合同信息化管理篇(1)

[关键词]信息化；合同；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.000

[中图分类号]F273.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）16-00-01

在现代企业框架下，信息与通信技术的进步带动着企业快速发展，而合同管理作为企业管理工作的重要方面，其有效性不仅关系到企业的工作效率，更关系到企业的经济利益，因此不容忽视。

1 合同管理信息化的价值分析

在企业的管理工作体系中，合同管理占据了重要的位置，从工作总量的角度看，合同管理的比重不容忽视。从概念的角度看，企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同，依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。从这一描述中可以看出，合同管理工作具有全局性和微观性两个层面的表现，既关系到合同确立和执行整个系统的始终，具有系统特征，同时又深入到合同订立与执行等诸多细节。除此以外，合同管理工作还具有较强的动态特征，即密切关注合同执行、修订等相关变更等变化，随时保持警惕，发现隐患并及时排除。

然而在传统的合同管理工作领域，一边倒的状况十分突出。相对而言，合同管理工作比较倾向和注重合同订立之前的相关事宜，对于相关法律以及经济方面的风险规避较为注重，而对于合同履行过程中的监督和管理相对不足。这种状况在一定程度上增加了企业所需要面对的风险。从合同自身的生命周期的角度看，以合同的签订作为界限，其后的履行占据了合同生命周期的大部分，如果对这一部门保持漠视，其隐患不言而喻。

在实际工作环境中，当前偏重于前期管理控制的状况，在很大程度上是源于企业的传统管理工作体系对信息控制力度较弱的特征。由于在合同订立之前，相关信息及资料比较容易获取和控制，而在合同履行的过程中，信息相对凌乱琐碎，难以收集整理，因此合同的订立，常常成为归档的标志，甚至在某些企业环境中，合同订立几乎成为了合同管理工作结束的标志。

随着信息和通信技术在企业管理体系中的运用，合同管理工作也发生了巨大的变化，更多信息能够被追踪和控制，并且在信息反馈方面，移动设备的普遍应用在很大程度上改变了信息录入较慢的状况，在数据时效方面也有大幅提升。除此以外，信息化的介入，使管理领域相关人员能够进行更为密切的监督，及时获取相关信息。这些信息是管理工作展开的必要依据，而传统合同管理工作无法有效展开，尤其是在合同履行阶段无法进行追踪，成为一直以来合同管理工作无法落实到位的主要阻碍。

2 切实推动合同管理信息化深入

当前经济社会环境下，企业作为经济主体其活动十分频繁，合同作为诸多经济行为的重要保障，必须与时俱进，保障企业有序发展。而在信息环境下，如何使诸多信息化手段成为合同管理得以深入发展的重要力量，成为当前共同关注的问题。具体而言，有如下几个方面，可以作为加强合同管理信息化的着手点。

2.1 加强风险管理信息化建设

合同管理工作体系下，风险的规避和管理是重点。对风险的管理有效衡量一直都是风险管理与控制的核心问题。从企业的经营角度看，合同风险来源于各个方面，难以一概而论，也难以实现有效的信息获取。在信息环境之下，首先各个方面的信息采集相对于传统环境而言有了很大的改善，网络的广泛应用能够为合同风险管理提供更为全面的保障；其次，信息系统能够给合同管理提供沿时间轴更大跨度的主体资料，便于对合同另一方历史行为，以及经济整体发展历程展开深入控制，完善风险管控体系。

2.2 加强合同履行信息化

合同管理工作体系下，企业对合同履行的管理与控制都相对薄弱，尤其在合同订立环节更为薄弱，这种状况对保护企业的经济利益，规避法律风险而言极为不利。在信息时代下，一个突出的特征就是移动终端的大量应用，在这样的技术背景之下，参与合同履行的相关工作人员，完全可以通过移动终端或者物联网等相关技术，将合同履行的实际情况录入数据系统中，从而实现信息化合同管理。

2.3 加强信息开放平台建设

信息时代环境下，合同管理相关的信息收集工作比传统工作环境更高效、便捷，但是信息的价值，不仅在于能够有效收集和处理，更在于对其进行消费和使用。对于合同管理而言，让合同管理工作获取到诸多信息尤为重要，而信息也只有在使用和读取的过程中才能体现其价值。针对此种情况，企业应当为合同管理信息体系建立端口，并且授权给不同的用户群体，从而推动信息的流动与消费，实现合同管理工作信息化的价值。

3 结 语

合同管理的信息化建设，对推动企业的发展而言意义重大。实际工作中企业必须密切关注领域内相关技术应用状况，切实分析自身合同管理特征与需求，才能有的放矢地引入技术和管理思路，取得良好效果。

主要参考文献

[1]姜洪艳.基于管理流程的工程项目合同管理信息化设计[J].城市建设理论研究，2011（21）.

合同信息化管理篇(2)

关键词：信息化条件 企业 合同管理

企业合同管理是企业对以其自身为当事人的合同依法进行签订、履行、变更、解除、终止、审查审批、数据分析、控制监督等一系列管理行为的总和。随着现代信息技术的不断发展与进步，国内许多企业借助各类信息系统与管理软件对合同进行全方位管理，以适量投入获取最佳经济效益。它改变了仅由业务部门分管合同的现状，完善了管理体制，优化了工作流程，使合同管理真正意义上成为一个整体。

1.签约授权管理

实施信息化管理的企业通过信合同信息系统对签约授权管理实施集中管控。规模企业在传统模式下难以实现统一集中管理，在信息化条件下，合同承办部门在信息系统内提出授权申请，审批人员审批通过后形成签约授权委托书，在得到授权许可后受托人员方可成办理合同业务。企业对签约授权进行统一集中审批监管，管理部门对整个企业的授权情况随时掌握，动态管理签约授权范围、授权人员、授权时限、授权变动等项目内容。

2.合同文本管理

企业合同管理部门依据企业经营管理特点在信息系统中放置标准合同文本及相关法律法规，帮助合同承办部门完成格式标准、形式规范、内容准确、易于管理的合同文书。合同承办人选取模板网上制作合同，也可下载标准文本编辑制作后上传申报，承办人系统中填写空白内容就可以完成合同制作。信息系统将企业合同文本规范化，实现法律管理关口前移。

