年才能对社会开放。改革开放以来，随着民主与法制的健全，社会公众知情、维权意识不断增强，档案为社会公众服务的时限提前了。最早是深圳于2000年试行现行文件向社会提供利用，后来全国普遍开展了非现行文件公开查询服务。今年开始实施的《中华人民共和国政府信息公开条例》以法规的形式明确规定了档案馆是当地政府信息查阅的场所，从而使政府文件在尚未转化为档案之前，就提前为公众服务，更好地体现了党和政府执政为民的宗旨。

四、档案为公众服务的平台扩大了

改革开放以来我国市场经济得到了长足发展，企业改革和新企业制度的运作，使社会对档案服务的方式、方法有了新的更高的要求，促使档案领域诞生了新的公众服务平台。如：首创于深圳市，继而在全国纷纷建立的档案寄存中心、文档中心。与此相伴随的，首先从沿海省市，继而在各地产生了各种档案中介机构，使国家档案机构可以将一些纯事务性业务剥离出来，由中介机构承担，为公众提供档案业务的技术，大大拓展了档案公共服务的平台。

与此同时，在各地档案行政管理部门的指导、倡导下，以沈阳、上海等城市为先行，家庭档案、社区档案工作在全国如火如荼地开展起来，使档案的社会公共服务深入到了社区民间。

五、以综合档案馆为主体的多类型档案集中管理的新机制开始萌生

改革开放以来，为满足公众对档案信息不断提升的需求，适应整合城市档案资源，提供综合性档案服务的需要，在大档案管理理念指导下，以综合档案馆为主体的多类型档案集中管理的新机制开始萌生。例如广东省佛山市顺德区在全国首家建立了综合、城建、房产档案三档合一的档案馆新体制；深圳市、内蒙古赤峰市实行了城建档案馆与综合档案馆的合并；上海浦东新区将原综合档案馆、城建档案信息管理中心整合成新的综合档案馆；天津市建设了多元化档案结构的泰达档案馆；安徽省在全省范围内开展了档案管理模式的改革，试行了由档案馆集中统一管理各种档案的模式。与此同时，深圳和上海市闵行区进行了集中式与分布式相结合的档案中心的筹建工作。这些举措的实施，大大提升了档案馆整合城市档案资源，为社会提供各类档案综合服务的能力。

“公共档案事业”管理体制的发展憧憬

我国公共档案事业今后的发展，应该并可以在管理体制方面有较大的变革、进步，主要表现在以下三个方面：

一、公共档案馆机构及其功能的法律确认

由于种种原因，尽管各级国家档案馆的服务功能已经向公共性方面大大拓展，但离成熟的公共档案馆还有距离。由于党政档案统一管理，使得一个档案馆内大量的党内机密档案不具备公共性。同时由于立法不到位，我国公共档案馆还不具备足够的社会认可度。但国家档案馆向公共档案馆发展的趋势不可逆转，应该并可以促其实现。

国家档案局近年来提出了“建立覆盖人民群众的档案资源体系，建立方便人民群众的档案利用体系”，以更好地服务社会、造福民生。这一战略性的决策，是进一步完善档案馆社会功能建设的巨大推动力，是我国公共档案馆进一步走向成熟的大好机遇。当此之际，政府应该明确向社会宣称自己所管辖的档案馆是公共档案馆。各级档案馆应以服务社会、造福民生的理念，进一步加强档案资源的多元化建设，以适应社会公众的需求；进而建立公共档案部，专门负责对社会提供公共服务，构建名副其实的公共档案馆。

国家应对公共档案馆的机构和职能予以法律确认。这一点深圳已经实现，其他有些省市也开始在立

法上取得了相应的进展，相信国家也会尽快在立法上加以解决。

二、形成以公共档案馆为主体的多种模式档案中心并存的格局

从各地整合档案资源，改革档案管理体制的实际情况和发展趋势看，今后将逐步形成以公共档案馆为主体的三种档案中心模式并存的格局：

1　完全集中管理模式。其特点是将一个区域内各机关、单位的所有档案全部集中到综合档案馆统一管理，如安徽省一些县市。这种模式适合于小型城市。

2　部分集中管理模式。其特点是一个区域内只有若干专业部门的专门档案，集中到综合档案馆统一管理，其他部门的档案仍由各自管理。如广东顺德、深圳，上海浦东新区，内蒙赤峰等地将城建档案馆(顺德还包括房产档案)合并入综合档案馆，而其他部门的档案依旧由各部门自行管理。或将原来的专门档案馆以综合档案馆分馆、综合档案馆某专业档案管理中心的方式进行管理，如安徽省的某些城市。这种模式比较灵活，视实际需要和条件许可，任何城市均可采用。

3　档案城模式。其特点是政府统一规划，在一个特定的区域内以综合档案馆为中心，各专业部门的专门档案集中在该区域储存，由各部门派专人管理，并由档案行政管理部门实行行政监管。如上海市阂行区的档案中心和深圳市正在筹建的档案集中储存基地。这种模式较适合于大中城市。

在深圳市档案集中储存基地储存档案的包括市档案局、市档案馆、市城建档案馆以及公共服务功能强、专业档案数量大的数十个市属单位，其规模预定为10万平方米，名称初步定为：“深圳市档案中心”。

深圳市档案中心的管理原则是：集中储存、分类管理、资源共享、行政监管。

集中储存指的是储存档案的范围――市档案馆、市城建档案馆的全部档案；公共服务功能强、专业档案数量大的市属单位的专业档案以及各进驻单位的行政管理(文书)档案的电子版。汇总各进驻单位全部数字化档案信息，建立统一的档案信息资源数据库，进行资源整合，实现资源共享。

分类管理指的是管理的方式――公共档案馆和各进驻单位的档案分别储存，分类管理；公共档案馆由市编委按需要核定工作人员；各进驻单位的档案，由各相关单位派人管理，其行政和组织关系仍在原单位，其业务运作统一由档案局监督、指导。

资源共享指的是服务机制，主要表现为服务平台的分层实现―公共档案馆为中心服务平台，按公共档案馆有关规定，面向社会公众提供服务，并对有专业服务需求的用户进行分流、导引。各进驻单位为专业服务平台，按相关行业规定，在一定范围内提供社会服务。

行政监管指的是管理体制――档案局作为行政监督部门，下设服务型管理机构，统一监管和运作档案中心的各项事务。

上述不同类型的档案中心是以大档案观念改革档案管理机制的具体方式，各地必须从实际需要和可能出发，采用或创造适用的模式，切不可盲目套用某一种模式。