3.合同评审管理

合同评审管理在信息管理系统中的应用是企业跨部门智能化管理的标志之一，合同可在线申报、浏览、检索、审查审批，管理人员足不出户就可完成合同业务。合同评审采用分级授权、逐级审批，下级单位评审通过后上级单位才能评审，杜绝了上级审完下级走过场的现象。

4.合同相对人管理

合同相对人信息可包含企业名称、住所、性质、营业执照、税务登记证、经营范围、注册资本等相关信息，无论是客户还是供应商，无论是法人单位还是自然人主体，信息系统都可提供一份完整的档案资料，也可以作为通讯录使用。企业根据自身经营管理情况选择管控范围，应重点对供应商、客户状况进行动态监控。对资质较差的供应商、客户在合同相对人数据库予以标注，在签订合同时信息系统会做出警示。企业把供应商准入放置在信息系统中，供应商资格审核、供应商资质评定都通过系统加以认定，新增合同相对人只有先通过信息系统评定，才可以办理合同签订与后续业务。

5.合同履约管理

企业通过信息系统对合同履约过程进行严格监控管理，通过生产管理软件将合同履约信息集成到信息系统中，相关管理者可以掌握合同产品的材料采购、加工进度、仓储发运、合同款结算、合同违约等相关信息。依据信息系统获取的合同履约信息，企业调整相应供应链环节与市场营销策略，在工作中做到有的放矢。企业合同管理周期较长，在合同履约的过程中，随着条件的不断变化进行调整，保证合同目标实现。对合同履约信息进行网上跟踪，实现合同的全寿命周期监管，保证了合同信息的完整性，提高各单位及部门对合同管理过程的了解，确保合同管理良性发展。

6.数据共享管理

兼容性较强的合同管理软件可以与企业ERP系统、生产加工执行系统、审计管理系统、档案管理系统等信息系统实现数据共享。通过信息数据共享，实现数据集成，避免企业不必要的重复劳动与投入。合同信息系统为ERP系统提供各类合同数据、帮助审计部门实现网上合同审计监督、帮助档案管理系统完成合同电子归档管理。合同信息系统从企业ERP系统、生产加工执行系统中抽取各类相关数据，供合同管理部门使用。

7.查询统计与分析管理

企业通过信息系统动态采集、汇总、分析合同数据，从合同角度反映企业生产经营状况。合同信息系统收集录入的各类数据，通过自定义查询字段、设定报表模块，形成各类商务智能报表，统计合同信息。信息系统通过系统数据过滤分析合同信息，对合同签订、合同资金流向、合同履约、合同变更率、合同违约率、合同相对人信用度、合同相对人贡献度等内容进行深入细致的分析，甚至还可以合同管理中的工作效率进行分析。信息系统在企业运行情况评价、经营状况分析等诸多方面。助力企业管理者分析决策。

8.风险防范与违约管理

合同信息化管理篇(3)

合同管理信息化系统软件以“先进、开放、实用”为指导思想，按照分层设计的思路，采用C++语言开发，通过通俗易懂的人机互动界面，具有良好的扩展性和交互性，使合同与业务部门的应用实现了数据级的共享交换，合同与业务部门的工作流程实现了应用级的互联互通。网络平台。合同管理信息化系统紧紧依托西山煤电集团的配件信息化管理系统，实现了设备租赁公司与各矿、厂机电科网络互联互通。网络平台的布局方式为三层布局：各矿、厂机电科为接入层；各矿、厂信息中心为汇聚层；西山煤电信息中心为核心层。

二、西山煤电设备租赁公司合同管理信息化成效

随着信息化在合同管理中的深入，其优越性逐渐被各矿、厂认可。以信息化为手段的规范化标准化合同管理从合同起草开始，跨越合同评审、合同谈判、合同签订、合同履行，止于结算，并以合同档案的形式归档到系统，形成了一套闭合完整的合同管控资料，改变了传统合同管理的复杂性和随意性。1.优化管理模式，革新管理理念。推行合同管理信息化，在管理路径上实现了由过去“偏离纠偏再偏离再纠偏”的被动式控制向“调查分析决策落实跟踪总结”的主动式控制的转变；在管理方式上实现了由过去的手工经验式粗放型合同管理模式向以PDCA循环模式为主的精细化合同管理模式的转变；合同管理的工作量和误差明显减少，质量和效率明显提高，促进了企业管理理念革新。2.信息化确保合同数据真实有效。通过信息化管理，合同数据能够利用网络及时反馈，在加强合同动态管理的同时，拓宽了收集合同数据信息的渠道，确保了合同数据的真实性、有效性，为招标谈判及标后预算提供了详细数据，为企业提升决策水平提供了数据平台。3.降低管理成本，提高经济效益。合同管理信息化提高了公司对包括各种配件在内的吨煤成本消耗情况的控制和监督效能，降低了库存占用资金，优化了库存结构，加强了对供应商的约束和平衡，促进了公司降本增效。

三、对西山煤电设备租赁公司进一

步提高合同管理信息化水平的建议如何从操作性、事务性的传统工作层面走向管理性、战略性的层面，这是合同管理真正要“管理”的长远问题。西山煤电设备租赁公司合同管理信息化成效明显，在系统日常运行和维护过程中，租赁公司以及各矿、厂机电科工作人员也发现了某些方面存在的问题和不足，主要概括为以下方面：一是管理规范化程度有待提高，表现为部分合同没有严格执行招标采购价格，有的矿、厂业务科存在先使用配件、后签订合同的情况；二是信息化程度有待提高，表现为信息查询、检索功能尚不够完善；三是工作效率有待提高，表现为系统登录、人员操作速度较慢等。以上问题的存在，既有少数工作人员认识不到位、责任心不强等主观方面的原因，也有制度不健全、硬件软件缺乏等客观方面的原因。笔者结合工作实际，对如何进一步提高合同管理信息化水平提出以下建议：

1.严格界定合同审批程序和权限，明确岗位职责，提高管理规范化水平。（1）审批程序：合同由设备租赁公司管理科和签订合同的矿、厂业务科共同办理，严格按照公司合同审批表的流程执行。设备出租合同由管理科审核，设备科复核，公司副经理审批：设备退租合同由管理科审核，公司副经理复核，公司经理审批决定承修单位：产品买卖合同由配件科审查，管理科审核，公司法律顾问复审，公司副经理复核，公司经理审批执行；设备修理合同由设备科科长、技术科科长审查，管理科审核，公司法律顾问复审，公司副经理复核，公司经理审批执行。（2）审批权限：各业务科科长是本部门合同管理的第一责任人，对所填写的合同内容条款负责，对审查发现不符合要求的合同，有权责令重新填写；管理科除对合同内容进行审核外，主要负责对签订合同对方的企业名称、资质材料、经营资格和合同内容中的价格、数量、履行期限、地点和方式进行把关；公司法律顾问主要负责对合同文本条款内容的规范性、合法性进行复审；公司副经理除对合同内容进行整体复核外，主要负责对合同的价格、质量和产品技术要求进行把关；公司经理负责对全部合同实行监控并签发执行。（3）协调机制：各业务科室负责人，对本单位业务员签订的合同内容，认为不合格不合法，有权退回合同，业务员重新签订；对按照规定属于复审部分的合同内容，认为不合格不合法的，有权组织有关部门进行合同审查，提出意见后，由经理签发；合同业务员在签订合同过程中，对所采购配件的价格或设备修理预算要严格审查，采购同单位、同品种、同规格的配件高于上年的，或者同一承修单位修理同一型号设备且鉴定结果相近、修理预算高于上期的，要在签订合同时附调价说明书，调价说明书需由业务科科长、副经理、经理审批后生效。（4）约束机制：管理科是完成合同盖章生效的最后环节，必须按照法律和专业标准的要求，对合同全部内容进行严格审查，发现问题立即汇报领导，严禁不合格或无效合同的签订：合同的履行，必须由管理科合同管理员核对合同和发票，核对无误后在发票上标注合同编号，加盖审核章，财务科方可结算，未经管理科审核及盖章的原始发票，财务科不得办理结算手续。同时，配件产品买卖合同、设备修理合同要求年履约率为95%以上，对于超过合同有效期的合同，终止履行。

2.完善扩展系统模块，提高信息查询、检索功能。（1）合同进度管理模块：分为合同实施控制子模块，合同变更管理子模块，索赔管理子模块。合同实施控制子模块主要对合同履行进度等方面的信息进行准确分析和实施动态管理，将配件需求计划与合同履行情况对比，找出两者之间存在的差异，从而及时调整工作计划；合同变更管理子模块可根据原合同与变更后合同的对照表，自动生成变更清单，生成变更详情表，计算变更净值和变更费用，并及时反映变更后的总费用变化情况；合同索赔管理子模块包括索赔文件管理、索赔鉴别管理、索赔计算管理、索赔证据管理等，为管理人员提供有关查询、收集有关索赔的各类数据的服务等。（2）合同文件管理模块：进行合同数据的输入、修改、合同文件的检索、查询等，其包含的数据有：招标文件，投标书，中标通知书，配件清单，标准规范和其他有关资料、技术要求等。（3）合同条款检索模块：可对各类合同条款进行检索，以便监督合同的履行，分为有条件检索和无条件检索，有条件检索按使用者所选择的条件进行检索查询，无条件检索按合同条款的自然顺序进行检索；选择条件可分为：合同编号检索、主题词检索、条款检索。（4）合同查询系统模块：分为合同法律法规检索子模块、常用合同范本查询子模块、其它子模块。合同法律法规检索子模块主要功能是对有关合同管理方面的合同法律法规及时更新查阅；常用合同范本查询子模块主要功能是检索查询和调用各种合同格式范本，使合同的生成更加方便、准确、快捷；其它子模块是为了方便系统用户，让用户自己增加功能而留的待开发模块。

合同信息化管理篇(4)

[关键词]通讯企业；合同管理；信息化

中图分类号：TP311.52 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）25-0086-01

0.引言

合同管理在通讯企业经营管理中的地位较高，合同管理水平的高低决定通讯企业的内部管理能力与外部往来的规范息相关。在目前通讯企业合同管理的层面上看，其还在传统的合同管理上，如何提高通讯企业合同管理效能还有很长一段路要走。

1.合同的重要性

在通讯企业管理中，合同作为通讯企业从事经济贸易活动，通讯企业盈利的纽带，具有十分重要的意义。合同管理是一项连接公司方方面面的综合性能强的工作。有效把控合同管理决定公司经营管理成败，合同管理的重要性主要有：

1.1决定合同谈判成果

合同在发挥其作用时，应该要以客观事实为主，不能主观改变。合同具有其法律效应，一旦谈判成功，敲定之后就不能随意变更，在未经双方允许的情况下是不得改变的。这是约束通讯企业的一项条例，也是保证通讯企业能安心执行约定的保障。

1.2 明确合同双方权利和义务

合同不仅仅明确规定了甲方乙方的利害关系，还规定了双方在合同执行中要承担的义务，并享有的权利。在合同中指明了双方在今后的工作中必须要恪守本分，各展其能，不能越权，承担相应的责任，并且这个规定会一直贯穿在合同始末，直到合同结束。这样既能保证双方的利益，还能避免在合同执行过程中出现纠纷和矛盾。

1.3 合同是维权依据

在双方合同履行过程中，若是一方没有按照合同规定来履行自己的权利和义务，或是在该合同中侵犯了对方的权利，合同便成了维权的重要依据。在法制社会，合同是成为辩护过程中最重要的证据。

2.通讯企业合同管理现状

2.1 审核过程效率低

通讯企业在制订合同过程中，都是需要经过相关部门以及合作方进行审核批准后才完成的，制订起初，其需要对对方的资历，技术，价格，质量，服务等各个方面进行比对筛选后才能敲定。与对方进行合同订立之后还要经过多方进行审核，如双方的财务部门以及法务部分，在审核过程中，双方各司其责。还有一些小公司还需要寻找委托人来进行合同审核，在合同审核过程中，一步一步阶段性进行。在整个审核过程中，效率比较低下。

2.2 合同执行管控能力不强

合同签订之日便是合同生效的时期，在合同履行过程中，一般由多个部门来进行分段执行。在较大的通讯企业中，由于通讯企业的层级较多，规模宏大，部门划分较多，这样每个经办人员无法切实了解到合同履行的完成的阶段，往往需要到实际经办的部门才能了解到实况，如财务部门了解资金往来情况等，这样工作效率低下，并且对整个合同管控的能力比较低下。

2.3 合同信息查询分析不方便

纸质合同不便之处在于无法达到实时共享，无法对现阶段的信息进行实时跟踪和了解。在通讯企业合同履行中，若是设计到财务付款或者是合同外部审核，就需要财务人员翻查旧账，跟踪财务付款进行到何种地步。外审人员对合同进行审核的过程中，需要根据合同编号进行搜索查询，并且效率十分低下。合同管理人员若要对合同进行整理统计时，需要对通讯企业大量的合同进行数据分析和统计，需要根据相应的合同编号进行查询分析，登表入册。这个过程中需要对合同进行重新的梳理，工作量非常大。

3.合同管理信息化

信息化发展是当今社会一大趋势，目前我国各个行业领域都逐步走进了信息化管理时代。为了跟上时代的步伐，适应现代化信息管理需求，增强通讯企业的核心竞争力，很多通讯企业将合同管理逐步往信息化发展领域带领。

3.1 合同信息化管理必要性

①业务发展的需求

随着市场的发展，通讯企业规模的不断壮大，许多分支机构也诞生了，倘若还像从前一样，那么异地往来签字、盖章的人员不仅会产生许多不便，还会浪费许多不必要的时间，从另一个角度也可以说减少了有效工作的时间，从而影响了业务量的增长。合同信息化有效减少了异地往来人员的时间。合同在信息平台上传递、评审后，管理人员便腾出了大量时间，将精力投入到合同条款的研究、经营风险、法务风险等专业评审工作中，从而进一步提高了管理人员的工作质量和工作效率。

②节能环保的趋势

传统的合同管理员需要花费大量的时间在收集、制作、分类和整理合同上，如今随着市场发展，业务量逐年增大，而合同的信息化管理有效节省了合同的管理成本，也减少了通讯企业上下级单位业务人员异地往来审批、签字、盖章的时间和精力，大大减少了人工成本、通勤成本的消耗，同时也减少了办公设备的耗损和纸张的浪费。

3.2 合同档案信息化管理的重点

①合同管理制度

合同信息化管理虽便捷，但也必须制定与其配套的合同管理制度才能发挥其效能。制定合同管理包括合同信息的录入、分类、项口评审、法务评审等环节，特别要注意不同类别的合同可设置不同的审批环节，但一定要使其设置有实质意义，避免合同评审的形式化。

②合同管理团队建设

建立优质的合同管理团队是合同信息化管理实施的关键所在。首先，要加强合同管理人员的信息化意识。由于信息化文件的录入、上传、评审、归档、检索、传递等都是在信息平

台上实现的。这就要求合同管理人员不仅对管理制度要熟知，还要能熟练掌握计算机的一般操作和合同信息化平台的使用技能，以确保合同管理各个阶段记录、数据的精准。

③合同信息化技术保障

通过优越的技术保障，才能建立稳固、易操作的信息平台来实现其功能。技术人员需根据质量管理口标，合同管理制度和标准进行功能需求分析，分析不同功能间的逻辑关系，确

定前置、后置事项，明确需输入的信息和对应的输出信息。

3.3 合同信息化管理的优势

①保证信息统一

合同管理信息化能够保证信息在一次录入后，整个信息平台都会在进行无限次的循环利用，并且能够保证信息的实时更新和快捷贡献。保证了通讯企业各个部门之间的操作透明性，决策统一性，避免因为信息不统一导致不必要的损失。

②保证了合同评审的公平、公正、公开性

在合同信息化评审中，参与评审的各部门都可以根据自身部门的相关情况，对目前合同的相关条例进行分析，对合同的利害关系了解更加的鲜明清楚，对合同提出的修改意见和建议更加有说服力，更加有理有据。在评审过程中，可以看到其他评审对合同的意见，保证了评审工作的公平性。

③无纸化的审批，提高了合同的审批效率

工作效率一直是合同管理审批过程中所追求的，由于现在纸质合同的审批过程是一层一层通过纸质签字后来进行传递，这样耗时耗力，通过信息化审批，不仅仅能够节省时间，并且还能够减少成本，减少办公设备的损坏，进一步提高了合同管理人员的工作质量和效率。

4.总结

合同信息化管理是时代的潮流和趋势，是通讯企业高效管理的有力措施。通讯企业通过将合同管理信息化处理，能够有力的节省通讯企业的时间成本和财务成本，还能提高通讯企业的办事效率，给合作方留下高效做事的良好印象，提升通讯企业的整体服务水平，树立一个积极向上的良好通讯企业形象。

参考文献：

[1] 翟华明，李莉莉依据新准则计算EVA的实务操作方法[J].对外经贸实务，2009（07）.

合同信息化管理篇(5)

【关键词】工程管理；信息化；架构；知识体系

工程管理信息化把整个工程生命周期内的效益最大化作为主要目标，而不仅仅是在建设阶段的效益最大化。工程管理实现信息化后，要充分考虑整个工程在不同地域、不同阶段、不同部门、不同组织间的沟通协作。整个过程涉及工程生命周期所有阶段，整个管理阶段就是实现资源共享与有效合作的过程。

一、工程管理信息化的特征分析

工程管理信息化把特定工程与各相关组织整合到统一的信息架构中，制定统一策略规划并进行实际操作，整个过程就是信息化的实现过程。工程管理信息化不仅是对工程信息系统进行规划管理，信息化坚持工程整个生命周期内效益最大化的原则。信息化并不追求阶段性最优化。工程管理信息化在实际操作中，首先要分析工程利益相关者，一方面对各方需求进行深入了解，另一方面仔细调查各种可利用资源，针对可利用的资源展开信息化管理规划，并不只是在自身资源基础上进行信息化规划。

工程管理信息化的规划是一种跨组织规划，要对不同地域、不用阶段、不同部门、不同组织之间的沟通协作进行充分考虑。现代社会工程管理的顺利进行需要信息技术的支撑，技术的快速发展大大推动了工程管理信息系统的升级。工程管理信息化所需要的技术都是目前通用且成熟的技术。信息化不只是技术进步，更是对工程业务流程的优化，对现有资源的优化配置。在信息化规划过程中，要充分挖掘、寻找组织内外部能够可以被利用的有效资源，最大限度提高组织竞争优势。

二、工程管理信息化架构

工程管理信息化架构共有四个层次：服务、应用、资源、基础设施，简称为SARI。这四层架构作为一个统一的整体，彼此分工明确，相互配合各自具有不可替代的作用。比如，二十四层架构的数据存储、系统应用、同一网络具有一体化特性，是一种通用架构。信息化对组织具有项目管理与战略管理两个层次方面的影响。组织战略与项目应用的充分结合进而形成统一的信息系统模式是工程管理信息化整个过程的重要任务。

集成和共享是二十四层架构的核心理念，涉及到数据、网络、界面、流程等方面。集成包括逻辑上和物理上的集成，物理集成主要形成公用的平台，逻辑集成主要形成各种系统。在共用平台上各公用系统相互交互，共享各类资源。二十四层架构坚持尽可能保持应用系统现状、实现数据存储与恢复机制的原则。不同系统在服务层进行信息传递和数据交换，从而实现远程应用与跨组织沟通。

项目管理方面，要始终围绕项目生命周期进行。要确定与合作伙伴的应用模式，由于各合作伙伴对组织的影响、投入的资源不尽不同，使得各项目激励机制、协调机制、沟通机制也不尽相同。战略管理方面，工程进行信息系统规划时要对网络安全、基础设施、人力资源、信息资源进行统一协调的规划。集中管理信息系统中的应用项目。基础设施层能够实现设备共用与网络整合，从而即提高了信息技术在工程管理的应用效率，又减少了建设中的重复脑力劳动。

三、知识体系的构建

工程管理信息化有两种构建知识体系的途径，一种是对企业管理信息化的理论借鉴，另一种是归纳整理与分析研究各种工程管理的具体案例。目前对工程管理信息化的研究主要集中在电子政务、电子商务、企业管理信息化等领域。借鉴已有的研究成果是实现工程管理信息化的重要途径。

对各种相关理论的研究可以分为两部分。工程交付前，在招标、设计以及建设各环节中，成本控制、项目管理、招标管理、风险管理等理论在工程管理中已得到大量应用，在工程管理信息化方面也得到较多关注。对上述理论及其相关案例进行分析归纳与整理，与信息化理论与方法进行结合，是建立工程管理信息化应用模型的重要且有效途径。工程交付后，在各运行环节中，资产管理、设备管理、基础设施管理、公用设施管理等领域都有着比较完善的理论与丰富案例，各领域应用范畴与研究对象比较相似，但是都只关注各自领域。

在上述分析的基础上，如果把两部分理论整合，便可构建工程管理信息化知识体系。建立知识体系的过程中，要关注工程交付前后所使用信息系统的转换情况；要研究信息资源的存储、查询、转换及处理方案，以便确保信息资源的可用性与延续性。除了对理论体系的借鉴与整合外，对现有的各种工程实际成果进行整理、分析、挖掘，构建工程管理信息化相关的案例库，也可以为工程管理信息化的知识体系贡献力量。理论研究与实际应用的结合，才可以制定出更加有效的实现途径与实施方式。

以对信息系统进行规划的角度来分析研究工程管理信息化的问题，可以把工程管理中需要单一控制的信息技术从单体、分散的运行模式逐步发展成为多环节、多流程、全程管控的并行模式，把零散、散乱的信息孤岛整合到统一、全面的信息平台中，实现各组织之间的信息共享、互联互通的运作流程、高度集成的业务数据，进而可以对整个工程生命周期管理过程中的资源协同、任务协同、地域协同、组织协同、流程优化，加速工程管理信息化的实现以及信息系统集成化的步伐。

工程管理信息化的真正实施，需要把特定工程与相关各组织共同整合到信息系统的架构中，制定统一有效的规划并付诸到实际应用中。有效实际的战略规划能够帮助用户与信息系统建立良好的关系，能够实现资源的优化配置与使用，不仅节省了对信息系统的投资，还使得信息系统得到深化应用。

结语：

我国目前工程管理信息化的实施和推广还没有非常广泛，任务仍然艰巨。在推进工程管理信息化的过程中，要积极利用先进的信息技术，对现代化信息技术落后的方面不能忽视，要不断加大对信息技术的研发力度，对管理信息化的理论体系进行深入研究。我们相信随着我国科技的进步发展，工程管理信息化的前景非常令人鼓舞。

参考文献：

[1]孙凯，刘人怀. 工程管理信息化应用模式研究[J]. 科技进步与对策，2012（1）

合同信息化管理篇(6)

关键词 信息化建设 企业管理实施体会

中图分类号：C29文献标识码： A 文章编号：

1、引言

企业核心竞争力即是企业的核心能力，是企业获取和配置资源、以形成并保持竞争优势的能力，是以知识、技术为基础的综合能力。它表现为两方面：一是企业获取信息、知识、技术及相关资源并将其集成、转化为企业核心技术、核心产品并获得竞争优势的能力；二是企业组织、调动各生产要素进行生产，使各职能、各环节、各系统处于协调统一、高效运转并动态适应环境变化的能力。

企业核心竞争力的特点是以企业技术能力为核心，通过企业战略决策、生产建造、市场营销以及组织管理、企业文化的整合而使企业获得长期竞争优势。

科学有效的组织管理是现代企业赖以生存争发展的重要基础。企业管理就是对企业的人、财、物等方面进行有效的管理，使企业的各种资源达到合理有效的配置。企业管理的核心是决策，而决策的过程实际上是对信息掌握的过程。因此，企业管理的本质就是对信息的掌握、控制和有效利用。企业管理信息化是指企业广泛利用现代信息技术，充分开发信息资源。把先进技术、管理理念和方法引入到管理流程中，实现管理决策科学化，办公自动化，企业管理现代化。

随着信息技术的不断发展和我国企业改革的不断深入，企业管理方式正在向创新管理和知识管理转变。为适应新时期企业管理方式的变革，企业必须加强管理信息化建设。国家建设行政主管部门对特级资质企业信息化提出明确的要求，大力推动施工企业的信息化进程。

2、企业管理信息化建设的意义

企业管理信息化建设是一场革命，在提高企业管理水平，促进管理现代化，转换经营机制，建立现代企业制度，有效降低成本，加快技术进步，增强市场竞争力，提高经济效益等方面都有着现实和深远的意义。

2.1 加强企业管理信息化建设，可以提高企业管理、决策的效率和水平

在企业管理信息化过程中，通过建设企业信息系统和采用企业重组理论建设，可以对企业的业务流程和组织机构进行改革和简化，使得信息流动更为顺畅，从而可以提高企业管理决策的效率和水平。

2.2 加强企业管理信息化建设，可以提高员工整体素质

企业管理信息化的主要特征是计算机技术广泛而深入的应用。为此，要求企业必须制定严格的操作规程和工作规范，要求对员工进行经常性的培训和教育，使员工逐渐摒弃旧的工作方式，学习掌握先进的操作规程和技术，并按先进的规程进行操作，从而可以提高员工的整体素质。

2.3 加强企业管理信息化建设，可以增强对外交流，创造更多的商机

企业信息化工程的实施，特别是Intranet和Internet网络环境的建立，为企业在网上做广告，利用网络宣传自己提供了物质基础。网络环境的建立，极大地方便了企业的对外交流，不仅可以改善企业的形象，而且还可以创造更多的商机。目前，信息技术、电子数据交换、电子商务等技术得到大量采用，企业如不加强信息化建设，就无法实现对外交流，无法全面深入地了解和更好地介入国内外市场。

2.4 加强企业管理信息化建设，可以提高企业的经济效益

企业建立信息系统需要投入一定的资金，包括硬件购置、软件购置或开发、系统运行及维护费用等。企业管理信息系统的建设是关系到企业生死存亡的长远大计，它的效益更主要的是体现在战略效益方面，但这并不意味着企业管理信息化就不会产生直接的经济效益，因为：

(1) 机构和业务流程的精简不但可以提高工作效率，而且可以节省大量劳动力；

(2) 实现无纸化办公、无纸化设计与创造，可以节约大量的纸张和相关费用，效益也非常显著；

(3) 采用视频、建模等信息新技术后，可以大量压缩库存，减少流动资金的占用，从而可以降低成本和投入，提高经济效益。

3 、我公司在企业信息化建设中的具体做法

中建七局安装工程有限公司（以下简称“七局安装”）隶属中国建筑第七工程局有限公司，公司拥有机电安装工程、市政公用工程、房屋建筑工程三个施工总承包一级，化工石油工程和冶炼工程两个施工总承包二级以及电力工程施工总承包三级资质；消防设施工程、钢结构工程、化工石油设备管道安装工程、管道工程四个专业承包一级，并拥有锅炉安装、维修一级许可证，特种设备安装改造维修许可证（压力管道GA1乙、GB1、GB2、GC2许可证），承装（修、试）电力设施许可证，计量认证合格证等资质证书。从2004年公司开展信息化建设，引入综合项目管理系统等软件系统以来，企业迎来了快速发展的春天，已经进入了“信息化管理，无纸化办公”的模式；合同额、营业额逐年增长，合同额由04年的2.06亿元，增长到2012年的 48 亿元，营业额由04年的1.9亿元增长到2012年的30亿元，利润连年翻番，公司的科技质量及创优工作取得了可喜的成绩，公司获鲁班奖及国家优质工程10多项，省部级优质工程20余项，获省部级科学技术奖12项，部级工法1项，省部级工法8项，企业连续多年获“技术创新先进企业”和“全国优秀施工企业”称号。公司制定了“十二五”信息化规划，继续加大信息化投入，全面提升企业核心竞争力，打造蓬勃发展的企业发展之路，力争把公司建设成为“中原最具特色、最有影响力的机电安装和市政骨干施工企业”。

在信息化建设方面我们主要做了以下几个方面的工作：

3.1信息化建设规划

七局安装根据企业的发展战略，按照提升企业管理水平、提高企业经济效益的需求，梳理企业管理业务流程，不断进行优化，借鉴同行业企业信息化建设经验，制定了信息化总体规划。规划提出“建设IT基础架构、企业服务总线集成平台、企业协同应用门户，辅以信息化标准体系、运维体系、安全架构、管控架构”的总体架构，使企业管理趋于流程化、协同化、知识化、差异化、融合化。

3.1.1 IT基础架构

按照“集约互信”的方式进行IT 基础设施架构的建设，形成一套能够满足中建七局总部及局属各单位之间高技术含量的、高效实用、安全可靠的基础设施及网络系统。

3．1.2企业服务总线集成平台

在各业务领域信息化基础设施建设和信息技术运用的基础上，进一步加强、完善协同工作平台、综合项目管理系统、财务资金系统、人力资源管理系统、综合档案管理系统，建立基于SOA 面向服务架构搭建，核心组件为ESB 企业服务总线和BPEL 业务流程编排的标准。从数据集成，流程集成和界面集成三方面解决企业业务系统集成问题。

3.1.3 企业协同应用门户

建立中建七局企业协同应用门户系统，最终形成用户统一、流程标准、应用规范、集成紧密的中建七局信息系统整体架构。

3.1.4 信息化总体架构

以服务企业发展战略和发展目标为七局安装信息化建设导向，以运用信息技术全面提升企业管理水平和企业生产力水平为主要目的，按照统一规划、统一标准、统一系统、统一建设、统一管理的原则，整合企业信息资源，加强施工过程信息化技术的研究与应用，在公司现有基础之上，建设完善一套主营业务管理高度集中、主营业务处理标准规范的企业集成管理信息系统。

3.2信息化建设需求分析及具体实施

在信息化规划中，对信息化建设提出明确要求，根据“统筹规划、按需建设”的原则，提出明确的需求，经过反复论证，结合公司实际情况，制定具体实施方案，“以财务资金管理为主线，以项目管理为基础，协同应用贯穿其中”。

3.2.1 基础设施建设

建设先进、实用的网络系统是信息化建设的核心和基础性工程，必须抓紧抓好。各项基础设施建设要与公司的经营规模和管理体系机制相适应，同时也要考虑到未来业务拓展的需要。在前期建设的基础上，持续抓好网络系统和硬件设备建设，加强网络和信息安全管理，采取有效措施，确保信息系统的高效、安全运行。

3.2.2 信息化应用系统建设

积极推广应用中建总公司企业标准《中建总公司基础信息编码系统》。加强《协同工作平台》、《综合项目管理系统》、《综合档案管理系统》、《财务资金U8管理系统》、《人力资源管理系统》、《综合档案管理系统》等应用系统的建设、推广与应用工作，实现项目管理系统与其它管理信息系统之间的有限制的数据集成与交换共享。

3.2.2.1 协同办公

协同办公系统贯穿应用于企业管理始终，能够实现企业资源有序共享、实现企业管理信息化、业务处理协同化，彻底解决“自动化孤岛”和“信息化孤岛”的问题，大大提高工作的效率。协同办公系统的应用是通过从上往下的方式由各级组织人员结构一步一步的推广，从最初的实现总部办公自动化、无纸化，到分公司、项目部管理工作的协同化、流程化，最终实现全公司的协同办公。

3.2.2.2 综合项目管理

综合项目管理系统是建筑施工企业管理的基础应用系统，它涉及到企业管理的方方面面。详细实施内容如下：

招投标管理：对企业投标资源信息进行全面管理和共享，包括市场营销管理、投标报价管理、备案注册管理，提供材料价格查询、招投标资料库等共享资源信息。

合同管理：按合同的不同类型进行分类，分为承包合同、分包合同、材料采购、租赁合同、设备采购、租赁合同。对每个合同的合同变更、执行情况、法律纠纷、结算和支付情况进行动态管理。

成本管理：通过对项目计划成本和实际成本的对比动态分析，实现对项目成本的动态监控和预警。

物资管理：对项目的物资进行全信息化动态管理，包括材料需求、材料采购、库存管理、周转材管理，系统能够自动生成物资的分类台帐及来往明细台帐。

设备管理：区分公司设备和项目设备管理，从设备的购置、维保、运行、租赁、备件等方面进行管理，自动生成报表，方便进行统计查询。

计划进度管理：对项目组织审核和编制计划进度确认项目进度，包括项目情况、网络计划、施工周报、顾客投诉。

客商管理：对项目的材料客商、设备客商、分包商、项目业主及其它客商进行管理，审核、评价出信用值较好的客商进行进一步的合作。

技术质量管理：上报技术目标计划及施工组织设计和方案，建立工程质量台帐，对质量检查、计量器具进行管理，建立项目技术资料、质量知识库，实现工程技术质量的动态管理。

安全环境管理：包括项目安全目标计划、安全管理人员登记、项目安全情况、项目环境管理绩效等方面的动态管理，建立安全环境资料库。

竣工管理：包括竣工工程信息台帐、验收自检记录、回访计划、回访记录等，建立竣工工程资料库。

预警管理：包括预警条件设置、预警用户组设置、预警设置、预警信息发送、预警处理记录，能够对项目的风险进行预警，进行风险控制。

3.2.2.3 财务管理

财务资金管理是企业管理的主线，关系到企业的命脉。通过资金集中的方法，控制公司资金，与商业银行进行合作，在财务资金系统中实现企业的资金结算中心，实现对收入、支出两条线的控制，有效控制企业的财务资金风险。

3.2.2.4 人力资源管理

规范人事档案管理，规范薪酬体系和薪酬发放的管理，规范人事的调动管理、培训管理和激励管理。

3.2.2.5 档案管理

档案管理系统,通过建立统一的标准，规范整个文件管理，包括规范各业务系统的文件管理；构建完整的档案资源信息共享服务平台，支持档案管理全过程的信息化处理，包括：采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研等等，同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式，以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。

3.2.3 信息化新技术应用建设

信息化技术已经越来越多的应用到建筑施工中来，建筑业十大新技术中信息化技术名列其中，包括信息化工具类技术、管理信息化技术及信息标准技术。工具类技术如虚拟仿真施工技术、现场监控管理技术等都能够利用信息化技术达到加强项目管理，保证工程质量，为企业创造更大利益。

4 、我公司在企业信息化建设中的体会

4.1 转变观念，提高对信息化建设重要性的认识

4.1.1 企业管理信息化，领导是关键。企业领导的高度重视、直接决策和组织实施，对企业管理信息化建设至关重要。企业的领导要了解、学习和掌握信息化知识，这样才能心中有数，把握大局。

4.1.2 企业管理信息化不单纯是个技术问题，它涉及企业的方方面面，信息化的过程是从“人治”向“法治”转变的过程。企业组织框架的重组，流程的再造。涉及权利和利益的再分配问题。强化管理和控制，势必要和一些习惯势力产生碰撞。所有这些，都需要企业领导坚定信心，并能身体力行。

4.2 加大资金投入

要从战略高度出发，加大对企业管理信息化建设的资金投入，保证资金投入在一定程度上决定了企业管理信息化的规模和水平。

4.3 配备企业管理软件，架构企业信息系统

4.3.1 企业管理信息化建设，首先要构筑企业信息化网络；其次要对企业信息资源进行总体规划并建设企业信息系统，对于企业信息系统，企业可以自行开发，也可以联合开发；再次是做好信息资源的标准化建设；最后是建立信息化管理体制。如数据录入制度，数据备份制度，数据更新制度，员工培训制度等等。

4.3.2 在信息化系统建设过程中，一定要经过反复论证、严格审核。要充分利用外部资源，可以邀请一些信息化系统服务厂商做为公司信息化建设的顾问，多听取专业厂商的意见。

4.3.3 不能过于信赖外部资源的帮助，加强自身信息化建设队伍的建设才是根本。相应的实践和培训，是锻炼人才的有效手段，积极鼓励员工进行创新，应用新技术。

4.4 有效利用企业资源，规范企业管理

通过协同办公、综合项目管理等系统的应用，公司日常办公管理业务流程得到了进一步的梳理，管理制度落实力度提高，改变了项目管理混乱失控的局面，公司的效益和管理水平稳步提升。

4.4.1 通过信息化系统建设和应用，进行企业内部资源整合、准确定位。借鉴具有共性的企业的信息化建设经验教训，结合公司内部的资源情况进行重新定位，走一条与众不同、最符合自身的信息化建设之路，照搬照抄别人的模式方法是绝对不可取的。

4.4.2 通过信息化系统，规范企业管理。规范企业基础管理，保证公司各管理部门的有效沟通，公司管理部门与分公司项目部之间信息的传达，业务流程的顺畅进行，缩减公司管理成本的同时，还确保了公司的管理质量；规范企业项目管理，责任落实到位，资源得到合理配置，为项目成本的控制奠定了基础。

4.5 集成信息化系统，实现企业管理数据集中化，提供决策支持

4.5.1 信息化系统建设一定要预防信息化孤岛，单机版系统已经不能满足企业管理的需要，不但要通过网络数据共享、信息交流，而且各系统间还要数据集成，能够支持不同系统，形成一整套的ERP系统。以前通过对各职能部门层层汇总上报的报表分析、参考，进而产生决策，常常存在不同报表对同一个项目的数据统计不一致的情况，而影响到企业领导层的正确判断、决策。

4.5.2 企业信息化系统数据集成后，所有报表都可以根据不同的权限来查询、汇总，数据不存在不一致的情况，实现企业管理自上而下的一致性、透明度管理。领导层可以通过汇总的报表了解公司的具体情况，便于做出正确决策，管理层根据相关管理职能通过详细报表掌握各项目的具体情况，对项目的各项管理进行控制。

4.6 制定信息化建设目标，明确信息化管理部门的定位

4.6.1 在信息化建设前必须制定出企业信息化建设的长远目标及近期阶段性目标，结合企业的管理现状，寻求合作方支持，多方反复论证，做出适合自己的信息化规划，以规划指导带动信息化建设。

4.6.2 公司成立信息中心，负责全公司信息化建设。信息化建设涉及到企业各个业务系统，绝不是信息化管理部门一个部门能够完成的。信息化建设应该以业务为主导，由公司各业务职能部门为主导，根据自身岗位工作现状提出需求方案，信息化管理部门信息技术应用专家及信息化工作专业人士负责系统具体实施和推广，要定位在技术支持和管理的角色。

4.7 对企业管理人员进行信息化知识培训

企业管理信息化建设是一项复杂的系统工程，需要投入大量的人、财、物等资源，涉及企业的方方面面．必须进行统筹规划和合理安排，否则就有可能达不到预期目标，造成巨大损失。我国传统的企业管理体制很难适应现代管理信息化建设的发展需要，企业必须对管理人员进行培训，使他们了解信息化基本知识，学习掌握管理软件的使用方法，能对企业管理软件处理的数据进行维护，保证数据安全可靠。

合同信息化管理篇(7)

关键词：计算机；应用技术；信息管理；整合

一、计算机应用技术与信息管理整合的优势所在

其一强化信息管理的效率，身处于高速发达的信息化社会，信息数据海量庞杂，这给信息管理人员的日常工作带来极大的负担，先进计算机应用技术的有效引入，可以助推信息管理走向科学化、体系化，信息管理日常事宜更为便捷，工作速率得以全面强化。其二信息管理工作质量的加强，二者的整合于很大程度上增强了信息管理的精准性和稳定性和安全性，数据库以及信息管理体系繁荣构建有助于促进信息资源的共享共用，有效避免了以往信息传输历程中容易出现的偏差、遗漏问题，进而促进信息管理不断走向高质化。其三信息获取渠道的扩充，二者的整合，有效扩充了信息管理人员获取各项信息数据的途径，不但可以从以往固有的途径搜寻信息，也可以利用拥有海量资源数据的网络资源库搜索所需的信息素材，但需强调的一点是，利用网络搜寻信息时必须要谨慎细致，确保信息的完善性、无误性和安全性[1]。其四信息保存、更新事宜更为便捷，二者的有机整合将全部信息统一成数据化形式，数据形式的信息保存、补充、更新操作更为简单便捷，用户只需通过相应的操作软件等计算机工具便可及时、有效地做好各项操作。

二、计算机应用技术与信息管理整合的方式

（一）信息化管理观念的培养

深入强化信息管理观念是促成计算机同信息管理有效整合的先决基础，现今时代处在一个互联网科技高速发达的信息化时代，大众的日常生活被庞杂繁复的信息所填满，如果想于日趋激烈的行业争夺中抢占一隅之地，促进自身的长效发展，便需及时得到业界最新最及时的讯息。所以，首先便要从源头观念处着手，逐步强化管理人员的信息化管理观念，并适时了解计算机应用技术同信息管理的最新发展态势，引入最新技术，方能够助力信息管理品质的稳步提升。

（二）注意信息质量的强化

计算技术的运用可以助力信息质量的不断强化，在搜集信息过程中，时常有一些重复、不严谨的信息，此时便可以借助计算机应用技术加以处理和解析，将有用、有效的信息规分出来。使用各种终端开展数据信息的搜集，经由分层归类处理后，将最终整理得到的信息供以给相关人员使用，利用这种方式得到的信息一来精准性得到保障，二来也更具针对性，可以满足不同群体的信息诉求，信息的运用率有效提升，也助推工作进程的加快。总之，想要获取更丰富的有效信息，不断强化信息质量，便需构建起全面高效的信息库系统，用于信息的管理事宜，囊含对不同类别信息的分类和整合工作等等，构建一条系统化的信息处理链带，此外还需落实好信息管理的诸多运算事宜，根据标准的差异性拟定与之对应的规章条例，敦促管理人员强化专业素养。

（三）进一步完善库存信息

信息质量能不能得到有效强化，信息管理系统能不能真正凸显其本有优势，与之直接相关的因素便是库存信息系统，如果想切实凸显库存信息的正向作用，便需时常就现有的库存信息加以细致审核查验，并适时给以优化和更新，以有效保证库存信息的时效性[2]。库存信息的完善首先便需立足于用户信息诉求之上，以此为参照，逐步扩展信息搜集途径，利用有效方法同用户加以互动，实现观点的交互，以为广大用语供应所需要的信息，在开展信息数据的搜集、整合工作时，工作人员需将更多注意力放在信息数据的精准性、客观性审查上，按部就班地累积库存信息量，保证信息的安全性。

（四）落实好人员管培工作

信息管理人员的综合素养是保证计算机应用技术有效应用于信息管理工作的关键，数据化大环境下信息类别庞杂、来源广泛，管理人员受能力水平差异的影响，在筛选、处理信息时工作效率各有不同，急需强化他们分辨无效信息、精选有效信息的能力，以及计算机素养，做好管培工作尤为关键。以往固化的信息管理人员管培模式早已不能适应新时期人才管培的新诉求，急需革新管培观念，优化管培方法，围绕培育分析型信息管理人才为核心落实好信息管理人员的日常培训。加之伴随信息管理系统的逐渐升级，全新的系统也将出现，信息管理人员的日常工作将同数据处理和分析紧密相连，进行管培工作时需整合定时管培、重点管培、外派调研等途径，推动人才品质的不断强化，此外，在人才招聘过程中，需不断明确招聘诉求，选聘一些兼具信息管理素养和计算机素养的综合型人才[3]